Pöyry siirtyi Notesista Office 365:een

Pöyry on kansainvälinen konsultointi- ja suunnitteluyhtiö, joka palvelee energia-alan ja teollisuuden asiakkaita maailmanlaajuisesti. Toimintaa tukemaan haluttiin modernit kollaboraatio- ja kommunikaatiovälineet.

poyryPöyry tarjoaa liikkeenjohdon konsultointia ja suunnittelupalveluita sekä vahvaa projektien toteutuskykyä ja asiantuntemusta energia-alan ja teollisuuden asiakkaille maailmanlaajuisesti. Keskeiset toimialat ovat energiantuotanto, sähkön siirto ja jakelu, metsäteollisuus, kemianteollisuus ja biojalostus, metalli- ja kaivosteollisuus, liikenne ja vesi. Pöyryllä on laaja paikallistoimistoverkosto ja yhtiön palveluksessa on noin 6 000 asiantuntijaa. Pöyryn liikevaihto vuonna 2014 oli 571 miljoonaa euroa, ja yhtiön osakkeet on listattu NASDAQ OMX Helsingissä (Pöyry OYJ: POY1V).

Pöyry oli sinnitellyt pitkään vanhentuneella IBM Notes-alustalla. Pöyryn CIO Vesa Erolainen aloitti tehtävässään kesällä 2012, jonka jälkeen IT käynnisti useita eri uudistamishankkeita: aiemmin hajautetun IT:n toimintoja aloitettiin keskittää, palveluja ulkoistettiin mm. Infosysille, ja IT-ympäristöä ruvettiin modernisoimaan. Yhtenä tavoitteena uudistamishankkeissa oli siirtyä käyttämään moderneja kollaboraatio- ja viestintävälineitä ja ottaa käyttöön Office 365 ja sen tarjoamat palvelut, ja samalla siirtää konsernin sähköpostit Notesista Office 365:een.

Office 365 -käyttöönotto aloitettiin kevään 2013 aikana, yhteistyössä Microsoftin kanssa toteutettiin konseptointiprojekti, ja siitä kesän 2013 aikana saatujen tulosten rohkaisemana jatkettiin varsinaisen käyttöönoton suunnitteluun ja pilotointiin elokuussa 2013.

Tässä vaiheessa myös Sulava tuli mukaan projektiin. Sulavan tehtävänä oli tarjota tukea ja osaamistaan Pöyryn IT-tiimille käyttöönoton suunnitteluvaiheessa, ja työ aloitettiinkin kymmenen eri aiheisen työpajan kautta. Työpajoissa käytiin läpi Pöyryn nykytilannetta ja tavoitteita Office 365:n suhteen, sekä luotiin pohja käyttöönottosuunnitelmalle. Työpajojen aiheina oli lukuisia teknisiä osa-alueita aina käyttäjätunnistuksesta sähköpostin reititykseen, ja niissä käytiin läpi myös koulutukseen ja käyttäjien tukemiseen liittyviä asioita. Työpajojen tuloksena oli kattava käyttöönottosuunnitelma, jota lähdettiin toteuttamaan pilotoinnin ja pilottikäyttäjien migraation kautta lokakuun alussa 2013.

Pöyryn käyttöönottomenetelmä oli hyvin rohkea: projektitiimin tehtävänä oli toki luoda tekninen ympäristö ja tausta käytölle, sekä tehdä tarvittavat käyttäjätunnukset ja muut määritykset. Itse tietojen siirtäminen uuteen järjestelmään kuitenkin jätettiin käyttäjien tehtäväksi. Tärkein syy ”tee se itse”-malliin oli tarjota käyttäjille joustava migraatiomalli ja mahdollisuus räätälöidä mitä tietoa, miten paljon ja minne siirretään. Myös kustannukset vaikuttivat päätöksentekoon, pelkät hybridiympäristön lisenssi- ja välinekustannukset olisivat nousseet yli puoleen miljoonaan euroon. Nyt käytetty konversiotyökalu koko organisaatiolle maksoi $ 1500 verkosta ostettuna.

Käyttäjät konvertoivat Notes-sähköpostilaatikkonsa itse Microsoftin Outlookin ymmärtämään muotoon, ja sen jälkeen kopioivat haluamansa kansiot ja viestit Outlookin välityksellä Office 365 -postilaatikkoonsa. Lisäksi käyttäjät siirsivät itse myös henkilökohtaiset työdokumenttinsa aiemmin käyttämistään henkilökohtaisista kansioista Office 365:n tarjoamaan OneDrive-tallennustilaan.

Pöyry panosti alusta lähtien käyttäjien koulutukseen ja tukemiseen. Ensimmäisenä koulutettiin joukko tukikäyttäjiä, joiden tehtävänä oli toimia muiden käyttäjien apuna ja tukena. Käyttöönotto tehtiin vaiheittain ja parhaimmillaan siirrettiin Office 365:een n. 400 käyttäjää viikossa. Siirto tapahtui maittain, ja kussakin maassa ja toimipisteessä järjestettiin käyttöönottotapahtuma, jossa Pöyryn IT-organisaatio jalkautui tukemaan muutosta ja käyttäjien apuna. Lisäksi käyttöönotosta ja uusien toimintojen käytöstä pidettiin kymmeniä online-koulutustilaisuuksia Lyncin välityksellä.

Office 365 -alustan käyttö on laajentunut edelleen pitäen sisällään uuden Sharepoint Onlineen perustuvan intranetin sekä tiimi- ja projektikohtaiset työtilat.

CIO Vesa Erolainen oli erittäin tyytyväinen Sulavan toimitukseen ja toimintatapaan. Hän kertoo projektista seuraavasti:

 erolainen”Office 365 -projektin onnistumisesta kertoo parhaiten ko. hankkeen valinta Pöyryn vuoden tukifunktioprojektiksi. Hankkeella oli myös merkittävä rooli Pöyryn uuden IT-organisaation jalkauttamisessa, ja hanke laittoi muutenkin koko organisaation puhaltamaan yhteen hiileen.”.

Suorat kustannussäästöt jäivät vähäisiksi johtuen lähtötilanteesta. Notes ei ollut enää ylläpidossa ja hardware oli jo poistettu kirjanpidosta ikääntymisensä vuoksi. Suorat säästöt tulivat pääasiassa lukuisia erillisiä työkaluja konsolidoimalla ja toiminnan tehostamisella. Lyncin tehokkaan käyttöönoton säästöt ovat merkittävät.

Epäsuoria säästöjä sen sijaan tuli merkittävä määrä. Työn tekeminen on tehostunut ja tieto on entistä helpommin löydettävissä uusien toimintamallien kautta. Metadatan käyttö ja online-palveluiden aikaan ja paikkaan rajoittumaton käyttömahdollisuus avaa paljon uusia käyttömahdollisuuksia. Myös tuki Pöyryn ydinliiketoiminnalle on parantunut, erityisesti niiden henkilöiden osalta jotka työskentelevät projektisaiteilla ja asiakkaiden tiloissa. Lopuksi CIO Vesa Erolainen toteaa vielä: ”Projektissa pysyttiin sovituissa kustannuksissa sekä aikataulussa. Sulava hoiti osuutensa hyvällä ammattitaidolla, osaavasti ja joustavasti.”

Katso Sulavan palvelut: Office 365 -esiselvitys, Office 365 -käyttöönotot


Tilaa lukijaan