SharePoint 2010 toi Psyconiin uutta yhteisöllisyyttä

psycon

Psycon Oy on rekrytointiin, henkilöarviointeihin, strategiseen resursointiin ja johtamisen kehittämiseen erikoistunut konsulttiyhtiö. Psycon on kehittänyt henkilöstöresursseja ja johtamista Suomessa jo 60 vuoden ajan. Psyconin toimipisteet sijaitsevat kuudella paikkakunnalla Suomessa ja lisäksi Pietarissa Venäjällä.

Tavoitteena moderni, kaikkia käyttäjiä palveleva intranet-ratkaisu

Psyconilla useita vuosia käytössä ollut toiminnanohjausjärjestelmä oli tullut tiensä päähän. Palvelu oli räätälöity, mikä rajoitti sen jatkokehitysmahdollisuuksia. Esikartoituksen jälkeen päädyttiin SharePoint Server 2010  -tuotteeseen, joka mahdollisti yhteisen alustan kaikille kehittämisstrategiaan kirjatuille kohteille. Käyttöönotto toteutettiin yhteistyössä Sulavan kanssa ja tavoitteena oli kehittää uusi käyttäjäystävällinen intranet sekä toimiva dokumentinhallinta. Suunnittelu ja toteutus tehtiin Sulavan ”Tekemällä oppii”- mallilla joten projektissa minimoitiin raskas määrittelydokumentaatio sekä rautalankamallinnus. Projektiryhmä pääsi heti alkumetreillä tutustumaan suoraan tuotantoympäristöön tehtyihin malleihin ja näin SharePoint työkaluja päästiin heti kokeilemaan ja vertailemaan käytännössä. Sisältöä ja toiminnallisuuksia valittaessa ehdottomina tavoitteina oli yhteisöllisyyden lisääminen, tiedon löydettävyys ja sisäisen tiedonkulun sekä dokumenttienhallinnan parantaminen.

Tuloksena tehokkaasti käytössä oleva tiedotus- ja tietotyötä tehostava palvelu

Uusi intranet otettiin käyttöön suunnitellun aikataulun mukaisesti. Käyttöönoton myötä yhteistyö ja tiedon kulku Venäjän ja Suomen välillä parani entisestään, samalla englanninkielen rooli konsernikielenä vahvistui. Sisällöntuottajina toimii koko henkilöstö ja palvelussa huomioitiin erityisesti sisäisten uutisten kohdentaminen käyttäjän sijainnin mukaisesti. Tiimi-, projekti- ja asiakastyötilojen käyttöönotto tehosti tiedonhallintaa ja SharePointin hakutuloksen monipuolisuus sai käyttäjiltä tyytyväisiä kommentteja.

Loppukäyttäjät ovat avainasemassa palvelun jatkuvassa kehittämisessä

Intranet ei ole koskaan valmis ja sen sisältö elää ja kehittyy vain loppukäyttäjien toimesta. Psyconlaiset ovat löytäneet uudesta palvelusta modernin yhteisöllisen tavan kommunikoida. Sisäisiä sähköpostiviestejä on vähennetty tietoisesti ja tiedotus tapahtuu pääosin uudessa ympäristössä. Myös Psyconin toimitusjohtaja Tapani Haavisto on ottanut blogityökalun aktiiviseen käyttöönsä. Blogista onkin kehkeytymässä tärkeä lisäkanava johdon ja henkilöstön väliseen vuoropuheluun. Myös uutisia kommentoidaan ja sähköisissä työtiloissa jaetaan materiaaleja ja ajatuksia aktiivisesti.

Psyconin ICT manageri Sari Kohtala kuvailee yhteistyötä Sulavan kanssa näin:
”Yhteistyö Sulavan kanssa on ollut mutkatonta ja sujuvaa. Asiakkaan liiketoiminnan tarpeita on ymmärretty hyvin ja olemme saaneet myös jatkokehitystä ajatellen hyviä vinkkejä. Meitä on toiveidemme mukaisesti opetettu huolehtimaan palvelun normaalista ylläpidosta, mutta pulmatilanteissa emme ole jääneet yksin, vaan apua on saatu nopeasti.”

Katso Sulavan palvelut: Intranet- ja SharePoint-ympäristöjen konseptoinnit ja käyttöönotot, Office 365 -esiselvitys


Tilaa lukijaan