Pilvi on paljon muutakin kuin kustannussäästöjä

Kun perustimme Sulavan, moni naureskeli pilvikeskeisyydellemme, työn tehokkuudesta puhumiselle sekä sosiaalisen teknologian merkitykselle tietotyölle. Nykyään nämä naureskelijat ovat hiljentyneet ja jopa varovasti kehuvat pilveä. Silti heillä ei edelleenkään ole todellista halua edistää pilven hyödyntämistä. Puhun tietysti IT-palvelutoimittajista, joiden asainta- ja liiketoimintalogiikka muuttuu pilven myötä peruuttamattomasti. Asiakkaille pilvi tuo selkeästi mitattavia kustannussäästöjä, mutta pilven positiiviset vaikutukset ovat huomattavasti pelkkiä säästöjä laajemmat.

Kustannussäästöt

Antti analysoi taannoisessa kirjoituksessaan pilven hyötyjä ja kustannussäästöjä. Säästöt voivat olla todella merkittäviä jo peruspalveluiden siirtyessä pilveen. Tämä olisi jo itsessään riittävä syy pilveen siirtymiselle. Esimerkiksi Officen ja SharePointin versiopäivitykset ovat monella organisaatiolla toivelistalla vuodelle 2013, mutta kalliit ja riskialttiit päivityshankkeet pelottavat. Pilviasiakkaille päivitykset tulevat automaattisesti ja sisältyvät palvelun hintaan. Tämäkin olisi jo yksinään riittävä syy siirtyä pilveen. Kun samalla päästään eroon nykytoimittajien ylimääräisistä palvelin-, valmius- ja tukilaskuista, alkaa olla hankala perustella miksi pilveen ei mentäisi.

Tehokkuus ja uudet toimintamallit menestystekijöinä

Moni unohtaa, että pilvi muuttaa paljon muutakin. Ensinnäkin asiakas saa mahdollisuuden hallita palveluitaan paljon tehokkaammin kuin perinteiseltä käyttöpalvelutarjoajalta hankittuna. Selainpohjaisilla välineillä saa ihmeitä aikaiseksi – ilman, että nykyinen sovellustoimittaja on huohottamassa niskaan ja kertomassa takuun raukeamisesta ja muista kauheuksista. Lisäksi palveluihin pääsee käsiksi esimerkiksi PowerShellin ja rajapintojen kautta.

Pilvi tuo automaattisesti myös tuen monitoimittajamallille. Jos pääkumppanisi ei hoida asioita kunnolla, kumppanin vaihto onnistuu suoraan selainpohjaisen hallintakäyttöliittymän kautta. Monet aiemmin kumppaneiden hoitamista asioista voidaan myös toteuttaa oman henkilöstön voimin. Esimerkiksi Access mahdollistaa yhdessä Office 365:n kanssa todella kevyen mallin toiminnallisten sovellusten tekemiseen. Työkalut kuten Project Web App, InfoPath, Excel Services ja Visio Services avaavat huimia mahdollisuuksia toiminnallisuuksien lisäämiseen ilman ohjelmointia. Eikä tässäkään vielä kaikki, Microsoftin uusi Cloud App Model-mahdolistaa sovellusten ja laajennusten toteutuksen SharePointiin ja Officeen perinteisillä webbitekniikoilla. Office 365 NAPA taas mahdollistaa sovelluskehityksen selaimessa – kyllä, selaimessa.

Uusi Excel 2013 ja SharePoint mahdollistavat itsepalvelusovellusten luonnin.  Microsoft kuvaa ominaisuutta näin: The acronym ”EUC” (End-User Computing applications) has become a common way to say ”critical spreadsheets and databases created by end users without the involvement of IT.”. Kulostaa lähes liian hyvältä ollakeen totta, mutta totta se on.

Office 365 tuo lisäksi kauppapaikan sekä SharePoint Onlineen että Officeen. Kauppapaikan kautta voit laajentaa SharePointin, Excelin, Wordin tai Outlookin toiminnallisuuksia vastaavasti kuten olet tottunut tekemään älypuhelimessasi.

Pilvi tukee automaattisesti läsnätyötä. Varmistukset ovat kunnossa ja tietoturva on hoidettu viimeisen päälle. Palvelut on sertifioitu ja todettu turvallisiksi. Office 365:n kautta hankitun Office-paketin voi asentaa jokaiselle käyttäjälle viidelle työasemalle, ml. käyttäjän tabletille ja kotikoneelle. Palvelut ovat käytettävissä nykyajan älypuhelimilla. Etujen lista on lähes loputon.

Oman (IT-)henkilöstön aika vapautuu tuottavaan työhön

Vanhanaikaisessa mallissa tietohallinnon aika on kuluu perusinfran ylläpitoon ja sovellus- ja infratoimittajien hallintaan, ohjeistamiseen ja kilpailuttamiseen. Yksittäinen Microsoftin hotfix saattaa aiheutaa viikkokausia kestäviä ongelmia ja absurdeja kustannuksia. Vikatilanteissa vastuu on aina jossain muualla kuin sillä taholla jonka kanssa kulloinkin keskustelet. Kun huomaat käyttökatkon saat kunnian avata ticketin. Jo ticketiä tehdessäsi tiedät, että tästä ne ongelmat vasta alkavat. Seuraavaksi aletaan etsiä vikaa, sitten syyllistä ja sitten laskun maksajaa.

Jos tarvitset vaikkapa lisälevytilaa, laajempaa postilaatikkoa, lisää kapasiteettia WWW-palveluun tai virtuaalipalvelinta testiympäristölle voit varautua odottamaan näitä päivä- tai viikkotolkulla. Ja lopputuloksena on uskomaton rumba sähköpostien, lomakkeiden, tilausten, puhelinkeskustelujen ja erityisesti toimitusketjun odottelun muodossa. Lopputuloksena palvelu saadaan – joko toimivana tai täysin erilaisena kun haluttiin.

Yllä vain pari esimerkkiä asioista, jotka tekevät sisäisestä IT:stä kustannuksen ja riippakiven liiketoiminnalle. Pilven myötä tällaiset perusasiat on automatisoitu ja vastuut ovat selvät. Oman IT:n aika vapautuu vihdoinkin tuottamaan palveluita ja välineitä muulle organisaatiolle.

Palvelut päivittyvät jatkuvasti

Tähän asti Microsoft on elänyt mallissa, jossa päätuotteet päivittyvät kolmen vuoden välein. Tämä malli on nyt pilven myötä jäämässä historiaan, tuotteet ja palvelut päivittyvät jatkuvasti. Tästä johtuen Microsoftin pilvipalveluilla ei edes ole versionumeroita. Microsoftin CRM siirtyi ensimmäisten tuotteiden joukossa pilveen. Nyt palvelu saa merkittävät uudet päivitykset noin 2 kertaa vuodessa. Uudet ominaisuudet tulevat ensin saataville pilveen, vasta myöhemmin perinteiseen versioon.

Tämä kehitys on tietysti asiakkaiden kannalta erinomainen asia, koska kolme vuotta vanha tuote alkaa monessa mielessä olla este tehokkaalle tietotyölle. Oletko kuitenkaan valmis maksamaan päivitysten tekemisestä toimittajillesi jatkuvasti? Tai ottamaan sen riskin, että toimittajan tekemien räätälöintien vuoksi päivitys ei ole mahdollinen? En minäkään olisi. Pilvessä tätäkään huolta ei ole, joten asiakkaat voivat keskittyä uusien mahdollisuuksien ja ominaisuuksien käyttöönottoihin ja erityisesti niiden mahdollistamien toimintamuutosten opastamiseksi ja opettamiseksi oman organisaation käyttöön.

Miten edetä?

Minusta jokaisen organisaation velvollisuus on selvittää pilven mahdollisuudet. Microsoftin pilvitarjoamassa on tietysti paljon muutakin kuin Office 365, kuten vaikkapa CRM Online ja erityisesti Windows Azure.

Kysy huviksesi nykykumppaneiltasi, miten pääset pilveen. Voin melkein vannoa, ettet saa konkreettista ehdotusta etenemisestä. Hyvin todennäköisesti et saa vastausta ollenkaan, sinulle kerrotaan pilven heikkouksista ja riskeistä, isoista investoinneista tai pilven soveltumattomuudesta juuri sinulle. Silti kilpailijasi ovat todennäköisesti jo menneet pilveen.

Pilveen siirtyminen todellakin säästää sinun aikaasi, rahojasi ja muita resurssejasi. Ja aivan oikein, useimmissa tapauksissa sinulle aiheutuva säästö kohdistuu nimenomaan nykykumppaneidesi aiheuttamiin kustannuksiin. Jos nykykumppanisi eivät ole valmiita pilviaikakaudelle, he tekevät kaikkensa viivyttäkseen siirtymääsi pilveen. Näin tilaukset, ticketit, ylläpito- ja valmiusmaksut ja erityisesti tietysti rahavirrat liikkuvat edes vielä hetken kuten aina ennenkin.

Viimeistään nyt on aika alkaa tosissaan kartoittaa pilvisiirtymän mahdollisuutta, etuja, kustannussäästöjä ja riskejä. Voimme kertoa esimerkkinä miten Lassila & Tikanoja siirtyi pilveen muutamassa viikossa. Heidän lisäkseen olemme vieneet pilveen yli 50 muuta organisaatiota.

Me uskomme pilveen niin vahvasti, että tulemme tekemään laskelmat puolestasi täydellä rahat takaisin – tyytyväisyystakuulla. Lisätietoja saat minulta

• Etätyön teknologiat
• Modernin viestinnän välineet
• Tietotyön ja viestinnän kehittäminen
• Tuottavuus