Yhteenveto tietotyön kipupisteistä

Aalto-yliopistossa tuotantotaloutta opiskeleva Jaakko Taskinen on tehnyt Sulavan kanssa diplomityön mm. tietotyön kipupisteistä ja niiden parantamisesta. Työ koostui kirjallisuustutkimuksesta sekä haastatteluista suomalaisissa organisaatioissa ja niiden analysoinnista. Alla on Jaakon yhteenveto työn keskeisistä kohdista kipupisteiden suhteen.

Petri Raitio, työn ohjaaja

Diplomityössäni selvitin muun muassa tietotyön pahimmat kipupisteet suomalaisissa organisaatioissa tällä hetkellä. Haastateltavana oli yhdeksän johtajaa suomalaisista organisaatiosta. Alla olevassa kuvaajassa on kerrottu tutkitut kipupisteet ja niiden vakavuus tällä hetkellä.

Pahimmat kipupisteet

Pahin kipupiste tällä hetkellä on palavereihin kuluva aika. Kalenteri pullistelee kokouksia, joissa pahimmassa tapauksessa suurin osa osallistujista tekee muita töitä. Kokousten suuri määrä johtuu pääosin siitä, että kokouksia ei valmistella kunnolla (jolloin niiden tehokkuus on huono), ja niihin kutsutaan liikaa ihmisiä. Monissa tapauksissa myös koko kokouksen voisi jättää pitämättä ja hoitaa viestintä muilla keinoin.

Sähköpostin parissa kuluva aika oli myös valtava ongelma. Kun viestintätyökaluista hallussa on vain sähköposti, kaikki ongelmat näyttävät nauloilta. Kompleksisten asioiden hoitaminen sähköpostilla tai aikataulujen sopiminen on usein yhtä piinaa. Lisäksi suuri osa sähköpostiviestinnästä on turhaa: jos viestin jakelusta ei ole varma, on omasta näkökulmasta turvallisempaa, että viestin vastaanottajia on kymmenen liikaa kuin yksi liian vähän.

Kolmas suuri ongelma liittyy tiedon tallentamiseen ja etsimiseen. Tiedon ja dokumenttien tulisi jäädä organisaation käyttöön työskentelyn jälkeen, mutta kiireessä ne usein jäävät paikkaan, josta siihen ei kukaan pääse käsiksi tai ainakaan löydä. Lisäksi tiedon tallentamiseen käytetty aika tuottaa harvoin työntekijälle itselleen minkäänlaista hyötyä tai palkintoa. Tiedon etsiminen ei välttämättä ole sen helpompaa. Ensin työntekijällä pitää olla tieto siitä, että asiasta on tarkempaa tietoa olemassa jossain organisaation syövereissä. Tieto on usein myös hiljaista, jolloin tulisi tietää kuka asiasta tietää jotain. Kun tiedon olemassaolosta ei ole varmuutta, on usein helpompi ratkaisu vain tehdä sama asia taas kerran uudestaan.

Miten ongelmat tulisi ratkaista?

Tietotyön kehittämistä voi lähestyä joko puuttumalla yksittäisiin oireisiin tai miettimällä niiden takana olevia syitä, joista akuutteja syitä oli useampia. Kyse on sekä puutteellisista työkaluista että organisaation toimintatapoihin liittyvistä puutteista. Esimerkiksi epäselvä vastuunjako (sisältäen huonon delegoinnin) on yksi keskeinen tietotyön tuottavuutta haittaava tekijä. Tarjoamalla tietotyölle hyvät toimintaedellytykset helpottuvat havaitut ongelmat usein lähes itsestään.


Tilaa lukijaan