Kännykkä tappoi intramuumiot


Kännykkä tappoi intramuumiot



IntranetYritysten intranetteihin on perinteisesti panostettu paljon aikaa ja rahaa. Intranetistä eli siis verkkoselaimella navigoitavasta yrityksen sisäiseen käyttöön tarkoitetusta sisältömassasta on pyritty tekemään kaiken kattava, trendikäs ja kivan näköinen. Siitä on myös pyritty tekemään helposti lähestyttävä, ja se onkin asetettu selaimen aloitusikkunaksi ja hankittu lisää palvelimia, jotta etusivu jaksaa avautua aamulla, kun kaikki käynnistävät tietokoneensa. Etusivulle on myös laitettu näkymä käyttäjän sähköposteista ja kalenterista, kun joku kallis konsultti sanoi, että intranetin pitää tukea käyttäjiä päivittäisessä työssä.

Silti lounaslistan voittokulkua ei voida katkaista. Toimitusjohtajan puhuva pää ei vaan kerää riittävästi klikkejä. Viestintäosaston sisäinen tiedote yrityksen ulkomaisen osaston miljoonakaupasta saa yhden tykkäyksen – joltain talousjohtajalta, jota en tunne.

Miksi? Siksi, että ihmisiä ei a) kiinnosta tai b) he eivät ehdi kuluttaa aikaansa asioihin, joilla ei ole heidän välittömään päivittäiseen työhönsä vähäisintäkään merkitystä tai jotka eivät helpota heidän työtään. Molemmat syyt on helppo ymmärtää. Miksi siis tehdä laajoja intranet-kokonaisuuksia, jos niitä ei kukaan käytä, vaan valtaosa sisällöstä muumioituu, kun kukaan ei sivuilla käy – tai jos käy, tieto on vanhaa, mikä onkin erityisen palkitsevaa.

Onneksi tähän on ratkaisu. Päivitetään intra! Nykyinen SöhlöCMS 16.0 on kuulema teknisesti auttamattomasti vanhentunut, mutta onneksi uudessa SöhlöCMS 16.1:ssä on käytetty uutta SöKö-teknologiaa ja siinä on niin paljon uusia sosiaalisia toiminnallisuuksia, että intra saadaan lentämään ja käyttäjätyytyväisyys kattoon. Ei.

Tästä aiheesta kuulet lisää Sulavan maksuttomassa webinaarissa – ilmoittaudu mukaan!

Ymmärrä

Tunnustetaan tässä välissä ne itsestäänselvyydet. Käyttäjät haluavat käyttää palveluita:

  • joista on heille hyötyä
  • joista he saavat tarvitsemansa tiedon silloin kun sitä tarvitaan
  • jonne he voivat tallentaa haluamansa tiedon silloin kun haluavat
  • joihin saa yhteyden missä ikinä sattuukin olemaan

Ensimmäinen haaste intranetin voittokulun tiellä on luonnollisesti se, että käyttäjillä pitää olla pääsy palveluun. Tämä ei ole mikään ongelma, jos käyttäjät istuvat työpöytänsä äärellä kahdeksasta neljään unohtamatta kuitenkaan edellä mainittuja syitä a) ja b). Entä ne, joilla on vähänkin liikkuvampi työ? Kaikkea koitettiin: läppärillä, kännykällä, kännykällä läppärin kautta, läppärillä kännykän kautta. Harva tekninen ratkaisu toimi tyydyttävästi ja oli joka tapauksessa loppukäyttäjän kannalta hankala. Piti käyttää VPN:ää, eri käyttäjätunnusta, erillistä mobiililaitetta. Pilliin puhalsi viimeistään tietoturva, joka vaati esim. monivaiheista tunnistautumista, jonka jälkeen koko homma kuopattiin ja todettiin, että intranettiin pääsee kiinteältä työpisteeltä yrityksen toimitiloista.

Jos ensimmäinen haaste saatiin selätettyä, toinen haaste oli palvelun toiminta eri päätelaitteilla. Mobiileista sovelluksista (app) ei ollut tietoakaan. Mobiililaitteiden selaimet olivat yksinkertaisia, eli ne eivät osanneet näyttää verkkopalveluita kovinkaan hyvin – tai toiselta kantilta katsottuna- palvelut eivät tukeneet mobiililaitteiden yksinkertaisia selaimia. Palveluissa ei otettu huomioon kosketusnäyttöjä tai yleisesti sitä, että mobiililaitteiden näyttöjen koot ja resoluutiot voivat vaihdella paljonkin.

Nykyään tilanne on onneksi monelta osin parantunut. Intranetin voi hankkia pilvipalvelusta, jolloin palvelu on tavoitettavissa aina, mistä tahansa ja yleensä, millä tahansa laitteella. Sisäänkirjautuminen, jos nyt ei ehkä ihan kertakirjautuminen, niin ainakin yhdellä ja samalla tunnuksella ja ilman VPN-sovellusten käyttöä. Pistemäisesti asioita helpottavia ja nopeuttavia mobiilisovelluksia alkaa olla. Myös yleinen kehitys päätelaitteiden selaimissa ja itse palveluissa mahdollistavat varsin ongelmattoman palveluiden käytön mobiilisti.

Uudistu

Kuten varmaan huomasitte, jälleen esitettiin teknisiä ratkaisuja ei-tekniseen ongelmaan. Laitetaan intranet pilveen ja BYOD-malli (käyttäjät käyttävät omaa mobiililaitettaan töissä) käyttöön. Ratkaiseeko se mitään? Kyllä ja ei. Se ratkaisee ongelman b) eli ne, jotka haluavat yrityksen sisäistä sisältöä lukea, voivat nyt sitä tehdä esimerkiksi kotimatkalla junassa. Ongelmaa a) se ei kuitenkaan ratkaise. Siihen auttaa vain koko intranetin-konseptin räjäyttäminen.

Lopeta ajattelemasta intranettiä yhtenä verkkopalveluna, joka tukeutuu yhteen tietojärjestelmään ja johon tungetaan kaikki mahdollinen. Kyseenalaista myyntipuheet, joissa luvataan intranetin teknisen versiopäivityksen kasvattavan intran suosiota. Mieti, mitä turhaa on nykyisessä intranetissä ja hankkiudu turhista asioista eroon. Mieti, mitä päällekkäisyyksiä on nykyisessä intranetissä suhteessa muihin järjestelmiin: onko intranetissä esim. näkymä käyttäjän sähköpostiin tai kalenteriin? Poista ne. Onko intranetissä keskustelupalstoja (,jotka todennäköisesti ammottavat tyhjyyttä)? Pois, pois. Mieti, onko intranetin etusivu paras paikka sisäisille uutisille? Ja niin edelleen…

Modernissa ja mobiilissa intranetissä on kyseessä siis laajempi kokonaisuus kuin pelkkä responsiivinen verkkopalvelu. Tämän päivän intranet yhdistää eri palveluita, tekniikkaa ja yhdessä tekemistä sekä mullistaa tapamme tehdä töitä. Kannattaa siis seurata yritysmaailmaan keskittyvien pilvipalveluiden kehitystä ja hyödyntää uusia toiminnallisuuksia. Monoliittisen intramuumion sijaan tuo tilalle dynaamisia palveluita, joihin käyttäjät pääsevät kaikkialta ja nivo ne yrityksen uudeksi sisäiseksi palvelukokonaisuudeksi.

Voit toki kutsua sitä edelleenkin intraksi, jos haluat.

Aiheesta kuulet lisää Sulavan maksuttomissa webinaareissa – ilmoittaudu mukaan!



Tags: