Uudesta intranetistä tuli MTV:n sisäisen viestinnän ykköskanava

MTV logoMTV on suomalainen mediayhtiö, joka uutisoi, viihdyttää ja luo elämyksiä 24 tuntia vuorokaudessa. MTV3, Sub ja AVA ovat koko kansan tuntemia maksuttomia tv-kanavia. MTV Katsomo tarjoaa MTV:n kanavien ohjelmat katsottaviksi verkossa. Maksullisia tv-sisältöjä voi seurata MTV Total -paketin kautta sekä verkossa elokuviin ja sarjoihin keskittyvästä C More -palvelusta. MTV-konserniin kuuluu Mediahub Helsinki Oy, joka tuottaa MTV:n uutistarjonnan. MTV:n omistaa ruotsalainen mediayhtiö Bonnier AB.

MTV:n aikaisempi intranet oli vahvasti räätälöity ja se oli johtanut tilanteeseen, jossa pieniäkin muutoksia oli hankala toteuttaa. Tilanteeseen oli kyllästytty ja MTV:hen haluttiin todella suoraviivainen intranet-toteutus, jossa on yksinkertainen rakenne ja jota on helppo päivittää.

”MTV:n uusi SharePoint Online -intranet on ollut menestys: etusivu on selkeä ja haku toimii hyvin. ”Uusi intramme on selvästi pidetty ja kovassa käytössä”, viestintäpäällikkö Leena Mentula sanoo.

Kun tavoitteena oli saada helppokäyttöisempi, jatkuvasti kehittyvä ja aidosti vuorovaikutteinen intranet, Office 365 ja SharePoint Online olivat helppo valinta intran ympäristöksi.

”Yksi tärkeimpiä tavoitteitamme oli saada intra alustariippumattomaksi. Onkin ollut aivan valtava edistysaskel, että intra on nyt tavoitettavissa kaikilla laitteilla ja käyttöjärjestelmillä”, sanoo Product Owner Petri Haverinen.

Yksi keskeisiä suunnittelussa tehtyjä päätöksiä oli se, että uudessa intrassa mitään ei voi julkaista ilman avainsanaa. Ratkaisu on osoittautunut onnistuneeksi – nyt intranetin haun avulla oikea sisältö löytyy helposti ja hakuruudusta on tullut keskeinen ja ahkerasti käytetty osa intran käyttöliittymää.

”Henkilöstöltä on tullut paljon positiivista palautetta uudesta intrasta. He todella tykkäävät käyttää sitä”, Leena sanoo.

Projektin aikana uudistettiin myös intranet-toiminnan ja kehittämisen malli. Aiemmin koko intra oli vahvasti tietohallintovetoinen, nyt vastuu ja valta on jaettu kaikille yksiköille. Ylläpito on hajautettu eri osastoille niin, että esim. henkilöstöhallinto huolehtii omaa alaansa koskevista sisällöistä.

”Tiedämme hyvin, että intran ylläpito ei ole näiden ihmisten pääasiallista työtä. Vastuuhenkilöt saavat kuitenkin kerran kuussa kalenterimuistutuksen käydä tarkistamassa ja kehittämässä omia sisältöjään. Kaikki tietävät, että uuden intran ei ole tarkoitus jämähtää paikoilleen. Sen pitää uudistua koko ajan”, Leena kertoo.

MTV refe valokuva
MTV:n Petri Haverinen ja Leena Mentula ovat todella tyytyväisiä uuteen intraan – projekti oli hyvin suunniteltu ja toteutettu.

Yammerin sulauttaminen osaksi viestinnällistä intraa on MTV:llä onnistunut erityisen hyvin. Lähtötilanne oli haastava, sillä henkilöstö oli jo tottunut käyttämään Facebookin ryhmiä sisäiseen tiedonvaihtoon. Meitä jännitti, että ihmisiä ei välttämättä olisi helppo saada houkuteltua uuteen järjestelmään. Facebook-aktiivit kuitenkin huomasivat nopeasti Yammerin edut ja siirtyivät mielellään käyttämään sitä. Nyt Yammer-ryhmiä on runsaasti ja henkilöstö osallistuu viestintään aktiivisesti.

”Välillä kuulee viestinnän ihmisiltä, että Yammeria ei oikein saada lähtemään lentoon organisaatiossa. Meillä ei juurikaan ollut vaikeuksia. Iso merkitys oli varmasti sillä, että toimitusjohtajamme Jarkko Nordlund on siellä todella aktiivinen ja oli heti ensimmäisten käyttäjien joukossa näyttämässä mallia”, Leena Mentula sanoo.

Myös Petri Haverinen on positiivisesti yllättynyt Yammerista.

”Intrasta on tullut meidän tiedonjakokanaviemme ykkönen. Yammer on tuonut meille sen, että johto tiedottaa ja viestii asioista saman tien. Ei tarvitse odottaa kuukausi-infoihin asti. Se on ollut superedistysaskel viestinnässämme: tieto tulee heti ja tavoittaa oikeat ihmiset”, Petri sanoo.

MTV valitsi Sulavan intranet-hankkeen toteuttajaksi vertailtuaan useita toimittajia.

”Toimittajien vertailukisassa Sulava erottui muista siinä, että yritys suhtautuu aidon intohimoisesti Office 365:een. Henkilöstö selkeästikin pitää siitä, mitä tekee ja se näkyy kaikessa tekemisessä”, Petri Haverinen sanoo.

”Halusimme tehdä intrauudistuksen Sulavan kanssa, koska he laajensivat projektin työn tekemisen kehittämishankkeeksi. Office 365 -paketin tuominen organisaatioon on paljon isompi asia kuin pelkkä intranet. Henkilöstömme oppinut hallitsemaan pala palalta koko O365-sovelluksien kokonaisuuden”, Leena iloitsee.

MTV refe valokuva2
MTV:n intranetin etusivulta näkee sisäiset tiedotteet, Yammer-keskustelun, videot ja some-kanavat yhdellä silmäyksellä.

Leena Mentulan mielestä Sulavan projekti oli hyvin suunniteltu ja toteutettu.

”Kun intraa tehtiin työpajoissa, näimme jo rakennusvaiheessa, miltä suunnitelmat näyttivät käytännössä. Intra ikään kuin rakentui silmiemme alla ja näimme heti toimivatko siihen tehdyt asiat vai eivät. Jos jokin ei miellyttänyt, pystyimme muuttamaan sen heti”, Leena kertoo.

”Suosittelen ehdottomasti Sulavaa intranet-projekteihin. Itse asiassa olenkin jo suositellut sitä”, Leena nauraa.

Tästä ja uusien toimintatapojen juurruttamisesta kerromme lisää 15.9. webinaarissa!


Tilaa lukijaan