Tee töitä ajasta ja paikasta riippumatta. Apunasi ovat nykyaikaiset työvälineet ja kokeneet kollegat ympäri maailmaa. Sinua mitataan työn tuloksista, ei läsnäolosta. Edellä oleva työtehtävän kuvaus on tätä päivää. Vai onko sittenkään?
Viime viikolla uutisoitiin Yahoon päätöksestä muuttaa yhtiön etätyöskentelyn käytäntöjä. Vaikutti siltä, että syitä muutokseen oli monia. Tärkeänä kuitenkin mainittiin halu lisätä vuorovaikutusta yhtiön työntekijöiden välillä. Ajatuksena näytti olevan, että fyysiset kohtaamiset ruokkivat innovaatioita ja luovuutta.
Nomadiset toimitusketjut
Etätyöskentely nousi otsikoihin 1990-luvulla. Siitä lähtien työtapa on kasvattanut suosiotaan. Esimerkkinä aiheesta käydystä akateemisesta keskustelusta mainittakoon artikkeli Nomadic culture: Cultural support for working anytime anywhere, jonka amerikkalaisen Creightonin yliopiston tutkijat Leida Chen ja Ravi Nath julkaisivat vuonna 2005.
Hajautettua ja virtuaalista työskentelyä ovat lisänneet esimerkiksi kustannustehokkuuden nimissä tehdyt organisaatiorakenteiden muutokset sekä niin kutsuttu war for talent, eli länsimaisten yritysten kasvava haaste saada riveihinsä osaavaa työvoimaa. Mobiilia työtä on lisännyt myös yritysten toimitusketjujen laajeneminen kumppaniverkostoihin.
Ketään tuskin yllättää, että yksi kuumimmista puheenaiheista virtuaalisen tiimityön ympärillä on ollut viestintä- ja vuorovaikutteisten teknologioiden kehittyminen sekä se, miten kommunikointi etätiimeissä kannattaisi järjestää.
Läsnä on uusi etä
Microsoft lanseerasi sanan ’etätyö’ tilalle käsitteen ’läsnätyö’. Läsnätyö on nousemassa keskusteluun hyvästä syystä. Useimmat ovat varmasti havainneet, että fyysisesti etäällä työskenneltäessä ihmiset saattavat etääntyä toisistaan myös henkisesti. Tietoisuus työyhteisöstä vähenee ja side organisaatioon heikkenee.
Näin on – jos organisaation käytössä ei ole nykyaikaisia vuorovaikutusteknologioita. Se mitä Microsoftin tarkoittaa läsnätyöllä on, että organisaation jäsenten luontevan yhteistyön täytyy olla mahdollista ajasta ja paikasta riippumatta. Nykyisillä työvälineillä toimitusketjun jäsenet pystyvät olemaan yhteydessä toisiinsa paremmin kuin koskaan historiassa.
Esimerkiksi Lyncin avulla yhteys kollegoihin on vain klikkauksen päässä, yhteys niin kirjallisessa muodossa kuin videokeskustelunakin. Ryhmätyössä voidaan hyödyntää sähköisiä työtiloja ja työpöytiä. Etänäkin kaikki pysyvät tietoisena toistensa tekemisestä ja kykenevät seuraamaan muun organisaation, projektitiimien ja työryhmien toimintaa. Teknologia ja sen mahdollistama dokumentointi auttavat myös strukturoimaan ongelmien selvittelyä, päätöksentekoa ja ideoimista.
Älä konsultti höpötä
Kirjoittaessani tätä ymmärrän hyvin, että kaikki lukijani eivät usko minua. Monessa organisaatiossa suhtautuminen etätyöhön on edelleen negatiivista. Erityisesti taloushallinnon kanssa keskustellessa kuulee usein varauksista, joita fyysiseen toisaalla olemiseen liittyy. Epäilys siitä, että etäpäivät käytetään kesämökin korjaamiseen, kaupunkilomailuun ja kaikenlaiseen kivaan istuu ilmeisen syvällä.
Toisaalta ja toisaalta
Olennainen tekijä pohdittaessa sitä, mikä on etätyön osuus organisaation toiminnassa, on tasapainon löytäminen. Työyhteisön tulee muodostaa yhteinen käsitys siitä, mitä tehdään ja miten. Tiimin ruokkii toimintatapa, joka ruokkii ryhmän jäsenten tehokkuutta ja innovatiivisuutta – yhdessä ja erikseen. Esimerkiksi ideointi ja sparraus vaativat tiimin yhteistä aikaa. Usein parhaat ideat syntyvät yhteisissä tapaamisissa, joskus epävirallisissakin. Asioiden syvällinen työstäminen ja reflektointi taas saattaa vaatia etäisyyttä, rauhaa ja kiireettömyyttä.
Prosessin toimivuus mitataan viivan alla. Suosittelen pragmaattista lähestymistapaa. Muotoseikat ovat toissijaisia tuloksentekokyvyn rinnalla. On vain kaksi varmaa asiaa: 1) etätyö ei ilmiönä katoa, ja 2) fyysisesti yhdessä tehty työ ei katoa. Kunkin organisaatioon täytyy löytää oma tasapainonsa näiden välillä. Ja tehdä etätyöstäkin läsnätyötä.
Mistä pääsemmekin läsnätyön johtamiseen. Sitä ei suinkaan ole vielä tutkittu puhki.