Asiakastarina: Silmäasema vei tietotyön nykyaikaan Sulavan ja Office 365:n avulla

Silmäasema tarjoaa kaikki näkemisen ja silmäterveyden tuotteet ja palvelut. Täysin kotimaiseen ketjuun kuuluu lähes 120 Silmäaseman myymälää ja yhdeksän Silmäaseman Silmäsairaalaa ympäri Suomen.

Pilvipalvelut helposti käyttöön

Silmäasema alkoi kartoittaa kesällä 2011 vaihtoehtoja tietotyöjärjestelmien modernisointiin. Silmäasema kääntyi Sulavan puoleen Office 365 -kartoitusta varten. Sulava arvioi Office 365:n käyttöönoton kustannukset sekä käyttöönoton mallin yhdessä Silmäaseman kanssa, ja käyttöönotto aloitettiin syksyllä 2011. Koska Office 365 -tili saatiin hetkessä auki, pystyttiin palveluja kokeilemaan alusta asti käytännössä. Esimerkiksi intranetin suunnittelu oli helppoa yhteisen prototyypin avulla, jolloin asiakkaan pääkäyttäjien osaaminen kehittyi jo suunnitteluvaiheessa.

Silmäasema otti käyttöön Office 365:n kaikki palvelut: sähköpostin, Lync-pikaviestinnän, SharePoint-pohjaisen intranetin sekä osalle käyttäjistä palvelun kautta myös Office-sovelluksen. Loppuvaiheessa myös Silmäaseman uusi Active Directory -käyttäjähakemisto päätettiin liittää osaksi Office 365 -palvelua. Nyt käyttäjän kirjautuvat Silmäaseman omaa käyttäjähakemistoa vasten, ja uudet käyttäjät saavat automaattisesti Office 365 -tunnuksen.

Sulavan varatoimitusjohtaja Petri Raitio kommentoi projektin kulkua: ”Oman haasteensa käyttöönotolle asetti ennalta tiedossa ollut vanhojen palveluiden käytön päättymispäivämäärä. Uudet palvelut saatiin kuitenkin suunnitellusti ajallaan käyttöön. Sisältöjen siirtoon voi olla tyytyväinen, sillä vanhoihin palveluihin ei jäänyt tietoja, joita olisi jälkeenpäin kaivattu.”

Käyttäjät tyytyväisiä palveluihin

Viestinnällisen intranetin lisäksi SharePointia hyödynnetään myös hallinnon tiimien dokumentinhallintaan ja ryhmätyöhön. Joustavana alustana SharePointiin pystyttiin helposti rakentamaan esimerkiksi tuhansien sopimusten arkisto.

Uusien järjestelmien myötä päästiin muuttamaan Silmäaseman tietotyökulttuuria kohti dokumenttien jakamista ja helppoa ryhmätyötä. Myös sisäisessä viestinnässä päästiin siirtymään PDF-tiedostoista modernin intranetin uutispalveluihin. Loppukäyttäjien mainitsemia hyötyjä uusissa palveluissa ovat muun muassa intranetin kehittyneet tiedotustoiminnallisuudet, tiedon helppo päivittäminen, hyvin toimiva haku sekä helppo dokumenttien hallinta. Myös sähköpostin helppo mobiilikäyttö on kerännyt kiitosta.

Silmäaseman tietohallintopäällikkö Matti Pölönen kuvailee yhteistyötä Sulavan kanssa näin:

Matti Pölönen referenssiinYhteistyö Sulavan kanssa sujui joustavasti. Yritys hoiti tehtävänsä ammattitaitoisesti ja luotettavasti ja näin saimme palvelut toimintaan kireästä aikataulusta huolimatta ajallaan. Mahdollisuus toteutukseen pilvipalveluna helpotti huomattavasti järjestelmän käyttöönottoa toimipisteissämme jotka ovat ympäri Suomea. ”

Katso Sulavan palvelut: Office 365 -esiselvitys


Tilaa lukijaan