Yksi O365 toimii alustana Indutrade-konsernin kaikille intraneteille

Indutrade_logo2Indutrade-konserni toimii komponenttien ja järjestelmien maahantuonnissa ja myynnissä sekä omien tuotteiden tuotekehityksessä, tuotannossa ja markkinoinnissa. Toiminnan perustana ovat korkealuokkaiset tuotteet, kasvu yrityskauppojen myötä sekä voimakkaasti hajautettu organisaatio, joka pohjautuu erillisten yritysten yrittäjyyteen. Konserniin kuuluu lähes 200 tytäryhtiötä 27 eri maassa, neljällä mantereella. Indutrade konserni työllistää globaalisti yli 4000 ammattilaista.


Sulava toteutti Indutrade-konsernille monipuolisesti Office 365 -palvelua hyödyntävän kokonaisuuden, jossa yhdessä ympäristössä on useiden yritysten omat intranetit. ”Saimme uusia työkaluja ja uutta teknologiaa käyttöön ja samalla tuuletettiin vanhoja pölyttyneitä työtapoja”, sanoo tietohallintojohtaja Jarmo Kaijanen.

Indutrade oli ottanut Office 365:n käyttöön jo vuonna 2014, mutta palvelusta hyödynnettiin käytännössä vain sähköpostia ja Skypeä. ”Kyseessä oli oikeastaan vain O365:n pintaraapaisu. Nyt halusimme saada palvelun koko potentiaalin hyötykäyttöön ja samalla uudistaa vanhoja pölyttyneitä työtapoja”, sanoo Kaijanen.

Projekti kulki intranet -otsikon alla, mutta varsinainen tekeminen ja tavoite nähtiin paljon perinteistä intranetia laajempana.

”Tavoitteenamme oli tehostaa toimistotyötä, tehdä siitä aidosti ajasta ja paikasta riippumatonta.”

Indutrade-konserni on ryhmä itsenäisesti toimivia yrityksiä ja organisaation strategia perustuu hajautettuun malliin. Indutrade omistaa tytäryritykset, mutta sillä ei ole konsernitasoista operatiivista johtoa.

”Tähän kuvioon O365 istuu kuin nenä päähän. Ryhmätyön tehostamisessa ja viestinnässä se on auttanut meitä todella paljon.”

Sulavan toteuttamassa ratkaisussa kaikki yritykset toimivat yhden O365-tenantin alla. Emo-organisaatio on ylin taso ja sen alle voidaan rakentaa yrityskohtaisia intranetejä. Konsernin etusivulla on toiminnallisuus, jonka kautta voi tilata yritykselleen intranetin.

”Saimme tässä projektissa tuotteistettua yrityksen oman intran mallin. Sen avulla kaikki voivat toteuttaa omaa sisäistä viestintäänsä ja ryhmätyöskentelyä.”

Hanke eteni puhtaasti tietohallintovetoisesti. Onnistuminen varmistettiin sillä, että palvelut otettiin ensin käyttöön tietohallinnossa. Näin tiedettiin, miten asiat toimivat ja miten palvelu kannattaa ottaa käyttöön liiketoiminnassa.

Kaikkien yritysten toimitusjohtajista muodostettiin ohjausryhmä, joka työskenteli käyttöönotettavan palvelun työtilassa, jakoi siellä kokousmuistiot ja hoiti viestinnän Yammerissa.

”Näin saatiin tekemiseen positiivinen pakote – palvelu tuli kuin huomaamatta tutuksi ja käyttöön.”

Miksi Indutrade valitsi Sulavan tähän projektiin? Kaijasen mukaan Sulavan asiantuntijoiden aktiivinen osallistuminen sosiaalisessa mediassa sekä Sulavan blogissa julkaistut asiantuntevat kirjoitukset olivat luoneet heille kuvan, että Sulava on yritys, jonka kanssa Indutrade haluaa tehdä joskus yhteistyötä.

”Itse projektin läpivienti tuki hyvin tätä viestinnän kautta syntynyttä mielikuvaa. Sulavan tekijöiden ote oli erittäin ammattimainen alusta loppuun saakka, niin työpajojen vetämisessä, asioiden selvittämisessä kuin toteutustyössä.”

”Olen todella tyytyväinen projektiin. Sulavan kanssa oli koko ajan hyvä meininki tekemisessä. Tämä oli pitkästä aikaa sellainen hanke, josta oli aidosti itsekin innoissaan. Saimme uusia työkaluja ja uutta teknologiaa käyttöön ja samalla tuuletettiin vanhoja pölyttyneitä työtapoja”, sanoo Kaijanen.


Tilaa lukijaan