Sulava

Olipa taas päivä: kymmeniä sähköposteja, joihin kukaan ei vastaa. Lukuisia puhelinsoittoja asiakkaille ilman, että saa keskustella kenenkään muun kuin puhelinvastaajan kanssa – jos senkään.  Tähänkö on Suomessa ajauduttu?

Paljon on puhuttu siitä, että sähköposti on kuolemassa omaan mahdottomuuteensa ja että kukaan ei enää ehdi vastata sähköpostiviesteihin mutta se, että sama koskee myös puhelinta, on ikävä yllätys.

Toki on selvää että kukaan ei kaiken hektisyyden keskellä ehdi lukea kaikkia sähköposteja ja vastata kaikkiin puheluihin. Mutta vastaamattomuus voi helposti johtaa siihen että ohi menee hyvä tarjous, idea tai mahdollisuus.  Itse myynnissä pitkään mukana olleena pyrin aina vastaamaan lähes kaikkiin puheluihin ennemmin tai myöhemmin eli muistamaan edes jonkunlaiset käytöstavat. Vaikka tarjotut palvelut eivät ihan sopisikaan sillä hetkellä, on syytä muistaa, että sitä ei koskaan tiedä missä ja millä puolella pöytää tavataan seuraavalla kerralla.

Optimisti näkee tässä mahdollisuuden – myynnin paikka!

Mutta optimisti kun olen, näen prospektiasiakkaiden vastaamattomuudessa mahdollisuuden: Asiakkaan omat sisäiset kollaboraatiovälineet ovat todennäköisesti puutteelliset ja yrityksen sisäisten asioiden hoitoon käytetään sähköpostia ja puhelinta niin rajusti ettei sinne mahdu mukaan – ei asiakkaat eikä myyntimiehet. Tässähän on siis myynnin paikka!  Nämä itsensä tukkoon saattaneet asiakkaat saisivat suuren avun, jos hyödyntäisivät tehokkaasti kommunikaatio- ja kollaboraatiovälineitä ja saisivat osan info-ähkystä siirrettyä esimerkiksi Intraan ja ryhmätyötiloihin. Eihän sähköpostia pitäisi käyttää sisäisessä viestinnässä ollenkaan – eihän?

Tässä vain muutama esimerkki siitä, miten saada lisää aikaa ulkoiseen vuorovaikutukseen:

• Microsoft Lync hoitaa pikaviestimisen vähentäen sähköpostin ja puhelimen käytön tarvetta ja mitä parasta: mukaan saa tarvittaessa helposti myös organisaation ulkopuolisia tahoja.
• SharePointin tehokas käyttö vähentää huomattavasti turhaa sisäistä sähköpostikommunikointia sekä käytävä- ja puhelinkeskustelua.
• Dynamics CRM antaa vastauksia asiakastilanteista ja ”what’s new”-asioista ilman luureja ja posteja.

Onko Suomi kollaboratiivisen mobiliteetin kehitysmaa?

Tehokas tietotyöskentely edellyttää, että mobiliteettia tukevat laitteet ja järjestelmät ovat kunnossa. Kuulin Nokian puheenvuorossa Bonito & Sulava -tilaisuudessa, että 61 % suomalaisista yrityksistä ei voi hyödyntää kollaboraatiotyökaluja mobiilisti. Jos tämä on tilanne, niin on selvää, että paljon aikaa hukkaantuu vanhanaikaiseen kommunikointiin työpäivän aikana. Mobiilisti voi hoitaa rästiin jääneitä sähköposteja ja tarkistaa CRM-statuksia sekä lukea intran tiedotteita yms. kätevästi vaikka junasta – ja aikaa säästyy.  Pitää kyllä ihmetellä, että näinkin suuri osuus yrityksistä on tehokkaan ryhmätyöskentelyn ulkopuolella. Onkohan tässä bisneksen ja yrityksen sisäisen IT:n välinen kommunikaatio hieman yskinyt? Liian usein yrityksissä piiloudutaan tietoturva- tai kustannusargumenttien taakse, kun perustellaan miksi järjestelmiä ei pitäisi laajentaa mobiilikäyttöön. Microsoftin pilvipalvelut, esimerkiksi Office 365, vastaa tähän huutoon hyvin. Mobiliteetin ja älypuhelimien kahlitseminen ja välttäminen on vain viivytystaistelua, joka on tuomittu hävittäväksi. Sitä paitsi kyllä ne älypuhelimet ja tabletit useasti ovat jo siellä työpaikoilla henkilöiden omaan piikkiin hankittuna. Onneksi markkinoilla on ratkaisuja siitä, miten mobiililaitteet voi hallinnoida kuten työasemat esim. Microsoft Windows Intune.

Sosiaalinen media yksi tärkeä väline CEO:n työkalupakissa

Uusien sosiaalisten medioiden ja digiajan bisneksen välineiden käyttö auttaa yrityksen johtoa ja päättäjiä kommunikoinnissa yrityksen sisällä ja asiakkaisiin. Erään IBM:n tutkimuksen mukaan on osoitettavissa vahva korrelaatio CEO:n sosiaalisten taitojen ja välineosaamisen sekä yrityksen kilpailukyvyn välillä. Vaikka sosiaalinen media ja sen tehokas käyttö on tässä yhteydessä vasta lastenkengissä, siitä tulee todennäköisesti face-to-face vaikuttamisen jälkeen yksi tärkeimmistä välineistä sisäisessä ja ulkoisessa vaikuttamisessa.

Sosiaalisen median ja kollaboratiivisten välineiden järkevä käyttö edesauttaa avoimemman ilmapiirin ja yrityskulttuurin luomisessa ja ylläpitämisessä. Usein ei osata edes arvata millaisia positiivisia vaikutuksia johdon jalkautuminen sosiaalisen median kautta on henkilötyytyväisyyteen. Se että työntekijä saa äänensä ja tuntemuksensa kuuluviin on omiaan myös lisäämään tyytyväisyyttä.  Usein törmää väitteeseen että työpaikan kommunikointi ei toimi ja että erilaiset huhut ja epäilyt saavat rehottaa liian pitkään yrityksissä pilaten ilmapiirin. Näin ei tarvitse olla – ja tekniikasta se ei ole enää kiinni.

Henkilöstötyytyväisyyden lisäksi saadaan digiajan bisneksen välineillä sisäiset ja ulkoiset ideat ja innovaatiot talteen ja hyödyttämään yritystä sekä sen kilpailukykyä. Mikäli kaikkea kerättyä tietoa pystytään analysoimaan oikeasti, saadaan myös tärkeää informaatiota muutostarpeista.

Luuri kouraan ja vastaamaan

Mutta takaisin puhelimella tehtäviin uusasiakashankinnan haasteisiin. Puhelin on edelleen erittäin toimiva väline hoitaa liiketoimintaa kaikesta haasteesta huolimatta. Kun saa kiinni tavoittelemansa henkilön, niin asiatkin yleensä etenevät nopeasti, lisäksi saa puheluun mukaan tunteen ja kuulee toisen osapuolen reaktiot. Ostopäätös tehdään vieläkin vahvasti tunneperäisesti, ja puhe sekä face-to-face ovat vieläkin tärkeimmät välineet luottamuksen luomiseen. Tämä luottamuksen syntyminen ja ensivaikutelman tärkeys ovat erittäin syvälle koodattuna geeneihimme. Mutta ihmisen evoluutio jatkuu, ja tärkeä ensivaikutelma syntyykin jatkossa kokonaisuudesta jossa SoMe- ja digiajan bisneksen välineiden rooli kasvaa.

Eli pitää saada tietotyö tehokkaaksi ja hankituista järjestelmistä kaikki irti, myös mobiliteettimahdollisuudet. Pitää saada ymmärrys miten SoMe:a saadaan palvelemaan parhaiten sisäistä ja ulkoisessa kommunikoinnissa. Pitää luoda digiajan bisneksen välineiden viestintästrategia. Pitää ottaa välineitä käyttöön. Pitää vastata puheluumme sillä me Sulavalla haluamme auttaa.  Soitellaan!