Yhteisöllisyys tuottavuuden lähteenä

Pian traagisen 9/11 terroristihyökkäyksen jälkeen joukko Harvardin tutkijoita ”valtasi” USA:n tiedustelujärjestelmän selvittääkseen, mikä tekee tiedustelutiimistä tehokkaan. Richard Hackmanin johtama ryhmä tutki satojen tiedusteluanalyytikoiden toimintaa ja järjesti tutkimusten perusteella 64 tiedusteluryhmää parhaasta huonompaan.

Tutkimustulos yllätti tutkijat. Tuottavuuden taustalla ei ollutkaan tiimin organisointi, vahva visio, selkeä roolitus, palkkiojärjestelmät eikä vahva johtaminen. McKinseyn loistavan raportin, Givers take all: The hidden dimension of corporate culture, mukaan paras tehokkuuden indikaattori olikin tiimin jäsenten kyky auttaa toisiaan.

Parhaimmin suoriutuvien tiimien analyytikot käyttivät paljon aikaa ja energiaa toistensa auttamiseen, opastamiseen ja konsultointiin. Huonoimmissa tiimeissä analyytikot eivät juuri auttaneet toisiaan ja kamppailivat löytääkseen järkeä sekavasta tietomassasta.

Työntekijöiden keskinäinen avunanto ja avoimuus lisäävät muun muassa tuottavuutta, palvelun laatua, luovuutta ja operatiivista tehokkuutta.

Avun ja avoimuuden merkitys ei rajaudu vain tiedustelutoimintaan. Muutkin tutkimukset osoittavat, että työntekijöiden keskinäinen avunanto ja avoimuus lisäävät muun muassa tuottavuutta, palvelun laatua, luovuutta ja operatiivista tehokkuutta. Ongelmanratkaisu ja oppiminen nopeutuvat, tiimin yhteishenki paranee, kuorman tasaaminen tiimin kesken helpottuu ja asiakaspalvelu paranee. Lienee kohtuullista olettaa avoimuuden ja lisääntyneen vuorovaikutuksen lisäävän tuottavuutta.

Kuulostaa hyvältä. Kaikkihan varmaan jo toimivat näin. Valitettavasti eivät. Monissa organisaatiossa on jo käytössä vuorovaikutusta tukevaa teknologiaa, mutta toimintatavat eivät ole muuttuneet. Ongelmana on organisaatiokulttuuri.

Yhtäältä jakaminen on ristiriidassa vanhan ”tieto on valtaa” -ajattelun kanssa, toisaalta jakaminen voidaan kokea hankalaksi. Etenkin jos jakaminen on irrallaan normaalista työskentelystä ja edellyttää ylimääräisiä toimenpiteitä.

Koko 2000-luvulla on puhuttu oma työn tekemisestä näkyväksi. On ihmetelty, miksi ihmiset eivät voi jakaa työtään omalle työyhteisölle samalla tavoin, kuin he jakavat vapaa-aikaansa ystävilleen Facebookissa. Jakaminen on kaatunut välineiden puuttumiseen.

Oletus on ollut, että jakaminen tapahtuisi samanlaisilla statuspäivityksillä kuin Facebookissa. Eihän siihen kenelläkään ole aikaa. Sehän kuulostaa suorastaan ylimääräiseltä raportoinnilta. Työn näkyväksi tekeminen täytyy tapahtua automaattisesti, ilman ylimääräisiä työvaiheita.

Tutkitaanpas ensin hetki käytettävissä olevia viestintävälineitä. Sähköpostin käyttö alkaa saavuttaa lakipisteensä. Monet ovat lopen uupuneita sähköpostin määrään ja ilmeisiin puutteisiin keskustelualustana. Useat työyhteisöt ovatkin paremman puutteessa vieneet keskusteluja WhatsAppin kaltaisiin kuluttajapalveluihin.

Ratkaisu ei ole ihanteellinen. Ensinnäkin kuluttajapalveluiden tietoturva ei ole samalla tasolla kuin yrityskäyttöön suunniteltujen. Lisäksi WhatsApp on suljettu kanava – niin kuin sähköpostikin. Keskusteluihin pääsevät mukaan vain ne, jotka niihin on kutsuttu. Avoimuuden periaate ei toteudu.

Yammerissa käyty keskustelu on erinomainen tapa tehdä työtä näkyväksi ilman erillisiä toimenpiteitä.

Niin sanotut mikroblogi-sovellukset, kuten Yammer, sen sijaan ovat avoimia – ellei sitten jotain keskusteluja tietoisesti rajata pienemmille käyttäjäryhmille. Muuten keskustelut Yammerissa ovat kaikkien nähtävillä. Kuka hyvänsä voi liittyä ryhmään tai keskusteluun kiinnostuksensa mukaan. Yammerissa käyty keskustelu on erinomainen tapa tehdä työtä näkyväksi ilman erillisiä toimenpiteitä.

Toinen tapa hahmottaa viestintävälineiden eroja on niiden saman- tai eriaikaisuus. Sähköposti on eriaikainen (tai asynkroninen).  Oletus on – tai ainakin pitäisi olla, että vastaus tulee viiveellä. Tämä tekee sähköpostista sulkeutuneisuuden lisäksi hitaan.

Vielä hankalampaa on, että sähköpostin eriaikaisuus johtaa lähes poikkeuksetta laajempien jakeluiden hajoamiseen. Ihmiset vastaavat ketjuun viimeisen viestin sijasta puolesta välistä ja keskustelu hajoaa useisiin haaroihin. Lisäksi pitkien ketjujen haasteena on se, että lukeminen pitäisi aloittaa pohjalta. Kenellä on aikaa? Yammerin keskustelut pysyvät järjestyksessä, ja näkyvissä on aina ensimmäinen ja viimeinen viesti.

OneNoten erinomainen hakutoiminto mahdollistaa tiedon löytämisen silloinkin, kun tiedon lähde ei ole tavoitettavissa.

Toinen avoimuutta helposti lisäävä väline on OneNoten kaltainen jaettu, sähköinen muistikirja. Valtaosa työssä tekemistämme muistiinpanoista koskettaa myös muita työyhteisön jäseniä – omaa tiimiä, projektitiimiä tai muita kollegoita. OneNoten erinomainen hakutoiminto mahdollistaa tiedon löytämisen silloinkin, kun tiedon lähde ei ole tavoitettavissa. OneNoten oletus on, että muistiinpanot ovat yksityisiä. Yksityisyys on siis taattu. Muistikirjan jakaminen on myös tehty hyvin helpoksi.

Kolmas tapa työn näkyväksi tekemiseen on SharePointin käyttö tiedostojen tallentamiseen. Organisaatioissa käytetään suunnaton määrä aikaa pyörän keksimiseen uudelleen. Ihmiset luovat samankaltaisia dokumentteja alusta asti uudelleen, vaikka jossain voisi olla hyvä pohja, jota jalostaa. Se pitäisi vaan ensin löytää. Monet intranet-toteutukset on suunniteltu enemmän julkaisujärjestelmiksi kuin ryhmätyön tueksi. Modernit intranetit tukevat erityisesti ryhmätyötä.

Oman työn tekeminen näkyväksi ilman ylimääräistä vaivannäköä ei ole enää välineistä kiinni. Yammer, OneNote ja SharePoint tarjoavat siihen loistavan pohjan. Kyse on enemmänkin toimintatavoista ja kulttuurista. Gartner sanoo, että social enterprise on vain kaksikymmentä prosenttia teknologiaa ja kahdeksankymmentä prosenttia kulttuuria. Pitää varmasti paikkansa. Office 365-palvelun, uuden intran tai SharePoint-työtilojen käyttöönotto ei siis riitä. Kulttuurin on myös muututtava.

Onko jakaminen osa teidän kulttuurianne?

• Tuottavuus