Älä pilaa intranetiäsi kalliilla ja turhalla konseptointiprojektilla

Olen jo pitkään ollut sitä mieltä, että intraneteille pitäisi keksiä uusi nimi. Perinteinen intranet on kuin portaalit 2000-luvun alussa – kallis, mammuttimainen, sekava ja täysin turha. Portaalit ovat käytännössä kadonneet, kuten myös koko termi. Sama on käymässä intraneteille, riippumatta siitä millä nimellä niitä kutsutaan. North Patrolin tuoreen tutkimukseen mukaan suomalaiset intranetit ovat onneksi ikivanhoja.

3-10 –vuotiasta intranetiä on aivan turha yrittää tekohengittää. Sitä ei myöskään tule korvata uudella perinteisellä intranetillä. Kaksi lyhyttä lausetta, joita seuraamalla säästät sekä rahaa, aikaa että työntekijöidesi mielenterveyden. Ja jos alle 2-vuotias intranetisi ei ole pilvessä, kannattaa vakavasti miettiä siitäkin luopumista tai vähintään siirtymistä osittain pilveen.

 

Käyttö kaikilla päätelaitteilla ja kaikkialta

Kirjoitin kesäkuussa siitä, että mobiilipalvelut ovat tietotyön mielekkyyden kannalta yksi keskeisimmistä vaatimuksista. Tämä ei tietenkään ole muuttunut mihinkään. Esimerkiksi sairastunut työntekijä tarvitsee heti työterveyshuollon yhteystiedot ja toimintaohjeet sairaspäivilleen. Matkalla oleva johtaja, myyntimies tai konsultti on neuvotteluissa rampa, jos hänellä ei ole kaikki tieto käytettävissään. Dokumentteja ei lähetellä kumppaneille sähköpostitse, vaan niitä työstetään yhteisissä työtiloissa.

Työntekijäsi ja kumppanisi käyttävät mitä erikoisimpia päätelaitteita, intranetin – ml. sinne tallennettujen dokumenttien muokkauksen – tulee toimia myös niillä. Näitä esimerkkejä voi jokainen keksiä sadoittain. Totuus on yksinkertaisesti se, että intranetisi on enemmän tai vähemmän turha, jos sinne ei pääse kaikkialta ja kaikilla päätelaitteilla.

 

Office 365 täyttää tarpeet

Olen ollut toimittajan puolella tekemässä intranetejä jo lähes kaksikymmentä vuotta. Alla aakkosjärjestyksessä muutamia tarpeita, jotka ovat tulleet vastaan lähes kaikissa hankkeissa:

• Dokumenttien hallinta ja erityisesti käsittely suoraan Office-tuotteista tai selaimessa
• Excelillä tuotettujen tietojen esittäminen (graafisesti)
• Facebook- ja LinkedIn-tyylinen helppo tiedon päivitys ja seuranta
• Hyvä haku
• Integraatiot taustajärjestelmiin, erityisesti CRM
• Personoitu sisältö
• Pikaviestintä ja henkilöstön yhteys- ja läsnäolotiedot
• Projektien työtilat, henkilökohtaisten tiedostojen tallentaminen
• Projektinhallinta
• Sähköpostien, tehtävien ja kalenterien tietojen esittämine intranetin yhteydessä
• Tiedostojen jako ulkopuolisten kanssa
• Videoiden lataus ja jakaminen Youtube-tyylisesti
• Vuorovaikutteisuus ja sosiaaliset toiminnot

Nämä kaikki löytyvät Office 365:n vakiotoiminnoista, videoportaali tosin on vasta tulossa tämän vuoden aikana.

 

Älä tilaa raskasta konseptointia

Olemme valitettavasti nähneet jopa aivan viime kuukausina uskomattoman surkeita intranetin konsepteja. Office 365:n vakiotoiminnallisuudet on unohdettu kokonaan ja niiden tilalle on räätälöity käsittämätön määrä turhaa roskaa. Konseptisuunnitteluun on palanut aikaa kuukausitolkulla. Lopputuloksena saadaan dokumentti, jonka pohjalta palveluita ei voi järkevästi toteuttaa ja yksinkertainen käyttönottoprojekti muuttuu silkaksi painajaiseksi. Ja lopputuloksena on sitten se turha intranet, joka räätälöintien vuoksi se pysyy ikuisesti turhana.

Office 365:n saat (koe)käyttöösi välittömästi. Esimerkiksi me järjestämme Sulavassa koulutuksia, jossa yhden koulutuspäivän aikana rakennetaan toimiva intranetin konsepti. Tämän jälkeen pilotointia ja palveluiden kehittämistä voidaan jatkaa sisäisesti laajemmalla ryhmällä.

Jos muistat tästä kirjoituksesta vain yhden asian, niin se tulee nyt: Älä tilaa perinteistä intranetin konseptointiprojektia. Jos konseptointiprojektin aluksi ei oteta käyttöön pilottiympäristöä, älä tilaa sitä. Jos projekti kestää kuukausia, älä tilaa sitä. Jos projektin pääpaino on teknologiassa ja sen räätälöinnissä, älä tilaa sitä. Jos lopputuloksena syntyy kymmeniä sivuja Word-dokumentaatiota, älä tilaa sitä.

 

Uuden oppiminen vie aikansa

Kuten yllä totesin, teknologian saa nykyään hetkessä käyttöön. Työtapojen tehostaminen ja työnteon mallien muuttaminen onkin sitten huomattavasti pidempikestoinen operaatio. Me kaikki olemme opetelleet tyvestä uudenlaisten sosiaalisten palveluiden käytön vapaa-ajalla. Samanaikaisesti nuo palvelut ovat jatkuvasti kehittyneet ja muuttuneet. Näin tapahtuu myös modernissa työympäristössä. Tilanne on toki helpompi, koska työpaikka pystyy panostamaan henkilöstön opastukseen, tukemiseen ja palveluiden kehittämiseen palautteen ja tarpeiden perusteella. Teknologia tulee Office 365:n myötä valmiina ja kehittyy jatkuvasti. Organisaatiosi voi keskittyä tukemaan toimintatapojen kehitystä.

Miten edetä?

Etenemine on helppoa:

1. Ota käyttöön Office 365, ml. Office Pro Plus pilvestä
2. Ala käyttämään työkaluja vaiheistetusti
3. Ota jatkuvasti uusia työkaluja käyttöön, tehosta ja muuta ennakkoluulottomasti toimintatapoja sekä prosesseja.
4. Ota uusia pilvipalveluita käyttöön, esimerkiksi Project Online, Power BI ja CRM Online sekä siirry käyttämään Azurea
5. Hyödynnä uutta teknologiaa laajasti ja tee organisaatiostasi tuottavampi ja parempi työnantaja
6. Mittaa ja seuraa käyttöä, kehitä palveluita ja toimintamalleja jatkuvasti tulosten perusteella

• Intra- ja ekstranetit
• Microsoft SharePoint
• Modernin viestinnän välineet