IBM Notes (aiemmin Lotus Notes) on elinkaaressa päässä ja ymmärrettävästi siitä halutaan päästä eroon mahdollisimman pikaisesti. Luonnollinen valinta on Microsoftin tarjoama: Exchange, SharePoint, Lync ja muut tuottavuusratkaisut. Siirtymäprojekteja on tehty runsaasti, mutta Suomessa on vielä paljon Notes-käyttäjiä, myös minun asiakkainani.
Siirtymäpolku Notesista Microsoft-maailmaan on monen tietohallintojohtajan työlistalla tällä hetkellä. Keskityn tässä kirjoituksessa käsittelemään aihetta erityisesti Notes-kantojen ja -sovellusten migraation kannalta.
Hallittavien tekniikoiden kirjo
Sähköpostin ja pikaviestinratkaisujen käyttöönotto on suhteellisen suoraviivaista varsinkin pilvestä hankittuna, vaikka jokainen asiakasprojekti on omanlaisensa. Notes-kantojen ja sovellusten suhteen tilanne on mutkikkaampi. Notesia vastaavia tekniikoita löytyy Microsoft-puolelta runsaasti, vaikkapa sisältösivut, dokumenttikirjastot, kalenterit, custom-listat, Excel Services, Access Services, SharePoint-appsit, SharePoint-työnkulut, kolmansien osapuolien työnkulkumoottorit, Azure SQL & External Lists, mukautetut .NET-käyttöliittymät, CRM, Exchange-kalenterit jne. Yhteistä näille teknologioille on se, että vakiotoiminnallisuuksilla pääsee yhä pidemmälle. Ja pilvessä toiminnallisuudet ovat nopeasti käytettävissä.
Kuten huomataan, hallittavia tekniikoita on runsaasti. On tärkeää ymmärtää, mitä tekniikkaa sovelletaan kussakin tapauksessa, jotta haluttu ratkaisu toteutetaan kustannustehokkaasti.
Siirtymäpolun hahmottelua
Ohessa suosituksemme, miten siirtymäprojektissa kannattaa edetä:
1) Laadi sovellusinventaario – mitä Notes-kantoja tai -sovelluksia organisaatiosta löytyy? Asiakkaillani muutamista kymmenistä useisiin kymmeniin tuhansiin Notes-kantoja. Osa niistä on varsin eksoottisia ratkaisuja, joita väistämättä syntyy vuosien aikana.2) Tee päätöksiä – migroidaanko vai rakennetaanko sovellus uusiksi? Heitetäänkö sovellus roskakoriin tarpeettomana? Teknologiasiirron yhteydessä kannattaa samalla miettiä liiketoiminnan tarpeita ja tehdä samalla pientä lisäkehitystä sovelluksiin.
3) Tee migraatio. Aloita liiketoimintakriittisistä sovelluksista ja jatka tärkeysjärjestyksessä eteenpäin. Helpot sovellukset voidaan toteuttaa esimerkiksi SharePointin dokumenttikirjastoina melkein samanlaisiksi kuin Notes-kannat. Kolmannen osapuolen migraatiotyökaluja löytyy, tosin niiden toimivuus saattaa olla vaihteleva. Mieti tarvitseeko vanhaa dataa tuoda uuteen palveluun.
4) Jälleenrakenna. Jälleenrakennuksessa tarvitaan sovellusten uudelleensuunnittelua, jotta uuden alustan hyödyt saadaan täysimääräisesti esiin ja sovelluksille lisää elinikää. Microsoft-tekniikoita löytyy iso liuta vastaamaan Notesin vastaavia, kuten aiemmin totesimme. Tarvitaan myös erilaista osaamista edellä mainituista syistä, joten tässä kohtaa saattaa olla järkevää hyödyntää ulkopuolista tahoa. Suosittelemme myös nopeaa prototyyppien tekemistä lähinnä kolmesta syystä:
- prototyypeillä voidaan todentaa, miten valitut Microsoft-teknologiat taipuvat ko. kohteeseen
- toisaalta liiketoiminnalta saadaan hiljaisia toiveita esille, kun näytetään jotain toimivaa
- protoilu on kustannustehokasta ja matalariskistä
Tuumasta toimeen
Jos pähkäilet miten edetä käsiin mätänevän Notesin kanssa, ota yhteyttä. Sulavalla on Suomen eniten kokemusta Notes-migraatioista, joten olemme nähneet runsaasti erilaisia asiakasympäristöjä. Lisäksi Sulava valittiin äskettäin Microsoftin teknologiaohjelmaan, jossa testataan uusia Notes-migraatiotyökaluja.