Riskialttiista jättiprojekteista pilvipalveluiden aikakaudelle
-Suomalaiset firmat investoivat vuosittain miljardeja euroja ICT-hankkeisiin, mutta tulokset eivät vastaa odotuksia. Syntyy turhia, epäyhtenäisiä, vaikeakäyttöisiä ja kalliisti ylläpidettäviä järjestelmiä, jotka eivät lisää tuottavuutta vaan tekevät tietotyöstä entistä tehottomampaa ja vastenmielisempää.
It-projektista jää turhan usein paha maku suuhun.
Vika ei ole siinä, etteikö toimivaa teknologiaa olisi olemassa tai ettemmekö osaisi sitä käyttää. Riittää, kun katsoo, miten ihmiset hoitavat asioitaan vapaa-ajalla: laitteet ja ohjelmat ovat näppäriä ja sosiaalisen teknologian avulla tieto kulkee ja löytyy.
Työpaikoilla eletään kuitenkin yhä sähköpostikivikautta. Työkulttuurin siirtäminen tuottavamman digitaalisen työnteon aikakaudelle ei näköjään onnistu vanhan aikakauden toimintatavoilla.
Miksi hommat menevät niin usein pieleen? Tässä muutama syy:
- Visio on epäselvä. Harva oikeasti tietää, millaisia projekteja oikeasti tarvitaan, mitä vaihtoehtoja on olemassa ja mihin valinnoissa sitoudutaan. Usein projekti ratkaisee väärän ongelman tai lähestyy sitä väärästä näkökulmasta.
- Määrittely menee pieleen. Projektin määrittelyn tekee tyypillisesti asiakas itse tai yritys, joka haluaisi myös toteuttaa ratkaisun. Näin syntyy raskaita ja monitulkintaisia määrittelyjä, jotka vastaavat enemmän toteuttajan tarpeita kuin asiakkaan tahtotilaa.
- Hankintoja ei osata vaiheistaa. Työt suunnitellaan ja tilataan yksittäisinä, liian isoina projekteina ilman kokonaisnäkemystä.
- Kilpailutus on tehotonta. Asiakkaat eivät kykene aidosti arvioimaan toimittajien tai projektitiimien osaamista.
- Työn valvonta ei onnistu. Asiakkaat ja toimittajat eivät osaa työskennellä yhdessä, eikä asiakkailla ole kykyä valvoa ja mitata projekteja.
- Integraatiot epäonnistuvat. Asiakas on täysin toimittajiensa armoilla integraatiokeskusteluissa.
- Jalkautus epäonnistuu. Uusi järjestelmä otetaan käyttöön, mutta organisaatio ei omaksu uutta toimintatapaa. Koulutus, motivointi ja sisäinen markkinointi jäävät sivuhuomioksi.
- Muutosprosessia ei ylläpidetä. Asiakkaita ei kannusteta ja opasteta saamaan enemmän irti uusista tietotyön malleista eikä johtoa ei pidetä ajan hermolla uusista digityön mahdollisuuksista.
Suomesta ei ole löytynyt yhtään järjestelmätoimittajista riippumatonta toimijaa, joka auttaisi yrityksiä tässä muutoksessa: visioisi asiakkaan kanssa tarpeet, suunnittelisi ICT-hankinnat, vastaisi projektien kilpailutuksesta, huolehtisi läpiviennistä ja jalkautuksesta.
Ja kun ei ole löytynyt, niin sellainen piti perustaa itse. Tästä se alkaa!
Terävä kirjoitus. Risut ja ruusut omalta osaltani kohta kohdalta
1. Vision epäselvyys voi ehkä olla seuraus, mutta mielestäni ongelman ydin on puutteellisessa markkinaymmärryksessä (jota ei koeta edes aina tärkeäksi hankkia). Mielestäni markkinaymmärrystä tarvitaan tänä päivänä paljon enemmän kuin aiemmin ja hyvin harvalla asiakkaalla on ymmärrystä markkinasta. Asiakkaat keskittyvät liikaa oman bisneksensä tarkkailuun ja eivät käytä riittävästi aikaa omien tarpeiden sovittamiseksi markkinoilla tarjolla oleviin ratkaisuihin.
2. Tämäkin ehkä näkökulmakysymys, mutta sanoisin kyllä, että jos määrittely menee pieleen, niin silloin on lähdetty tekemään määrittelyä liian aikaisin. Minusta megaongelma on tällä hetkellä monessa suhteessa se, että asiakkaat eivät tee esitutkimuksia tai ylipäätään valmistele hankkeita asiallisesti. Liian nopeasti lähdetään tunkemaan pupua piippuun ja sitten ihmetellään kun tulee ahdasta. Sanoisin, että joko käytät määrittely-sanaa liian laveasti tai sitten olet vain eri mieltä
3. Täysin samaa mieltä, että hankintoja ei osata vaiheistaa. Julkisella puolella ymmärrän selityksiä tähän joskus, mutta yksityisellä puolella touhu on ihan pimeätä pahimmillaan. Vaikka koko maan konsulttivoimat olisivat käytössä opastamaan ja paloittelemaan, niin silti hankkeistetaan jättiprojekti josta kirjoitetaan yksi tarjouspyyntö… (ja sitten ihmetellään seuraavassa Tivi-seminaarissa taas ihan kirkkain silmin että on se kumma kun Tieto, Logica ja muut jätit vain kasvavat…). Surullista.
4. Samaa mieltä kilpailutuksen tehottomuudesta. Täydentäisin, että yksi kipupiste nykyisten käytänteiden ja uuden maailman kanssa on, että asiakkaat yrittävät kilpailuttaa liian usein ratkaisutoimituksia. Uuden maailman kanssa toimiessa pitäisi aiemmassa vaiheessa tehdä valinta, että meneekö tuote edellä vai tiimi edellä. Ja sitten valinnasta riippuen kilpailutus kohdistuisi pääasiallisesti jompaankumpaan. Tuotevalinnan jälkeen sitten pitäisi käytännössä usein kilpailuttaa tiimi. Tässäkin pärjäisi paremmin kun pilkkoisi pienempiin projekteihin ja vaiheistaisi kilpailutustakin.
5. Tarvetta paremmalle valvonnalle en aivan ymmärrä/allekirjoita. Allekirjoitan sen, että asiakkaiden tulisi monissa tilanteissa ottaa enemmän projektijohtoa omiin käsiinsä. Mutta paljon tärkeämpää kuin parantaa valvontaa on parantaa yhteistyötä toimittajien kanssa. Läheisemmästä yhteistyöstä kannattaa maksaa enemmän. Ei mielestäni valvonnasta.
6. Usein totta. Mutta miten tätä muutettaisiin? Palkkaamalla vahtikoira projektille on ihan perinteinen tapa, mutta ei se poista perusongelmaa (vahtikoirakin on aika hampaaton näissä). Ja eivät pilvipalvelut tee integraatioista yhtään sen helpompia (?).
7. Samaa mieltä jalkautusongelmista. Mielestäni taustalla on se tosiasia, että toiminnanohjausjärjestelmien komenna-ja-kontrolloi-käyttöönottomalli on tiukassa IT-osastoilla ja harva on kokeillut erityyppisiä käyttöönottostrategioita tai aidosti kuunnellut käyttäjiä enää käyttöönottovaiheessa. Ketterästi tehdystä projektistakin tulee liian usein vesiputous siinä vaiheessa kun ryhdytään kouluttamaan ja ”kaatamaan oppia” käyttäjien päähän. Itse pidän tätä ongelmaa kyllä yhtenä keskeisimmistä jättiprojektien ongelmista. Isonkin jättiprojektin kun voi pelastaa hoitamalla käyttöönotto kunnolla (käyttäjiä kuunnelleen, jatkuvasti kehittämällä ja parantamalla ja unohtamalla ’ylläpito’-vaiheen).
8. Totta. On vain niin vaikea tehdä käytännössä. Johtoporras kun on vielä useimmissa taloissa sitä polvea joka puhuu atk:sta. Kääntäisin tämän omien kokemusten perusteella yhä useammin siihen, että muutosprosessin ylläpito edellyttää myös järjestelmien kehitysprosessien ja käyttöönoton jatkamista pidemmälle. On mielestäni harhaanjohtavaa sanoa, että”tietojärjestelmä otetaan käyttöön kuukausina x ja y ja sitten muutosprosessi jatkuu siitä vuoden”. Muutos tapahtuu vuorovaikutuksessa ja se edellyttää myös vuorovaikutusta järjestelmien kehityksen, konfiguroinnin ja käyttösääntöjen kanssa. Tokihan tuo pelkkä muutosprosessin jatkaminen kuulostaa halvemmalta…
Yhteenveto: Oikealla asialla olette. Kiitos siitä. Ja kaikkea hyvää uudelle firmalle!
PS. Pieni ja hyvin kohtelias kuittailu siitä että firman palvelutarjontaa ei ole vielä julkistettu: ”järjestelmätoimittajista riippumaton”, mutta ”Microsoft-teknologioihin” keskittyvä?! Kuulostaa samanlaiselta luonnonoikulta kuin avoimen koodin ”riippumattomat” konsultointitoimistot
Moi Perttu ja kiitos – hyviä näkemyksiä ja kommentteja!
Aivan – markkinaymmärryksen voi ulkopuolinen toimija tuoda asiakkaan visiointiin mukaan. Varsinkin kun tietohallinto ja tietojärjestelmien kehitys on useimmilla ulkoistettu tai ainakin omia resursseja on leikattu merkittävästi. Asiakkailla ei yksinkertaisesti enää nykyaikana ole riittävästi tietoa uudenlaisten palveluiden ja tuotteiden tarjoamista mahdollisuuksista.
Tuo sana “valvonta” voi tosiaankin kuulostaa toimittajan päässä joltain sellaiselta, mitä Neuvostoliitossa tehtiin onnistuneesti. Asiakkaiden kuulee puhuvan valvonnan puutteesta ongelmaprojektien yhteydessä. Villakoiran ydin on kyllä juuri siinä, että osapuolet puhuvat eri kieltä ja ovat tottuneet erilaisiin työtapoihin. Eli juuri tuossa mainitsemassasi yhteistyössä. Siihen liittyvien mutkien suoristamista olisin mielelläni itse aikoinani asiakkaana ulkoistanut jollekin muulle. Läheskään kaikilla ei ole riittävästi osaamista tai kokemusta toimittajien töiden valv – öh – arviomiseen. Tai vaikka olisikin, niin ihmisten aika voidaan käyttää tehokkaammin vaikka ns. varsinaisten työtehtävien hoitamiseen.
Jos vahtikoira osaa haukkumisen sijaan kertoa uudenlaisia tapoja tehdä asioita ja parhaimmillaan toimia toimittajien projektiryhmien ja asiantuntijoiden tukena, niin ei se hampaaton ole. Pilvipalvelut osin jopa mutkistavat integraatiota ja tuovat uudenlaisia haasteita vaikkapa identiteetinhallinnan ja federoinnin osalta. Toisaalta hyvin suunniteluissa kokonaisarkkitehtuureissa yksittäiset integraatiot ovat hyvin yksinkertaisia tapahtumia. Ulkopuolinen taho pystyy myös auttamaan tehokkaasti integraatioiden koordinoinnissa monitoimittajaympäristöissä.
Kipeän totta. Itse olen ollut useammin ostamassa kuin myymässä ICT-projekteja ja noin se juuri menee. Usein epäonnistumisen siemen on jo kylvetty hankinnan alkumetreillä: viestintäjohtaja, henkilöstöjohtaja ja perustyötä tekevät tiimit ovat mielestään vain sivustaseuraajia muutoksessa, jonka pitäisi muuttaa koko organisaation työkulttuuria. ”No antaapa poikien sitten taas mokailla, ei näköjään kuulu meille.”
Totta – täysin riippumatonta toimijaa ei taida olla olemassakaan. Mutta lienee mahdollista keskittyä johonkin ja olla silti riippumaton? Hyvään punaviiniinkin voi keskittyä tulematta alkoholista riippuvaiseksi…
Jos meitä vertaa esimerkiksi perinteisiin integraattoreihin, niin tapamme toimia asiakkaan apuna on kuitenkin hyvin toisenlainen. Mutta hyvä pointti, pidetään mielessä kun viimeistelemme palvelutarjontaamme tulevien viikkojen ja kuukausien aikana!
Riippumaton hankinta oli kyllä itselleni viime kesän paras hankinta.
Lyhyt kommentti tuohon viimeiseen ”riippumattomuus” kohtaan. En tiedä kuinka määrittelette termin ”järjestelmätoimittajista riippumatonta toimija” mutta ainakin me Prisma Consulting Oy:ssä uskomme olevamme sellainen, emme myöskään usko aina pilvipalveluihin tai Mocrosoft – teknologiaan eikä meillä ole kenenkään kanssa partneruussopimuksia tms. JA vedämme parhaillaankin useita tämän kentän määrittelyitä tai hankkeita.
Tervetuloa Sulavalle uudelle yrityksellä markkinalle. Palvelutarjonta näyttää tutulta – poislukien tuo puhdas Microsoft+pilvi- fokus. Muistuttaa tuttua Microsoftin Software+Services – mallia ja on hyvä että tällainenkin yhtiö on markkinoilla.
Kiitos Jarmo hyvistä kommenteista!
Kuten eräs tuttuni äskettäin totesi, täysin riippumatonta konsulttia ei taida olla olemassakaan. Meidän mielestämme Microsoft-teknologiat tarjoavat parhaan kokonaisalustan uuden ajan tietotyölle. Tästä syystä keskitämme osaamisemme asiakkaille, joiden ydinarkkitehtuuri on nyt tai tulevaisuudessa Microsoft-ympäristössä. Näin osaamme ottaa kaiken hyödyn irti asiakkaidemme tekemistä (lisenssi-)investoinneista. Usein tämä tarkoittaa vaikkapa sitä, että uuden hankinnan ja projektin käynnistämisen sijaan asiakas pääsee parempaan lopputulokseen käyttämällä olemassa olevia järjestelmiään uudella tavalla – tai pystyy ottamaan tarvitsemansa palvelun välittömästi käyttöön pilvestä.
Pilvipalvelut eivät ratkaise kaikkia ongelmia, eivätkä ne tietysti myöskään sovellu kaikkiin tarpeisiin. Luonnollisesti olemme ”All In” pilvipalveluiden osalta, mutta tiedämme myös milloin perinteinen ”on premises” tai ”private cloud” on julkista pilveä parempi vaihtoehto.
Tulemme palaamaan tähän aiheeseen vielä lukuisia kertoja tulevaisuudessa.