Taideyliopisto yhdisti sähköpostijärjestelmät ja siirtyi käyttämään Office 365 -palvelua

uniarts_x_screen_blackKuvataideakatemia, Sibelius-Akatemia ja Teatterikorkeakoulu yhdistyivät vuoden 2013 alussa vapaan taiteen yliopistoksi Taideyliopistoksi. Nykyisten yliopistojen henkilöstö ja opiskelijat siirtyivät Taideyliopistoon. Opiskelijoita on yhteensä noin 2100 ja henkilötyövuosia noin 650.

Taideyliopisto valitsi uuden viestintäinfrastruktuurinsa alustaksi Microsoftin Office 365:n. Sulava valittiin suunnittelu- ja toteutuskumppaniksi siirtymään, jossa suuri osa toteutuksesta jäi Taideyliopiston IT:lle. Projekti aloitettiin joulukuussa 2013, ja tavoitteena oli tehdä siirtymät seuraavan puolen vuoden aikana. Taideyliopistolla oli käytössä viisi erillistä sähköpostijärjestelmää. Projektin tavoitteena oli yhdistää järjestelmät Exchange Onlineen ja ottaa käyttöön uusi ensisijainen uniarts.fi-sähköpostiosoite. Lisäksi yliopistolle otettiin samassa käyttöön myös Lync Online pikaviestintään ja videoneuvotteluihin.

Viiden sähköpostijärjestelmän migraatio haluttiin tehdä vaiheittain, jotta loppukäyttäjätuki pystyisi palvelemaan käyttäjiä tarvittavalla palvelutasolla. Myös siirrettävä vanhojen sähköpostien määrä oli kokonaisuudessaan melko iso. Projektissa haluttiin luoda valmiudet Taideyliopiston IT:lle ottaa uuden palvelun operointi omaan haltuun. Niinpä Taideyliopiston IT otti alusta asti ison roolin suunnittelussa ja tekemisessä, ja suoritti itse kaksi viimeistä migraatiota onnistuneesti aiemmin yhdessä tehdyn suunnitelman mukaisesti.

Sulavan seniorikonsultti Arttu Arstila kommentoi projektin erityispiirteitä:

”Akatemiakohtaisia työasemaympäristöjä ei oltu projektin aikana vielä yhdistetty, ja käyttäjistä monella oli Mac-läppäri. Opiskelijoiden osalta palvelua pitää voida käyttää millä laitteella tahansa. Tämä huomioitiin suunnitteluvaiheessa. Lisäksi jokainen viidestä sähköpostijärjestelmästä siirrettiin käyttäen eri teknistä migraatiomenetelmää. Projektissa suureksi avuksi oli Taideyliopiston samaan aikaan käyttöön ottama uusi IDM-järjestelmä, jonka avulla tunnushallinta toimi automatisoidusti.”

Taideyliopiston järjestelmäasiantuntija & projektipäällikkö Anssi Suokas kertoo projektista:

Anssi Suokas Taideyliopisto”Uusi järjestelmä tarjoaa akatemioidemme loppukäyttäjille yhdenvertaisen palvelun sisältäen sähköpostin lisäksi myös muita ominaisuuksia, kuten yhteiset kalenteriominaisuudet ja Lync Online -pikaviestinnän. Siirtymä useasta sähköpostijärjestelmästä yhteen vähentää ylläpidollisia kustannuksia ja on linjassa akatemioidemme IT-palveluiden keskittämisen kanssa.

Microsoftin Office 365 –pilvipalvelu soveltui parhaiten vastaamaan tarpeitamme, kun tunnistautuminen palveluun toteutettiin federoidulla kirjautumisella omaa hakemistopalveluamme vasten ja vanhat sähköpostit migratoitiin uuteen palveluun. Projektissa pysyttiin sovituissa kustannuksissa sekä aikataulussa. Sulava hoiti osuutensa hyvällä ammattitaidolla, osaavasti ja joustavasti.”

Katso Sulavan palvelut: Office 365 -esiselvitys


Tilaa lukijaan