Unohda turhat räätälöinnit ja keskity tietotyön tehostamiseen

-

Me olemme Sulavan perustamisesta lähtien pyrkineet opettamaan asiakkaillamme mallia, jossa tietojärjestelmät otetaan käyttöön nopeasti ja kustannustehokkaasti. Usein tehokkain tapa on ottaa järjestelmä käyttöön pilvestä, mutta tämä ei vielä nykypäivänäkään ole aina mahdollista. Jos järjestelmää ei oteta käyttöön pilvestä, niin käyttöönotossa tulee silti noudattaa pilvestä tuttua ajatusmaailmaa – otetaan sopiva valmistuote käyttöön ja muokataan se kevyesti itselle sopivaksi. Raskaiden IT-projektien sijaan tulee keskittyä omien toimintatapojen ja prosessien kehittämiseen.

Yksi usein käsittelemämme aihe on ollut SharePoint-projektit ja erityisesti SharePointin räätälöinnit – tai oikeastaan turhien räätälöintien välttäminen. Iloksemme olemme huomanneet, että vihdoinkin lähes kaikki SharePoint-toimittajat ovat alkaneet, ainakin puheiden tasolla, muuttaa ajatusmalliaan asiakkaan kustannuksia säästävään suuntaan.

Viimeisimpänä Sininen Meteoriitti aloitti juttusarjan SharePointin räätälöintien tarpeellisuudesta. Usein todellinen ongelma on kuitenkin siinä, että asiakas ja toimittaja pohtivat vain vaatiiko jonkin asian toteutus räätälöintiä vai ei. Todellisuudessa SharePoint itsessään toimii monissa tapauksissa mainiosti alustana asiakkaan tarvitsemalle ominaisuudelle, mutta loppukäyttäjän kannalta työ olisi tarkoituksenmukaisempaa tehdä jollain aivan muulla käyttöliittymällä. Jos tietojärjestelmiä tehdään siilomaisesti toimittajien ehdoilla, päädytään tehokkaan tietotyön sijaan liian helposti työväen teatteriin.

Mutta mikä oikein on SharePoint?

Monessa tapauksessa SharePointin vakiokäyttöliittymä on vain ”good enough-malli” asioiden hoitamiseen silloin kun parempaa välinettä ei ole käytettävissä. Monet asiat on tarkoitettu hoidettaviksi esimerkiksi Office-tuotteilla – ja nimenomaan niiden kautta käyttäjät haluavatkin työskennellä. Esimerkkejä löytyy tuhansia. Vaikkapa näistä videoista voi katsoa, mitä SharePointin pilviversiolla voi tehdä tehokasta projektityötä tutuilla Office-tuotteilla. Kaikki tuo on otettavissa heti käyttöön ilman räätälöintejä.

Otetaan toisena vertailukohtana vaikkapa Microsoft Exchange. Exchangen mukana tuleva Outlook Web Access (OWA / Outlook Web App) on ihan käyttökelpoinen. Harva, jos kukaan, tätä kuitenkaan käyttää jos Outlook on saatavilla. Olisi sulaa hulluutta yrittää lähteä räätälöimään OWA:aa ja yrittää tuoda siihen Outlookin kaikkea toiminnallisuutta. OWA itsessään kyllä taas kehittyy jatkuvasti Microsoftin tuotekehityksen tuloksena. Räätälöity OWA taas olisi aina ongelma Microsoftin päivityksille. Mobiilikäyttäjät käyttävät omalle päätelaitteelleen optimoitua sähköpostiohjelmistoa, joten heille räätälöidystä OWA:sta ei ainakaan olisi hyötyä.

Jos SharePointia mietitään yksittäisenä saarekkeena, päädytään lähes poikkeuksetta kalliisiin ja turhiin räätälöinteihin. Samalla päädytään lähes poikkeuksetta ratkaisuihin, joihin loppukäyttäjät eivät ole tyytyväisiä. Tämän sijaan tietojärjestelmiä pitää ajatella kokonaisuuksina ja SharePointia tiedonhallinnan keskeisenä moottorina. Harvard Business Reviewin kirjoitus pohti hetki sitten ansiokkaasti voisiko organisaation prosessikehityksen siirtää kokonaan IT:n alle. Tämä on ehdottomasti pohtimisen arvoinen idea – kunhan oma IT ja sen käyttämät toimittajat ovat nousseet muutaman tason “räätälöidäänkö vai ei”-keskustelusta ylöspäin.

Microsoft julkaisu jo kaksi vuotta sitten “Business Productivity at it’s Best”-nimisen whitepaperin (PDF), joka kuvaa erinomaisesti miten SharePoint ja Office toimivat yhteen. Tämä on edelleen lukemisen arvoinen.

Kirjoitimme tammikuussa siitä, mitä SharePointilla kannattaa tehdä vuonna 2012. Esittelimme myös viisi työkalua tehokkaampaan SharePointin hyödyntämiseen. Kannattaa siis miettiä, miten SharePointin avulla voi tehostaa tietotyötä ja miten SharePoint toimii osana tietotyön kokonaisuutta.

Käyttö eri tavoilla ja päätelaitteilla

Olemme aiemmin kirjoittaneet mm. siitä miksi sähköistä työpöytää ei kannata rakentaa selaimeen. SharePointia käytetään entistä useammin erilaisilla päätelaitteilla ja sovelluksilla. Vaikkapa SharePointiin tallennettua dokumenttia tai muistiota muokataan usein PC:n lisäksi puhelimella ja tabletilla. Ja usein PC:lläkin käyttäjä avaa dokumentin vaikkapa SharePointin haun kautta, suoralla linkillä tai vaikkapa Wordin kautta. OneNote taas toimii automaattisesti käyttöliittymänä SharePointissa jaettuihin muistioihin. Kannattaa siis miettiä moneen kertaan, miten paljon uhraat aikaa ja vaivaa esimerkiksi projektityötilan ulkoasun räätälöintiin. Sen sijaan työtilojen luomisen automatisointiin ja työskentelymallien kehittämiseen sekä mittaamiseen taas kannattaa panostaa.

Ala oleva video näyttää esimerkkinä Microsoftin tulevia Business Intelligence-käyttöliittymiä Windows 8-ympäristössä.

Microsoft BI / Windows 8

Tästä artikkelista voit lukea, miltä sovellukset näyttävät iPadissa ja tulevaisuudessa Windows 8:ssa.

On selvää, että SharePointia käytetään jatkossa entistä useammin mm.:

  • Office-tuotteista
  • Suoraan käyttöjärjestelmän työpöydältä
  • Älypuhelimilla, joka käyttöjärjestelmään integroituna ja sovellusten kautta (ohessa esimerkkejäLumian käytöstä yhdessä SharePointin kanssa)
  • Tableteilla, joka käyttöjärjestelmään integroituna ja sovellusten kautta
  • Räätälöidyillä sovelluksilla, joille SharePoint toimii taustalla moottorina
  • Erilaisilla SharePointiin integroituvilla valmistuotteilla ja –sovelluksilla

Ylläpito ja jatkokehitys

Pilvimaailmassa SharePoint-päivitykset asennetaan automaattisesti palveluntarjoajan toimesta. Näin sen pitäisi olla myös paikallisissa ympäristöissä. Jos taas SharePointia on räätälöity laajasti, niin lähes poikkeuksetta ylläpitokustannukset nousevat todella korkeiksi. Samalla ylläpito ja jatkokehitys hidastuvat, koska räätälöinnit pitää huomioida jokaikisen päivityksen yhteydessä. Asiakas saattaa myös huomata olevansa tahtomattaan naimisissa yhden toimittajan kanssa, koska räätälöintien vuoksi muut eivät pysty SharePointia kehittämään. Pahimmassa tapauksessa edes asiakkaalle itselleen ei anneta oikeutta kehittää ja laajentaa SharePointin hyödyntämistä. Usein räätälöinnit myös estävät SharePointin vakiotoimintojen tehokkaan hyödyntämisen tai järjestelmän käytön eri päätelaitteilla.

Olen ilokseni huomannut, että todella lähes jokaisella asiakkaalla on erinomaista osaamista palveluiden (käytön) kehittämiseen. Monella asiakkaalla IT-organisaatio kykenee hallinnoimaan palveluita esimerkiksi hallintakäyttöliittymän tai PowerShell-scriptien kautta. Toisilta taas löytyy osaamista palvelun mukautukseen vaikkapa SharePoint Designerin tai Vision avulla. Monet ei-tekniset pääkäyttäjät osaavat muokata palveluita haluamikseen. Excel Servicesin kautta Excel-velhot voivat julkaista monimutkaisetkin taulukot ja raportit muille katsottaviksi. Mahdollisuuksia ja osaamista tietyön tehostamiseen on valtavasti.

Mitä sitten pitäisi tehdä?

Aivan ensimmäiseksi vanhoista ajatusmalleista pitää päästä eroon. Alla muutamia vinkkejä:

  • SharePointia tulee ajatella ja kehittää osana tietotyön kokonaisuutta.
  • SharePointille, kuten kaikille muille tietojärjestelmille, pitää laatia selkeä kehityssuunnitelma ja tiekartta. Kehityssuunnitelma ei saa olla irrallinen, vaan sen pitää tukea koko organisaation tavoitteita ja strategiaa.
  • Suunnitelmissa tulee huomioida myös läsnätyö ja mobiiliteetti.
  • Pilvipalveluiden rooli tulee miettiä osana kokonaisuutta.
  • Uusiin päätelaitteisiin, erityisesti Windows Phone-puhelimiin ja Windows (Phone) 8:aan tulee varautua jo nyt.
  • Tiekartoissa kannattaa huomioida, että sekä SharePointista että Officesta tulee todella merkittävät uudet versiot lähitulevaisuudessa.
  • Jo hankitut tietojärjestelmät, erityisesti Office, tulee saada tehokäyttöön.
  • Microsoft Project ja Project Server tarjoavat todella mielenkiintoisia mahdollisuuksia.

Kuluttajistuminen, ml. Bring-Your-Own-Device-tyyliset konseptit, on tietotyön kannalta todella positiivinen asia. Valitettavasti SharePointin turhat räätälöinnit vievät kehitystä väärään suuntaan ja usein tekevät tietotyöstä hankalampaa. Alla oleva Microsoftin video summaa mielestäni hyvin sen, millainen nykyajan IT:n roolin pitäisi olla.

IT ja tietotyön kuluttajistuminen

Kannattaa toki muistaa, että joskus räätälöintejä tarvitaan ja niitä pitää pystyä tekemään. Ensimmäisenä mieleentuleva esimerkki on julkisen verkkopalvelun ulkoasun mukauttaminen. Kun kokonaisuus on hyvin suunniteltu ja toteutettu, on räätälöinneistä helppo sopia ja ne voidaan toteuttaa kustannustehokkaasti ja pitkäikäisesti. Asiakkaan tulee kuitenkin aina ensin miettiä vaihtoehtoiset toimintamallit ja vasta niiden kartoituksen jälkeen voidaan alkaa miettiä tarvetta ja tapaa räätälöinnin toteutukseen.

Katso Sulavan palvelut: ICT-strategian konsultointi, Intranet-projektit: Sharepoint ja Yammer -toteutukset ja -käyttöönotot, Työasema- ja mobiililaitehallinta pilvipalveluna , Tietotyön mittarit - Sulava Analytics