Nykyaikaisen esimiehen työkalupakki on tässä – pärjäätkö ilman sitä?

Tietotyön työkalut ovat vahvassa murroksessa. Kuten jokaisessa ammatissa, jossa työkalut ja niiden suomat mahdollisuudet kehittyvät, niin kehittyy myös esimiestyö kun uusia IT-työvälineitä tulee. Varsinaisia esimiestaitoja ja -kykyjä ei voida korvata työkaluilla ja IT-ratkaisuilla, mutta niiden avulla voidaan luoda paremmat edellytykset hyvälle esimiestyölle. Sanotaan, että ”kaikilla on oikeus hyvään esimieheen”. Tämä lause pitäisi nyt Esimies 2.0- aikana olla ”kaikilla on oikeus hyvään esimieheen, joka osaa ja haluaa käyttää tietotyön uusia mahdollisuuksia.”

Seuraavassa käyn läpi muutamia hyvän esimiestyön haasteista, jotka mielestäni ovat tärkeitä, sekä niitä tukevia tietotyöntyövälineitä, jotka pitäisi löytyä menestyksekkään esimiehen työkalupakista.

Hyvä esimiehen täytyy:

Luoda edellytykset onnistumiselle.
Tämä lienee esimiehen tärkein tehtävä ja myös haastavin. Keinoja on monia, yksi on olla aktiivinen ja taistella sen puolesta, että työntekijöillä on mahdollisemman hyvät ja tehokkaat työvälineet. Tietotyössä tämä tarkoittaa lähinnä, että esimies varjelee alaisiaan turhalta työltä joka syö tehokkuuden ja motivaation. Onnistumisen edellytyksiä voi olla myös, että työntekijä voi valita ajan ja paikan työnteolleen – silloin ja siellä missä hän on tehokkaimmillaan.

Olla läsnä ja helposti lähestyttävissä.
Olen liian usein kuullut: ”ei esimiestä saa kiinni ja se on aina niin kiireinen.” Tällaista läsnäolon puutetta voi lieventää ottamalla käyttöön Lync- pikaviestisovelluksen. En todellakaan tarkoita, että sovellus korvaa kasvotusten kohtaamisen, mutta voi olla alaiselle helpottavaa saada nopeasti varmistettua joku pikku asia tai nähdä onko esimies vapaana työpisteessään.  Työntekijä näkee Lyncissä olevat liikennevalot myös muissa Microsoft Office365 -työkaluissa. Tehokkaalla tietotyövälineiden käytöllä voi säästää helposti 7 tuntia viikossa esimerkiksi parempaan esimiestyöhön eli siihen henkilöstötyytyväisyyteen positiivisesti vaikuttavaan läsnäoloon. Kyseiset välineet tekevät myös työn tekemisen näkyväksi, ja näin esimiehellä on mahdollisuus nähdä hyvät ja kannustettavat toimintatavat helpommin. Esimerkkeinä näistä työkaluista SharePoint notifikaatiot ja Dynamics CRM: n ”what’s new”-ilmoitukset.

Antaa palautetta.
Palautteen antaminen (ja vastaanottaminen) ei ehkä ole suomalaisen työelämän vahvinta osa-aluetta. Ikävän yleistä on, että istutaan kahdesti vuodessa kehitys- tai palautekeskusteluissa, annetaan sitten ”rakentavaa” palautetta ja palataan työpisteelle. Asia voisi olla myös toisin, työn pelillistämisellä tulee olemaan merkittävä rooli. Esimiehen palautetta ei voi kokonaan automatisoida mutta pelillistämisellä voi kannustaa ja motivoida organisaatiota suuntaan, joka tukee strategisia päämääriä.

Antaa mahdollisuus saada äänensä kuuluviin.
Henkilöstötyytyväisyyteen ja motivaatioon vaikuttaa vahvasti se miten saa äänensä kuuluviin työpaikalla. Muistamme varmasti monella työpaikalla olleet aloitelaatikot, jotka nielivät mielipiteet ja kehitysideat suureen mustaan aukkoon kadottaakseen ne ikiajoiksi. Kun ideointi on prosessiohjattua ja läpinäkyvää koko organisaatiossa, saavutetaan suuria hyötyjä, oli sitten kyse tuotekehityksestä tai vaikka yrityksen arvojen määrittelemisestä. Meillä on tähän ratkaisu: Sulava Innovation Accelerator.

Työntekijälle pitää myös suoda mahdollisuus olla aktiivinen sosiaalisessa mediassa ja häntä pitää kannustaa tuomaan omaa osaamistaan esille eri asiantuntijaforumeissa ja blogeissa.

Olla sillanrakentaja.
Miksi esimiehen pitää olla sillanrakentaja? Tässä muutama syy: Organisaatiot globalisoituvat, työelämään tulee uusia digiajan nuoria, yhteistyö eri organisaatioiden välillä lisääntyy, tuloksentekokyky edellyttää, että koko organisaation voimavarat saadaan käyttöön. Tässäkin esimieshaasteessa tietotyön välineet ovat suureksi avuksi esimiehelle, mikäli hän osaa niitä hyödyntää ja saa henkilökunnan motivoitua käyttämään niitä.
Yksi keskeinen työkalu kollaboratiivisessa työskentelyssä on Microsoft SharePoint, joka sekin tulee kokemaan huikean kehitysloikan 2013–versiossa. Mukaan tulee sosiaalisia toimintoja, jotka lisäävät ryhmädynamiikkaa ja yhdessä tekemisen meininkiä.

Osata uudistaa ja täydentää kommunikointiaan uusilla välineillä.
Johtajan kalvosulkeiset kerran kvartaalissa on melko turhaa, sillä tavoitteiden ja mittareiden täyttymisen voi usein näyttää lähes reaaliaikaisesti esimerkiksi kohta julkaistavissa Windows 8-  ja  Windows Phone 8 -sähköisissä työpöydissä.  Kaikki näkevät itseään koskevat mittarit ja toteumat omissa työasemissaan, tableteissaan ja älypuhelimissaan. Toki pörssiyhtiöissä tiedon julkaiseminen yhtymätasolla voi olla mahdotonta, mutta tiimi- ja osastotasolla se on vielä mahdollista.

Esimiehen tulee osata hyödyntää yrityksen kollaboratiivisia ratkaisuja sekä olla aktiivinen sosiaalisen median ratkaisuissa ja blogikirjoitteluissa. Uskon, että sitä mukaan kun esimieskaarti nuortuu ja HS:n kyselyn nuoret pomot ovat työelämässä, asia muuttuu dramaattisesti.

Esimiestyön vanhat kikat eivät riitä enää
Esimieskoulutuksissa ei pidä vain keskittyä perinteisiin kikkoihin ja esimiesvalmiuksien vahvistamiseen vaan on myös kiinnitettävä huomiota siihen, että esimiehillä on tarvittavat tietotyön välineet kunnossa ja että niitä osataan käyttää tehokkaasti. On myös muistettava, että esimiehen esimerkki säteilee koko organisaatioon ja sen tapaan toimia.

Autamme mielellämme uusien kikkojen opettelussa.

Kirjoittaja:
Ray Byman

• Modernin viestinnän välineet
• Tietotyön ja viestinnän kehittäminen
• Tiimi- ja yhteistyö
• Tiimityön välineet