Johtaminen on tahtolaji jossa tulee olla tahtoa uudistua

Käsittelin edellisessä blogissani uusien tietotyökalujen suomia mahdollisuuksia esimiestyössä. Vaikka esimiestyö yleensä on osa johtamista, jätän tämänkertaisessa blogissa esimiestyöt vähemmälle huomiolle ja keskityn muihin seikkoihin, jotka mielestäni ovat johtamisen haasteita. Haluan paneutua myös niihin mahdollisuuksiin, joita IT-välineet tuovat hyvään johtamiseen.

Avoimessa ilmapiirissä syntyneet ideat kasvun veturina

Johtaminen on usean haasteen ja muutoksen edessä. Voidaan hyvinkin sanoa, että muutos on pysyvä olotila eikä johtaja ole koskaan voinut jäädä tuleen makaamaan.

Nyt johtajan agendalla on kannattavuuden ja kasvun lisäksi se, miten luoda innovatiivisuutta ruokkiva ilmapiiri yritykseen. Onnistuakseen yrityksen tulee olla luova ja kunnianhimoinen lupausprosessista lunastusprosessiin – väliin ei saa jäädä katveita. Pitää pystyä ratkaisemaan miten asiat voi tehdä paremmin, nopeammin kustannustehokkaammin kuin eilen. Parhaimmat kehitysideat  syntyvät kun ajatukset ja ideat saavat vapaasti risteillä organisaatiossa eri tiimien ja yksilöiden välillä.  Edellytyksenä tällaiselle innovoivalle toiminnalle on avoin ja luottamuksellinen ilmapiiri ja sitä tukeva ITC-infra. Ehkä johtajan helpompia tehtäviä on varmistaa, että asia ei ainakaan jää välineistä kiinni.

Onneksi tietotekniikasta on apua organisaation ideoiden ja kehitysaloitteiden keräämisessä ja näkyväksi saamisessa. Sulavan ratkaisu tähän on meidän Innovation Accelerator, jonka avulla ideoita ei vaan kerätä vaan saadaan myös eteenpäin jalkautukseen asti. Osa ideoistahan on ikävä kyllä sellaisia, että ne eivät kanna tai niitä ei voida tai kannata toteuttaa. Ideoiden jalostamiseen tarvitaan laajasti organisaation ja potentiaalisten asiakkaiden panosta. Apuna tähän on esimerkiksi joukkoistaminen.

Työntekijät ovat yrityksen voimavara – anna voiman olla heidän kanssaan

Keskeisintä johtamisessa ovat työntekijät. Maailma on muuttunut rajusti ja työntekijät edellyttävät, että he saavat työskennellä missä haluavat, milloin haluavat ja millä haluavat. Työntekijät haluavat tehdä työtään uudella tavalla. Työnteko liukuu työajan ulkopuolelle ja vapaa-aika tulee työpaikalle. Ihmisten sosiaalinen verkosto (kuten Facebook) käsittää tänään ystävien lisäksi businesstuttuja.

Enää johtaja ei voi pistää päätään pensaaseen ja jättää huomioimatta BYOD-ilmiötä tai sitä, että työntekijät haluavat rytmittää työntekemistä ja työpäiväänsä haluamallaan tavalla. Yksilöt ovat jopa tuottavampia kuin perinteisessä 9-17 mallissa ja se, että työpäivään tulee pieni privaattiosio, antaa kummasti puhtia. Pienet nokoset päivän aikana ei ehkä olekaan niin paheksuttavia, varsinkin kun tutkimusten mukaan työnteko on tehokkaampaa loppupäivän pienen tauon jälkeen.

Miksi sitten BYOD – ja työnteon rytmittämisen kehitystä jarrutetaan? Teknologia ei ainakaan enää ole esteenä. Pilvipalvelut ja varsinkin Office 365 antavat erinomaiset edellytykset läsnätyölle, ajasta ja paikasta riippumatta.  Jos päätös siirtymisestä pilvipalveluun on vaikeaa kun ei tiedetä riittävän hyvin, mitä pilvipalveluihin siirtyminen tarkoittaa teidän organisaatiossa, mitä tulee huomioida ja mitä se tarkoittaa rahallisesti, voimme tehdä päätöksenteon tueksi Office 365 –esikartoituksen.

Omien laitteiden tuonti työpaikolle tulee varmasti alkuvuodesta kiihtymään kun uudet Windows 8 –tabletit ja puhelimet ovat saatu pukinkontista. Tätä kuluttajaistumista ja BYOD-hyökyaaltoa ei voi välttää mutta siihen voi ja pitää varautua huolellisesti. Välineitä laitteiden hallintaan on olemassa kuten Windows Intune. 

Everything is obvious once you know the answer (Duncan J. Watts)

Johtaminen on paljolti päätösten tekemistä ja jälkeenpäin usein jopa ihmetyttää, miksi viivyteltiin päätöksenteossa: asiahan oli ihan selvä – ainakin siltä se tuntuu myöhemmin. Aina ei voi tilata sulavia esikartoituksia ja pääsääntöisesti nopeus on valttia päätöksenteossa, mutta miten varmistua päätöksen oikeellisuudesta?

Usein päätöksiä joudutaan tekemään turbulentissa maailmassa, jossa sisäiset ja ulkoiset seikat, joihin yritys ei pysty suoranaisesti vaikuttamaan, ovat ratkaisevassa asemassa. Silloin on ensiarvoisen tärkeää, että on tietoa päätöksenteon tueksi. Strukturoitu tieto yrityksen sisäisistä tietolähteistä saadaan melko helposti, tai sitä tietoa voidaan jalostaa BI-ratkaisuin. Mutta miten saada kerättyä yrityksen strukturoimaton hiljainentieto ja heikot signaalit kentältä?  

Esimerkiksi Yammerin ja Dynamics CRM:n integroituessa voidaan organisaatioissa käydä laajaa keskustelua esim. myyntihankkeen ympäriltä, mitä ”viidakkorumpu” kertoo asiakkaan tilanteesta ja kilpailijoiden toiminnasta. Uusia ideoita kilpailukyvyn parantamiseksi ja lisäarvon tuomiseksi asiakkaalle syntyy varmasti.

SharePoint ja varsinkin SharePoint 2013 Online tarjoaa vastaavanlaiseen keskusteluun hyvän alustan ja laajat mahdollisuudet harmaan – ja hiljaisen tiedon näkyväksi saattamiselle sosiaalisen median piirteillään. Jo se, että hiljainen tieto saadaan kerättyä pois verkkolevyiltä ja omilta kiintolevyiltä, on arvo sinänsä, varsinkin kun suuret ikäluokat valmistautuvat eläkepäivilleen. Lisäksi SharePoint kollaboraatioalustana antaa hyvät edellytykset ideoiden ja kerran tehdyn työn kierrätykseen koko organisaatiossa.

Pitää päästä työajan mittaamisesta suorittamisen mittaamiseen

Kellokallet ovat sukupuuttoon kuollut ammattikunta ja vanhat kauppiksessa luetut taylorismiin perustuvat johtamismallit eivät enää päde. Nyt johtajan pitää kiinnittää huomiota entistä enemmän siihen mitä henkilöt organisaatiossa saavat aikaan kuin miten pitkään ja ahkerasti he ovat toimistolla.

Tämä voi olla kova pala monelle, jonka johtamistyyli on peräisin muutaman vuosikymmenen takaa eikä ole pystynyt uudistumaan. Esimerkiksi backofficessa ja tukifunktioissa tehtävää tietotyötä on pidetty vaikeasti mitattavana ja varsinkin se, miten välineitä käytetään ja kuinka paljon yksilöt kontribuivat koko organisaation kehitykseen on ollut pimennossa.

Meillä on tähänkin Sulavalla ratkaisu: Tietotyön tuottavuuden mittaaminen. Tällä palvelulla asiakas saa hyvää tietämystä hyvistä käytännöistä, pullonkauloista ja kohteista, jotka vaativat trimmaamista ja täsmäkoulutusta jotta tietotyön tuottavuus parantuisi. Kannustusta oikeanlaiseen toimintaa voidaan lisätä esimerkiksi pelillistämisellä.

Työntekijät vaativat hyvää johtajakokemusta

Muutos on siis jatkuva olotila ja johtaminen on organisaatiossa tämän muutoksen johtamista. Joukkoja ei johdeta mistään muualta kuin edestä, eli oma esimerkki, avoin mieli ja kyky kyseenalaistaa vanhoja käsityksiä ovat lähtökohtia. Läsnäolo muutoksessa on keskeistä kuten myös avoimuus ja tiedonkulun varmistaminen. Kun aika ei riitä, Lync ja tehokas intranet ovat hyviä apuvälineitä.

Rohkeus on myös johtajan hyve. Joskus se ilmenee siten, että on rohkeutta pyytää apua asiantuntijalta jos ei kaikkea ehdi itse omaksua. Tässä Sulava on mielellään apuna neuvonantajana – tyytyväisyystakuulla. Alussa sanoin, että kannattavuus ja kasvu ovat usean johtajan agendalla päällimmäisenä; uskon vakaasti, että mielekäs työ ja hyvä fiilis korreloivat sekä viimeiselle riville että kasvulukuihin.

Kirjoittaja:
Ray Byman

• Johtaminen