Mitä se etätyö / läsnätyö oikeasti on?

Fondian työoikeusasiantuntija Anna Lavikkala kertoi Taloussanomien tuoreessa jutussa, että työaikalain pykälät eivät sellaisenaan koske kotoa tai vaikkapa kahvilasta työskentelyä. Kävimme artikkelista hieman keskustelua Facebookissa ja päätin kirjoittaa aiheesta hieman laajemman kirjoituksen. Etätyön tekeminen seitsenkertaistui Suomessa vuosien 1990 ja 2008 välisenä aikana ja sen ennustetaan yleistyvän myös jatkossa. Työ ja Terveys -tutkimuksen mukaan 15 prosenttia suomalaisesta työvoimasta tekee etätyötä, heistä lähes joka toinen tekee sitä viikoittain. Tilastokeskuksen 2009 julkaiseman raportin mukaan jo tuolloin joka kolmas suomalainen oli tehnyt etätöitä.

Me puhumme Sulavassa mieluummin läsnätyöstä kuin etätyöstä, ihan siksi että muualta kuin toimistolla työskennellessäkin ollaan läsnä työyhteisössä. Microsoft kuvaa termiä läsnätyö seuraavasti:

Didi kertoi hetki sitten blogikirjoitukseen Sulavassa käyttämistään työvälineistä ja Petri kertoi miten Sulavankin käyttäviä pilvipalveluita voidaan tarvittaessa käyttää ilman nettiyhteyttä. Teknologia on läsnätyössä keskeisessä roolissa, mutta työpaikan arvomaailma ja kulttuuri määrittelee todellisuuden. Jotta läsnätyötä voidaan tehdä, pitää johdon ja esimiesten aidosti luottaa alaisiinsa.

 

Läsnätyötä ilman kyttäystä ja byrokratiaa

Meillä Sulavassa läsnätyö on ollut alusta asti itsestäänselvyys ja osa toimintatapaamme sekä kulttuuriamme. Etätyöpäivään ei tietenkään tarvitse pyytää keneltäkään lupaa. Palavereihin, myös sisäisiin, voi halutessaan osallistua etänä Lyncin-pikaviestimen kautta.

Toimistollamme ei myöskään ole kiinteitä työpisteitä. Omilla koneilla ei säilytetä dokumentteja ja sähköpostiarkistot yms. ovat myös pilvessä. Muutenkin pelisäännöt on sovittu yhdessä eikä läsnätyöhön liity minkäänlaista byrokratiaa – ja miksi liittyisi, läsnätyö on kiinteä osa työtämme ja työkulttuuriamme.

Itse asiassa läsnätyö on meillä niin yleistä, että kaikki sulavalaiset eivät koskaan ole olleet samaan aikaan toimistolla. Kuten jo aiemmin tuli mainittua, niin meillä ei ole kiinteitä työpisteitä, mutta luonnollisesti hiljaisia huoneita ja neukkareita löytyy. Entistä useammin Sulavan neukkarissa tapaa 1-3 sulavalaista, jotka ovat Lync-kokouksessa joko toisten sulavalaisten, asiakkaidemme tai kumppaneidemme kanssa. Tulevaisuuden toimitilat onkin suunniteltava sekä paikallisen viihtyvyyden että läsnätyön tukemisen kannalta toimiviksi.

 

Esityksiä tyhjälle huoneelle

Hauska esimerkki uudenajan työkulttuurista on Suomen Microsoftin ihmisille pitämämme kevään mittainen esityssarja. Kaikki esitykset on pidetty Lyncin kautta. Olisimme voineet pitää esitykset etänä, mutta jostain syystä olemme aina menneet paikan päälle Keilarantaan. Muita ei sitten paikalla ole fyysisesti ollutkaan, vaan kaikki osallistujat ovat olleet Lyncin päässä toimistolta, kotikonttorilta, kahvilasta jne. Lisäksi esitykset on tallennettu ja kuulemma moni on tallennuksia jälkikäteen katsonutkin.

 

Läsnätyö ja paremmat kokoukset

Itselläni on nykyään jatkuvasti etäkokouksia Microsoftin Redmondin porukan kanssa. Välineenä toimii usein Lync, mutta myös Skypeä käytetään paljon. En voi kuin ihailla jenkkien täsmällisyyttä etäkokouksissa. Kokoukset alkavat poikkeuksetta ajallaan, kokouskutsut ilmestyvät Outlookiin – ja sisältävät sekä agendan että tavoitteet – ja kokoukset viedään tehokkaasti läpi. Tyypillisesti aluksi vaihdetaan lyhyesti kuulumisia ja sitten mennään todella tehokkaasti asiaan. Ja kokousten jälkeen sovittuja asioita myös seurataan ja keskustelua jatketaan sähköisesti.

 

Pilven ja teknologian merkitys

Microsoftin teettämän tuoreen tutkimuksen mukaan vain noin puolet työnantajista tarjoaa edes perusvälineet etätyön tekemiseen. Useimmiten ongelmaksi muodostuu yhteys työpaikan tietojärjestelmiin. Näin ei pitäisi olla, sillä yhteydet ovat helposti järjestettävissä.

Kaikki Sulavan tietojärjestelmät ovat pilvessä, joten kaikkiin palveluihin pääsee käsiksi kaikkialta ja eri päätelaitteilta. Itselläni on aktiivisessa käytössä Samsung Series 9-kannettava, Acerin Windows 8-tablet, Nokia Lumia 800 sekä kotona HP:n TouchSmart. Jokaista tulee käytettyä säännöllisesti myös työntekoon ja työskentely onnistuu ongelmitta näillä kaikilla välineillä. Itse asiassa en kovin usein edes tuo kannettavaa konetta kotiin, koska pystyn tekemään kotikoneelta tai tabletilta samat asiat – eikä kannettavan kiintelevylläni todellakaan ole yhdenkään työdokumentin master-versiota. Tekniikka ei siis todellakaan ole meillä este etätyölle.

 

Ympäristöystävällistä ja erityisesti kustannustehokasta

Suomessa tehdään päivittäin yli kaksi miljoonaa edestakaista työmatkaa, joista neljä viidesosaa kuljetaan henkilöautolla. Keskimääräinen työmatkan pituus on 13 kilometriä, johon aikaa kuluu noin puoli tuntia. On siis selvää, että läsnätyö säästää ympäristöä jo yksistään työmatkojen muodossa. Kokonaisvaikutus on tietysti paljon suurempi kun päivän aikana ei tarvitse säntäillä palaverista toiseen ympäri lähiseudun kaupunkeja. Jos samalla siirrytään pilvipalveluiden käyttöön, säästyy ympäristöä vielä huomattavasti lisää – kustannussäästöistä puhumattakaan.

Suomi on pinta-alaltaan ja etäisyyksiltään valtavan suuri maa asukaslukuun nähden. Tästä johtuen myös työvoiman saatavuus ja työmatkojen pituus vaihtelee valtavasti. Läsnätyön myötä organisaatiosi on mahdollista hyödyntää työvoimaa kaikkialta Suomesta. Ja tietysti läsnätyö tekee työskentelyn kansainvälisten asiakkaiden ja kumppanien kanssa toimivammaksi.

Aito läsnätyö vatii organisaatiolta järjestelmällistä toimintamallia ja oikeiden asioiden seuraamista sekä mittaamista. Itse uskon, että tällä muutoksella taitaa loppujen lopuksi olla se suurin työtä tehosta ja työn mielekkyyttä kasvattava vaikutus.

 

Kannattaako Redmondiin matkustaa?

Olen 31.5. vieraana Microsoftin MPN Live-ohjelmassa. Sain valita, osallistunko ohjelmaan Skypen kautta vaiko paikanpäällä Redmondissa. Redmondissa on kiva käydä ja olisi tietysti ollut mukava tavata taas Microsoftin kumppaniohjelmasta vastaava johtaja Jon Roskill kasvokkain. Valinta oli kuitenkin helppo, olisi kohtuutonta matkustaa toiselle puolelle maailmaa yhden live-lähetyksen vuoksi. Kaikkea ei kuitenkaan voi / kannata hoitaa etänä, joten eiköhän matka Redmondiin tule vielä tänä vuonna ajankohtaiseksi.

 

Call to action

Läsnätyöhön pääsee helposti mukaan. Alla pari pikavinkkiä

• Tee suunnitelma. Jokaisella organisaatiolla tulee olla selkeä toimintamalli ja tavoitetila läsnätyön suhteen. Henkilöstöä kannattaa kuunnella. Ja ne tekniset asiat kyllä ratkeavat helposti.
• Siirry pilveen. Pilveen siirtyminen edesauttaa automaattisesti läsnätyön toteutumista sekä vähentää ympäristön kulutusta.
• Lync (teho)käyttöön. Jos organisaatiollasi ei vielä ole Lynciä käytössä, nyt viimeistään kannattaa alkaa suunnitella käyttöönottoa. Jos Lync on jo käytössä, niin sen käytössä on varmasti tehostamisen varaa.
• Näytä esimerkkiä. Johdon ja esimiesten esimerkki on kullanarvoista. Osallistu vaikka kokouksiin etänä ja kannusta muita toimimaan samoin.

Suomessa vietetään toista kansallista etätyöpäivää 21.9.2012. Olethan mukana?

Aki Antman
Aki on Sulavan perustajaosakas ja toimitusjohtaja. Aki on työskennellyt IT-alalla vuodesta 1992 lähtien. Hän on ollut jo vuosikausia yksi Suomen arvostetuimmista IT-vaikuttajista. Sulavan projekteissa Aki osallistuu mm. uusien palveluiden innovointiin, tiekarttojen laatimiseen sekä asiakkaidemme johdon ja tietohallinnon sparraukseen.

• Ajankäyttö
• Etätyö
• Tietotyön ja viestinnän kehittäminen