Työn pelillistämisellä pysyvään flow-tilaan

Milloin olet viimeksi kokenut niin sanotun flown? Flow on tila, jossa tunnet jatkuvasti ylittäväsi itsesi ja oppivasi uutta. Flowssa hommat sujuvat sutjakkaasti. Töissä flown voi kokea kun Excel-taulukko syntyy kerrankin kuin itsestään tai pidät vaativaa presentaatiota yleisön edessä.

Ikävä kyllä useimmat kokevat flown harvoin ja sitäkin harvemmin flow koetaan töissä. Yleensä flow itseasiassa koetaan vapaa-ajalla, usein jotain peliä pelatessa. Kuitenkin flow olisi äärimmäisen hyödyllinen tila niin työnantajan kuin työntekijänkin kannalta. Työnantajalle on edullista, että työt etenevät ripeästi. Työntekijä taas saa tällaisesta työstä kiksejä, flow-tilassa ihminen on myös usein onnellisimmillaan.

Miten flow sitten voitaisiin siirtää vapaa-ajalta ja pelien pelaamisesta päivittäiseen työhön?

Tarkastellaanpas flown kahdeksaa osatekijää:

  1. Tehtävällä on selvät päämäärät.
  2. Yksilön kyvyt ja tehtävän vaativuus ovat tasapainossa (tehtävä ei ole liian helppo eikä liian vaikea).
  3. Yksilö tuntee pystyvänsä kontrolloimaan tilannetta.
  4. Tehtävä on itsessään palkitseva.
  5. Yksilön keskittyminen on täydellistä.
  6. Tehtävän etenemisestä saa välitöntä palautetta.
  7. Oman minän arviointi vähenee.
  8. Ajantaju katoaa.

(Lähde: Wikipedia)

Kaikki kahdeksan osatekijää voisivat periaatteessa hyvinkin sopia työhön. Käytännössä näin ei kuitenkaan ole. Tehtäviä ei ehkä ole määritetty selkeästi tai tehtävän merkitys suuremmalle tavoitteelle on epäselvä. Keskittymistä häiritsee viiden minuutin välein oikeaan alakulmaan pomppaava Outlookin uudesta sähköpostista ilmoittava ikkuna tai Facebook-tabin uudesta notifikaatiosta kertova (1). Palautetta saa vain kaksi kertaa vuodessa kehityskeskustelussa. Tehtävät ovat rutiininomaisia ja liian helppoja tai tuntuvat liian hankalilta ja suurilta kokonaisuuksilta. Käskyt tulevat ylhäältäpäin tai hommia on yksinkertaisesti liikaa, jotta henkilö tuntisi kontrolloivansa tilannetta. Osatekijät 1-6 voidaan taklata pelillistämällä. Kohdat 7-8 saavutetaan muiden seurauksena. Avaan seuraavassa Office Action Engine –pelillistämiskonseptiamme (OAE), jolla todella pyrimme tekemään tietotyöstä pelkkää flowta.

Päämäärät

Tehokkaan tietotyön a ja o on koko ajan tietää mitä tehdä. Senpä vuoksi viikon tai kuukauden alussa on hyvä uhrata hetki tulevan viikon / kuukauden tavoitteiden suunnittelulle. Tavoitteenani voi olla vaikkapa myydä uusia projekteja X eurolla, saada asiakkaiden Y ja Z intranetit konseptoitua, käynnistää uusi pilottiprojekti ja pitää Sosiaalinen media yrityskäytössä -koulutus.

Jotta alkukuusta ei tulisi pelkästään facebookattua ja loppukuusta tehtyä ympäripyöreitä päiviä, tavoitteet kannattaa muuttaa listaksi konkreettisia tehtäviä, jotka sijoitetaan esimerkiksi Outlook-kalenteriin valmiiksi. Tämä kaikki on organisoiduimmille meistä arkipäivää jo nyt – pelillistämisratkaisumme kuitenkin pakot… kannustaa jokaisen työntekijän vastaavaan järjestelmällisyyteen. Parasta tässä natsituksessa kuitenkin on etenemisen tunne: Näen päämäärien lähestyvän prosentti prosentilta kun merkkaan tehtäviä tehdyksi!

tavoite

Kyvyt & vaativuus

Videopeleissä ajoradat / hirviöiden tappaminen / possujen saaminen päiviltä vaikeutuu tasaisesti pelin edetessä ja taitojen kasvaessa. Kuitenkaan vaikeusaste ei voi jatkuvasti kasvaa osaamisen äärirajoilla, vaan vaihtelu levon ja taitojen venyttämisen välillä on välttämätöntä.  Samalla tavalla myös työn pitäisi muuttua haastavammaksi ajan ja taitojen karttumisen myötä ja vaativuuden vaihdella juuri henkilön osaamisen rajoissa.

Pelit on mahdollista suunnitella siten, että ne etenevät jotakuinkin samalla tavalla kaikille pelaajille. Työelämässä näin ei kuitenkaan ole, vaan jokaisen työntekijän etenemispolku tehtävineen on yksilöllinen. Tämän vuoksi jokainen työntekijä suunnittelee ”pelinsä” itse yhteistyössä esimiehensä kanssa. Office Action Engine tarjoaa tähän välineen. Kun työntekijä itse suunnittelee työnsä ja pilkkoo sen etukäteen konkreettisiin palasiin, näkee välittömästi mitä minkäkin tavoitteen saavuttaminen vaatii. Jos tehtävissä on jotain, mikä ei itseltä onnistu, tehtävän voi laittaa Office Action Enginen työmarkkinapaikalle, josta joku osaavampi voi sen poimia pisteitä vastaan. Pisteet voi muuttaa omasta (ja yrityksen) tahdosta riippuen vapaiksi, rahaksi tai ”ostaa” jonkun muun palveluita kun itse kohtaa liian kinkkisen haasteen.

eteneminen

Kontrolli & palkitsevuus

Office Action Engine lähtee siitä, että työntekijälle annetaan mahdollisuuksien rajoissa kontrolli omaan työhönsä. On tutkittu, että esimerkiksi siivoojien työtyytyväisyys ja tehokkuus nousee, kun työtavat ja -järjestyksen saa valita itse. Hypoteesimme on, että tietotyöläinen toimii samoin.

Kontrolloimisen tunteeseen liittyy myös se, ettei työntekijää pakoteta tuhlaamaan aikaansa turhiin palavereihin, sähköposteihin ja sisäisen tiedon etsimiseen. Pelillistämisratkaisumme neuvoo kuinka hoitaa nämä rutiinitehtävät mahdollisimman tehokkaasti, muita mahdollisimman vähän kuormittaen. Kun rutiinitehtävät minimoidaan, voidaan keskittyä haastaviin ja luovuutta vaativiin töihin, jotka tuntuvat palkitsevilta.

palaute

Keskittyminen

Office Action Engine ei yksin takaa keskittymisrauhaa, mutta ainakin se opettaa koko organisaatiolle oikeat toimintatavat. Kun henkilö haluaa keskittyä, Lyncin tila laitetaan punaiselle ja sähköpostin ponnahdusikkuna pois päältä – sisäisiä sähköpostejahan ei meidän pelillistämisratkaisua käyttävässä yrityksessä lähetetäkään.

Palaute

Yksi Office Action Enginen keskeisimmistä piirteistä on palaute. Järjestelmä antaa kaikesta henkilön tietotyöstä pisteitä niiden hyödyllisyyden mukaan. Lisäksi ratkaisu kerää jatkuvaa palautetta työntekijän kollegoilta ja esimieheltä. Kun henkilö esimerkiksi merkkaa tehtävän tehdyksi, se ilmestyy intranetissä hänen uutissyötteeseensä. Jos tehtävän lopputuloksena on vaikkapa dokumentti, tilapäivitys sisältää luonnollisesti linkin dokumenttiin. Tällöin uutissyötettä seuraavat pysyvät koko ajan kärryillä yhteisten projektien etenemisestä. Lisäksi kiinnostuneet voivat käydä kurkkaamassa lopputuotosta ja kommentoida, tykätä tai kontribuoida – tarvittaessa jopa ylistää.

profiili

Maailma ei ole vielä valmis…

Inspiroiko tämä kirjoitus? Oletko eri mieltä jostain? Haluatko päästä flowhun ja saada työkaverit mukaan? Se on mahdollista ja jopa toivottavaa, sillä etsimme nyt pilottiasiakkaita kehittämään Office Action Engine -pelillistämisratkaisua yhdessä kanssamme. Jos kiinnostuit, ota yhteyttä!

Katso Sulavan palvelut: Tietotyön mittaaminen


Tilaa lukijaan