Sulava

Paljonko ankeuttajia liikkuu vielä yhteiskunnassamme? Pelkäänpä, että liian monta mutta toivon, että vuodesta 2012 tulee heille vaikea vuosi.  Ankeuttajathan (engl. Dementors) ovat hahmoja Harry Potter -kirjoissa, jotka söivät muiden energian ja positiivisuuden. Mielestäni työelämässä ankeuttajia ovat ne, jotka eivät jaa tietoja vaan haluavat pitää sen visusti piilossa muilta. Näin toimiessaan he syövät muiden energiaa ennemmin kuin antavat sitä. Tällaiseen ankuttamiseen meillä ei ole enää varaa ja asialle pitää tehdä jotain sekä globaalisti, organisaatioissa että henkilökohtaisella tasolla, jotta voimme luoda kilpailukykyisemmän Suomen.

Tiedon pihtaaminen ja piilottaminen muilta on ankeuttamista sen pahimmassa muodossa

Tiedon pihtaaminen ja piilottaminen on siis ankeuttajan vahvuuksia. Tieto ja sen oikea-aikaisuus ja oikeellisuus on ravintoa organisaatiolle, jonka pohjalta organisaatio voi tehdä oikeita päätöksiä, innovaatioita sekä innostua ja innostaa. Toisen jakama tieto voi jalostua toisen käytössä ja edistää organisaation oppimista ja kehittymistä. Tiedon vapaata liikkumista pitää edistää, ei ankeuttaa.

Mutta ajat muuttuvat ja ankeuttajalla on entistä vaikeampia aikoja odotettavissa. Tästä pitää huolen mm. teknologia ja yleinen asennemuutos. Organisaation sisäiset ratkaisut sisältävät nykyjään laajasti kollaboratiivisia ratkaisuja, sekä sosiaalisen median ratkaisut ja blogikirjoittelut ovat arjessamme mukana jatkuvasti. On vaikeaa uskoa, että mikään yritys tai kukaan yritysjohtaja voi vetäytyä ankeuttajien kanssa kuoreen ja olla poissa tästä avoimuudesta ja menestyä tulevaisuudessa. Toki laki ja asetukset rajaavat kuinka avointa kommunikointi voi esim. pörssiyhtiöissä olla mutta väitän, että olemme vielä kaukana monessa yrityksessä laillisuuden ja laittomuuden rajasta.  Esimerkiksi usein tiedotetaan uusista työntekijöistä mutta organisaatiosta lähteneistä saa kuulla sisäisesti ja ulkoisesti vain huhujen myötä. Me Sulavassa ainakin olemme sisäistäneet avoimuuden merkityksen sekä sisäisessä että ulkoisessa viestinnässä.

Itsensä johtaminen pois ankeuttamisesta

Olen useasti useassa yrityksessä ollut tulkitsemassa henkilöstötyytyväisyystutkimuksia ja väittäisin, että top-listalla on aina löytynyt avoimuus ja kommunikointi.  Tämä avoimuusasia ei ole pelkästään johdon vaan koko työyhteisön vastuulla. Toki yrityksen johdon ja yrityksen arvojen pitää tukea avoimuutta mutta avoimuuden pitäisi lähteä joka ikisestä työntekijästä. Eli on tehtävä tietoinen päätös ja käännettävä ajattelu perinteisestä ankeuttaja-ajattelusta ”miksi en jakaisi tätä kaikille?” suuntaan. Tässä en todellakaan tarkoita sähköpostia vaan välineitä, jotka eivät ole aikasyöppöjä samassa merkityksessä. Tiedon jakamisessa pitää päästä win-win- tilanteeseen, eli jos jaat tietoa alkavat muutkin jakamaan ja koko työyhteisö voittaa.

Olen ollut kuukauden töissä Sulavassa ja minulla on joukko henkilökohtaisia ankeuttajankartoitusvälineitä, jotka myös tehostavat työtäni merkittävästi ja kuitenkin kunnioittavat muiden ajankäyttöä:

1. Lync-pikaviestisovellus. Pystyn kommunikoimaan kollegoiden kanssa ajasta ja paikasta riippumatta. Toimii koti-PC:stä, kannettavasta ja Windows-puhelimesta (Lumia). Minun ei tarvitse arvata voinko häiritä ja onko kyseinen henkilö paikalla. Palaverit voi pitää luontoa (ja lomaa) ankeuttamatta kotoa tai vaikka laiturilta. Näen onko kyseinen henkilö työpaikalla, kotona tai mobiilisti läsnä ja voin valita yhteydenottotapani sen mukaan
2. Dynamics CRM pilvestä kulkee mukana taskussa ja näen heti mitä ja missä asiakkuuksissa olemme tekemässä mitäkin aktiviteettejä. Näen, ja muut näkevät, avoimesti kuka asioi kenenkin asiakkuuden kanssa ja mitä uutta on meneillään. Väittäisin, että kun katsoo esimerkiksi pelkästään ”what´s new” sivustoa saa uutta energiaa ja uusia ideoida omaan työhönsä muiden tekemisistä ja onnistumisista.
3. Sharepoint pilvestä avaa käyttööni intra- ja dokumentinhallinta-aineiston, työryhmä-osiot ja muut tarvitsemani tiedot ajasta ja paikasta riippumatta. Tiedon piilottaminen omalle kiintolevylle on mennyttä ankeuttaja -ajattelua, nyt voimme aidosti puhua tiimityöstä koska esim. useampi henkilö voi työstää samaa dokumenttia samaan aikaan ilman, että versionhallinta sekoaa.
4. Muut Office 365 -välineet kuten sähköposti ja kalenteri ovat olleet itsestään selvyyksiä monelle. Kaikille avoin kalenteri, joka on aina mukana ja ajantasalla, on varmasti ankeuttajan painajainen avoimuudessaan – minulle must.  Integraatio kalenterin ja CRM:n välillä on myös työtä ja läpinäkyvyyttä edistävä piirre.
5. OneNote on oiva väline kaikenlaisten muistinpanojen tekemiseen, ja tietysti nämä muistiinpanot tai osan niistä voi jakaa kaikkien tarvitsijoiden tietoisuuteen pilven kautta. Ja mitä parasta ne synkronoituvat automaattisesti Lumiaani. Ei enää mustia vihkoja, jotka täyttyvät ja siirtyvät pois omasta hallinnasta hyllyyn, jossa niistä ei ole hyötyä edes itselleni. Muuthan näistä muistiinpanosta eivät ole koskaan hyötyneetkään –mikä ankeuttajan ihanneväline!.

Täytyy myöntää, että kun tähän vielä liittää sosiaalisen median mahdollisuudet: Facebookin, LinkedInin ja Twitterin, ei ole enää ankeuttajalla kivaa, kun ei voi pihdata tietoa, josta voisi tulla energiaa muille ja koko organisaatiolle. Ankeuttajat eivät perinteisesti lähde liikkeelle mahdollisuuksia päin vaan etenevät vain uhista pois kun on pakko – nyt on pakko.