Minkä arvosanan antaisit työpaikkasi intranetin haulle?

-

Tietotyötä tekevissä organisaatioissa tuotetaan valtavia määriä dokumentteja ja muuta tietoa. Intranetien suunnittelussa on huomattu, että pelkkä navigaatio ei auta käyttäjiä löytämään tietoa, vaan toimiva haku on tehokkaan työskentelyn perusedellytys. Silti edelleen hakutoiminto on se pieni laatikko intranetin oikeassa ylänurkassa, eikä siitä yleensä ole käyttäjien mielestä mitään hyötyä heidän työssään. Mutta ei hätää, asia voidaan muuttaa!

Tahdon haun joka toimii kuin Google

Yleisen toive intranetin haun suunnittelussa on, että sen pitäisi toimia ”kuten Google”. Intranetin haulla ja Internet-hakukoneilla on kuitenkin useita tärkeitä eroja. Internet-hakuihin löytyy yleensä useita soveltuvia tuloksia, kun intrasta etsitään yleensä vain yhtä sivua tai dokumenttia. Internet-sivustoissa on vähän tunnistettavaa metadataa, kun taas intranetissa metadataa on paljon enemmän. Intranetissa on kriittistä tulkita oikein käyttöoikeudet, eli näyttää jokaiselle haun tehneelle vain se sisältö johon hakijalla on muutenkin oikeus.

Googlella ja intranetin hakukoneella on kuitenkin paljon samaa. Internetin hakukoneessa käyttäjä kirjoittaa ajatuksensa miten parhaaksi näkee, lukee viisi ensimmäistä tulosta ja tarkentaa tarvittaessa hakua. Kahdenkymmenen kentän hakulomakkeet ovat onneksi hiljalleen menneisyyttä Intraneteissa, koska niissäkin on siirrytty kohti keskustelevaa hakukäyttöliittymää. Erilaisilla tarkenteilla voit rajata tulosjoukkoa haun tekemisen jälkeen, eikä kaikkia haun parametreja tarvitse siten keksiä itse etukäteen.

Modernin intranetin hakukone myös hyödyntää toiminnassaan käyttäjien käyttäytymistä esimerkiksi nostamalla käyttäjien klikkaamia tuloksia, ehdottamalla yleisiä hakusanoja ja esittämällä käyttöliittymässään visuaalisia esikatselukuvia tuloksista.

Kenen vastuulla on haun kehittäminen

Intranetille on yleensä määritelty pääkäyttäjä, mutta onko haulle? Haku vaatii yhtä lailla seurantaa, kehittämistä ja parantamista. SharePointin haku tuottaa monipuolisia tilastoja siitä, mitä asioita käyttäjät hakevat ja miten he suhtautuvat tuloksiin. Näiden tilastojen avulla voi tutkia käytännössä, miltä yleisimpien hakukyselyiden vastaukset näyttävät. Tietysti moni asia selviää myös kysymällä käyttäjiltä suoraan tai seuraamalla heidän työtään. Pelkkä ”haku ei toimi” on huono lähtökohta suunnitella haun jatkokehitystä, vaan täytyy selvittää että missä yhteydessä se ei toimi, ja miten sen pitäisi toimia.

Kun tilastojen ja muun palautteen perusteella on tunnistettu ongelmat, voi keskittyä korjaamaan niitä. Kyseessä voi olla yksinkertaisesti intranetin sisältöjen parantaminen: onko etsitystä asiasta kerrottu intrassa, ovatko asiat esitetty niin että ne ovat hakukoneen löydettävissä, onko käyttäjillä oikeus nähdä sisällöt? Onko hakukäyttöliittymä toimiva ja onko ohjeistus kunnossa?

Kehittäminen voi liittyä myös hakukoneen ruuvien hienosäätöön. Tiettyjen sisältöjen painoarvoa voidaan helposti kasvattaa. Haun kielitoimintoja voidaan viilata paremmin tarpeita vastaaviksi. Indeksoinnin säädöillä voidaan varmistaa, että hakuindeksi on ajan tasalla.

Intranetin haulla ja Internet-hakukoneilla on yhteistä myös mainonta. SharePointissa voi aivan ilmaiseksi määrittää halutuille hakusanoille ”mainostuloksia”: parhaita valintoja, jotka selittävät hakusanan merkityksen ja antavat suositellut linkit. Tämä on kätevä varsinkin siinä tapauksessa, jos etsitty sisältö ei ole lainkaan haun piirissä. Ja mikä parasta, intranetin mainonta ei maksa mitään.

Vaihdetaan koko hakukone

Usein helpolta ratkaisulta tuntuu aloittaa projekti, ostaa lisenssejä ja palvelimia ja vaihtaa hakukone tehokkaampaan. SharePointin hakumoottorille tehokkaampi vastine on Microsoftin ostama FAST-hakuteknologia. FAST tuokin monia parannuksia erityisesti suurissa ympäristöissä: sisältöä voidaan indeksoida enemmän ja tehokkaammin, taustajärjestelmiä on helpompi liittää mukaan, kielituki on parempi, räätälöinti helpompaa ja hakutulokset visuaalisempia.

Tehokkaampi hakumoottori ei kuitenkaan vähennä tarvetta haun pääkäyttäjälle. Itse asiassa tilanne on päinvastoin: uudet ominaisuudet vaativat vielä enemmän hienosäätöä ja pääkäyttäjän toimintaa tuodakseen parannuksia.

Kohti kokonaisvaltaista yrityshakua

Teknologiaa tärkeämpää on miettiä haun parempaa hyödyntämistä. Käyttäjän etsimä tieto ei ole välttämättä intranetissa vaan se voi olla myös verkkolevyillä, WWW-sivuilla tai yrityksen muissa järjestelmissä. Näiden ottaminen haun piiriin parantaa yleensä tiedon löydettävyyttä huomattavasti. Liittämistä voidaan tehdä myös toisin päin, eli intranetin haku (joka kattaa myös muut järjestelmät) voidaan liittää osaksi käyttäjien Windows 7 -työpöytähakua.

Hakuteknologia ei myöskään ole pelkkä hakuboksi sivun nurkassa, vaan alusta jonka päälle voidaan rakentaa hakuvetoisia käyttöliittymiä. Tällöin hakumoottoria hyödyntäen voidaan nostaa uusimmat ja tärkeimmät asiat käyttäjille käyttöliittymässä, eikä niitä tarvitse silloin lähteä erikseen etsimään. Yksinkertaisimmillaan intraan tietyn aihepiirin osioon tehtäisiin hakupohjainen nosto, jossa näkyy aihepiiriä koskevat uusimmat dokumentit eri sijainneissa. Hakuvetoisen käyttöliittymän suunnittelussa mahdollisuudet ovat lähes rajattomat.

Katso Sulavan palvelut: Intranet-projektit: Sharepoint ja Yammer toteutukset ja käyttöönotot, Office 365 - esiselvitys ja käyttöönotto