Suomen parhaan intranetin tekevät ihmiset

onnistunut_projektiIntranet puhuttaa, askarruttaa ja aiheuttaa usein ahdistusta. Kokemukseni perusteella on tullut aika romuttaa vanha intranet, pyyhkiä koko nimi pois selkäytimistämme ja aloittaa aivan uudella konseptilla.

Intraneteista jopa kilpaillaan, katso vaikka Suomen paras intranet -kilpailu. Itse olen sitä mieltä, että yritykset ja muut työyhteisöt eivät kilpaile intranetillään vaan omalla liiketoiminnallaan. Mutta jos tuo kilpailu saa yhdenkin ihmisen tai tiimin innostumaan ja syntyy jotain uutta liiketoimintaa eteenpäin vievää kehitystä, se on varmaan tavoitteensa täyttänyt. Mielenkiinnolla odotan minkä arvonimen tuon kilpailun voittajatiimi saakaan.

Intranetia on perinteisesti käytetty sisäiseen viestintään ja tuota sisäistä viestintää nyt ravistellaankin yhteisöllisyyden, joukkoistamisen ja jopa pelillistämisen tarpeilla. Kenellä onkin sitten se viimeinen vinkki tai uutinen, haluaa sen liverrellä nopeasti myös muille. Julkiset yhteisö- ja uutispalvelut ovat muuttaneet meidän kaikkien ajatus- ja toimintamalliamme viestinnän suhteen ja ehdottomasti oikeaan suuntaan. Voimme vapaasti kommentoida uutisia ja näin jopa joskus auttaa ammattitoimittajia heidän työssään. Samalla konseptilla tulisi toimia myös yrityksen tai työyhteisön sisäinen viestintä. Sen ei tarvitse olla enää ainoastaan viestintäosaston vastuulla, vaan kaikille tulee antaa mahdollisuus avata keskusteluja, osallistua, kertoa kuulumisia ja jakaa tietoa.

Intranet ei ole koskaan valmis

Intranet tulee suunnitella ja kehittää niin, että siitä tulee luonnollinen osa päivittäistä tietotyötä jokaiselle työntekijälle. Kun jokainen on osaltaan sisällöntuottaja, myös sisältö kehittyy oikeiden tarpeiden mukaan. Syntyy oikeaa vuorovaikutteista tiedon jakamista ja onnistuneita tiedonhakutuloksia. Kuinka montaa työntekijää kiinnostaa uutinen siitä, että yrityksen työterveyslääkäri on vaihtunut? Pääasia on, että se tieto on löydettävissä, kun henkilö sairastuu ja tarvitsee lääkärin yhteystiedot.  Sisällön suunnittelussa tärkeintä onkin miettiä tiedon luokittelu (Managed Metadata), tiedon elinkaaren hallinta (Information Policy Management), käyttäjäoikeudet (User Permissions) ja tiedon kohdistaminen (Audience Targeting).

Yksi kieli riittää intranetissa

Isot globaalit yritykset tuskastelevat usein miettimällä intranetin kieliversioita. Käyttöliittymäkieleksi riittää yrityksen globaali kieli. Aivan eri asia on miettiä, millä kielellä sisältöä tuotetaan. Jos halutaan aidosti avoin globaali intranet ympäristö, niin missään nimessä ei kannata tehdä eri kielisiä intranettejä, koska tämä johtaa väistämättä siiloutumiseen.  Sisältö tulee suunnitella matriisiorganisaatio mallisesti linjassa yrityksen liiketoimintaan. Esimerkiksi on olemassa vain yksi diakirjasto, jossa ylläpidetään kaikkia erikielisiä yritysesittelyjä. Työryhmätilat ja keskustelut avataan globaalisti aihealuettain.  Näin niiden käytöstä tulee avointa ja jokaista käyttäjää palvelevaa sekä samalla hyödynnetään koko organisaation tiedot ja taidot.

Intranet on vain yksi osa yrityksen tietotyötä

Sulava toi markkinoille ensimmäisenä kumppanina konseptin kokonaisvaltaisesta tietotyön kehittämisestä. Nythän näitä tietotyön kehityshankkeita on ilmestynyt jo muidenkin toimittajien tuotesalkkuun. Meidän mielestämme teknologia on ihmistä varten ja usein projektimme jatkuvat vielä siinä, missä muut ne yleensä lopettavat. Tästä syystä esimerkiksi intranet-projekteissamme kannustamme asiakkaitamme tekemällä oppii -konseptimme avulla ottamaan itse tarvittavan teknologian haltuun, ja näin myös minimoimaan tulevaisuudessa ylläpitokustannukset. Intranet-teknologia ei missään nimessä vaadi kalliita ylläpitosopimuksia, vaan ne voi yritys säästää vaativampia ohjelmistohankkeitaan varten. Riittää kun yrityksellä on muutama asiasta kiinnostunut pääkäyttäjä resursseinaan. Emme myöskään usko puuduttaviin konseptointiprojekteihin, vaan meidän tehtävämme on ymmärtää asiakkaan liiketoiminta tarpeeksi syvällisesti, ja tarjota kulloinkin käytettävissä olevan teknisen alustan parhaat käytännöt valmiina malleina, joista asiakas voi valita parhaimman. Tämän jälkeen lopusta huolehtivat yrityksen ammattitaitoiset, asiantuntevat ihmiset, jokainen oman vastuualueensa tietoja ylläpitäen ja jakaen. Vai oletko eri mieltä?

Katso Sulavan palvelut: Intranet- ja SharePoint-ympäristöjen konseptoinnit ja käyttöönotot, Office 365 -esiselvitys


Tilaa lukijaan