Lunta tupaan – turha työ hukkaa motivaation ja tuottavuuden

-

Käsittelin viime blogissani sitä,  miten tiedon pihtaaminen ja piilottaminen muilta ankeuttaa organisaation ja estää organisaatiota oppimasta ja kehittymästä. Kiitos teille kaikille, jotka peukutitte blogia ja annoitte hyviä kommentteja. Tällä kertaa pohdin kuinka paljon turha työ syö motivaatiota ja henkisiä voimavaroja.

Pohdin turhaa työtä konkreettisesti tällä viikolla kun tein pihalla lumitöitä. Vaikka kävin parin tunnin välein linkoamassa oman ajotien puhtaaksi, niin sama homma oli taas edessä, kun luoja soi lisää lunta ja kaupungin lumiaura lykkäsi lisää yleiseltä ajotieltä. Onneksi minulla on tehokas Honda- lumilinko, mutta silti tulee hiki, ja on todella turhauttavaa alkaa lumenluontiin aina uudestaan.

Teepä se vielä kerran – ja kerta kiellon päälle

Aloin tästä turhauttavasta touhusta vetää yhtymäkohtia työelämään. Muistan ajan jolloin nuorempana myyntimiehenä usein kuului konttorista ärräpäitä kun minä ja myyntikollegat tuskailivat: ”Mikä versio tästä sopimuksesta on se viimeinen?” tai  ”Onko joku tehnyt tarjouksen, jossa on tuotteen tai palvelun leipäteksti?”. Ei ollut mitään turhempaa, kuin kirjoittaa uudestaan tarjousta tai sopimusta, jonka tiesi olevan olemassa mutta ei vaan löytynyt. Onneksi nykyisessä työpaikassani tällaista ei tarvitse miettiä,  Sharepoint ( pilvestä luonnollisesti) on poistanut tällaiset tuskailut jo aikoja sitten, ja niin varmasti muuallakin – eikö niin?

Nakki viuhuu ja keskittyminen herpaantuu

Toinen yhtä motivoiva työ kuten lumenluonti on sähköpostien lapiointi. Tästä sähköpostista ”pahimpana työajan suursyömärinä” on puhuttu paljon eri yhteydessä, joten ei siitä enempää. Haluankin tässä pohtia  sähköpostin merkitystä työmotivaatioon. Kuinka monella on katkennut hyvä inspiraatio ja tekemisen meininki esimerkiksi raportointiin liittyvään sähköpostiin. Toki jokaisen työtä pitää arvostaa, mutta sähköposti on armoton. Se ruoskii silloin kun bitit kulkevat – ei silloin kun se olisi esimerkiksi asiakasrajapinnassa olevalle henkilölle paras ajankohta. Tässä näen Microsoft Lync 2010:llä sosioteknisen mahdollisuuden – pitäisikö laittaa statukseen ” teen luovaa työtä – älä häiritse” silloin kuin keskeytys oikeasti katkaisee vireyden pitkäksi aikaa.  Esimerkiksi myyntityö on tahtolaji, ja pienikin herpaantuminen ennen asiakaspuhelua tai tapaamista voi olla ratkaiseva kaupan suhteen.

Ehkä sisäisessä ajankäytössä pitäisi huomioida se, että keskeytyksetkin tehdään asiakaslähtöisesti. Esimerkiksi soittaminen asiakkaalle voi olla tehokkainta ennen kello 9, juuri ennen kuin asiakkaan kokoukset alkavat. Olisi luonnollista, että silloin asiakasrajapinnassa olevat rauhoitetaan muista oman organisaation sisäisistä viesteistä ja häiriöistä, jos mahdollista.

Vie sama tieto kahteen kertaan – se on kuin loisi lunta etupihalta takapihalle

Haluamme kaikki olla tuottavia ja saada mahdollisimman paljon aikaan työpäivän aikana; on todella turhauttavaa, jos joudumme tekemään saman asian useaan paikkaan. Vastaavasti tuntuu hyvältä ja motivaatio kasvaa, kun hommat toimivat ja nopeutuu hyvin integroitujen työvälineiden kautta. Esimerkki omasta työpäivästäni, kun käsittelen myyntimahdollisuutta Dynamics CRM:ssä ja sovin tapaamisen.

Silloin Microsoft-pilven kautta:

  • Kaikki organisaatiossa näkevät, että olen menossa tapaamaan asiakas X:ää
  • Saan hyviä kommentteja kollegoilta, jos he tuntevat tai tietävät asiakkaan
  • Muut tietävät, että asiakas on hoidossani emmekä tuhlaa resursseja päällekkäiseen kontaktointiin.
  • CRM:stä voin avata automaattisesti Sharepointiin asiakkaalle kansion, mihin tarjoukset ja sopimukset viedään.
  • Outlookin kalenteriin ilmestyy sovittu kokous.
  • Outlookin osoitekirjaan synkronoituu kontaktihenkilön tiedot.
  • Vahvistuksen tapaamisesta voin lähettää suoraan CRM:stä – ei tarvitse avata erikseen sähköposti-ohjelmaa.
  • Eikä tässä vielä kaikki, sillä näen kaikki edellä mainitut asiat Lumiastani vaikka lumeen juuttunutta junaa odotellessa ( ei mene sekään aika hukkaan – ei harmita yhtään ja motivaatio sen kun kasvaa…)

Konttorista kuuluu naurua

Toki henkilöstön motivaatioon vaikuttaa moni asia kuten johtaminen, yrityskulttuuri, arvot, kommunikointi ja niin edelleen, mutta kunnon työvälineiden hankkiminen on kuitenkin melko helppo ratkaisu kehittää ja ylläpitää motivaatiota. Väitän, että se minkä voittaa motivaation paranemisella näkyy tuloksessa, ja tämä taas kompensoi monet investoinnit. Sen ajan minkä voittaa tekemällä työn tehokkaasti välineillä, jotka oikeasti tehostavat työtä tai tekemällä työn esim. läsnätyönä, voi käyttää hauskempaan tekemiseen työpaikalla.

Lumi-hyötyliikunnan voi todentaa Lumialla

Palaan vielä tähän lumitraumaan. Onhan se toki tehokasta hyötyliikuntaa. Pystyn todistamaan liikunnallisen hyödyn, kun asensin Lumiaani SportsTrackerin ja tulihan sitä vispattua useampi sata kaloria – ja motivoihan se, kun näkee työnsä tuloksen pihassa ja keskikehossa; tämähän on varsinaista ROWE -ajattelua.

Katso Sulavan palvelut: Dynamics CRM Online pilvipalveluna, Office 365 - esiselvitys ja käyttöönotto , Tietotyön mittarit - Sulava Analytics