Lähetimme marraskuussa linkin suomalaisten organisaatioiden tietotyön tehokkuudesta vastaaville johtajille. Saimme 104 kiinnostavaa vastausta. Olemme paraikaa koostamassa tuloksista raporttia, joka tulee olemaan vapaasti ladattavissa nettisivuillamme. Raportin julkaisua odotellessamme tarjoilemme kuitenkin maistiaisia muutamista kiinnostavimmista yksityiskohdista. Tässä kirjoituksessa käsitellään pahimpia työajan suursyömäreitä.
Kun tuloksissa muuten liikuttiin neutraalille tutkimukselle ominaisesti 50 prosentin molemmin puolin, tuloksissa oli yksi räikeä poikkeus. Kokonaista 100 prosenttia vastaajista koki, että kaikkiin seuraaviin kysymyksessä esitettyihin väittämiin kuluu liikaa vastaajan omaa työaikaa:
- Organisaatiota tai omaa työtä koskevan tärkeän tiedon etsimiseen.
- Työajalla tapahtuvaan matkusteluun tai siirtymiin, jolloin ei voi työskennellä.
- Kokouksiin ja palavereihin, joissa ei oikeastaan tarvitsisi olla läsnä.
- Toisarvoisen sähköpostin lukemiseen, kirjoittamiseen ja käsittelyyn.
Ymmärrettävästi kaikki toisarvoisiin sähköposteihin ja itselle turhiin palavereihin käytetty aika on liikaa, mutta vastaus indikoikin että turhuudesta huolimatta näin tunnutaan jostain syystä silti toimivan.
Hätä ei kuitenkaan ole tämännäköinen. Tietotyötä ja toimintatapoja voidaan kehittää kunhan ongelmat tunnistetaan. Mille tahansa organisaatiolle voidaan tehdä oma analyysi ja luoda sen pohjalta pitkän tähtäimen tiekartta tarvituille toimenpiteille mittareineen. Esimerkiksi sähköpostin käytön tehokkuutta voidaan mitata lähetettyjen sähköpostien sisältämien liitteiden määrällä, käyttötapoja analysoimalla ja kyselytutkimuksella. Mittarien asettaminen onkin tärkeää saavutettujen hyötyjen osoittamiseksi ja työntekijöiden motivoimiseksi. Ainakin minä vaihtaisin ilomielin sähköpostin pikaviestimiin ja dokumenttienhallintajärjestelmään jos tietäisin sen säästävän minulta joka viikko 2,5 tuntia arvokasta aikaa.
Siispä, ota yhteyttä jos haluat tietää miten yrityksessäsi voidaan tehostaa tiedon etsintää, hyödyntää työajalla tapahtuva matkailu sekä välttää turhat palaverit ja toisarvoiset sähköpostit!
Karoliina Partanen
Karoliina Partanen (ent. Harjanne) toimii Sulavalla Chief Experience Officerina (CXO). Hän vastaa asiakaskokemuksen viemisestä uudelle tasolle niin tarjooman kuin asiakas- ja työntekijäkokemuksenkin näkökulmasta.
