Teknos siirrettiin kymmenestä järjestelmästä yhteen O365-palveluun

Refe-logoTeknos on Euroopan johtavia teollisuusmaalien valmistajia, jolla on vahva asema kauppa- ja rakennusmaaleissa. Teknoksella on tuotantoa seitsemässä maassa: Suomessa, Ruotsissa, Tanskassa, Saksassa, Puolassa, Venäjällä ja Kiinassa. Lisäksi Teknoksella on omia myyntiyhtiöitä 17 maassa ja vientiä yli 20 muuhun maahan oman edustajaverkoston välityksellä. Teknos on perustettu vuonna 1948, ja se on yksi Suomen suurimpia perheyrityksiä. Teknoksen liikevaihto vuonna 2015 oli 291 miljoonaa euroa ja se työllistää lähes 1200 henkilöä.

Sulava toteutti Teknokselle Office 365 -käyttöönoton, jossa vietiin kymmenen erillistä sähköpostiorganisaatiota ja 16 maata yhteen pilviympäristöön.

”Sulavalla oli selkeä malli siitä, miten eri vaiheet ajetaan läpi”, sanoo Teknoksen ICT Manager Edward Skärström.

Lähtöasetelma projektille oli haastava ja mielenkiintoinen. Yhteen ympäristöön piti saada siirretyksi kolme Lotus Notes -ympäristöä, kaksi Microsoft Exchange On premises -ympäristöä, neljä pilvisähköpostia ja yksi erillinen O365-palvelu. Siksi projekti aloitettiin tekemällä ensin kattava O365-esiselvitys ja vasta sen jälkeen otettiin käyttöön Exchange Online ja Skype for Business –palvelut.

Sulavan laatimassa esiselvityksessä käytiin tarkkaan läpi, mitä tällainen siirtymä vaatisi, kuinka se tulisi tehdä ja mitä hyötyjä olisi saatavissa.

”O365-esiselvityksen loppuraportti perusteli hyvin yrityksemme johdolle, miksi tässä siirtymässä on järkeä. Meillä oli tiettyjä pelkoja ja epäilyksiä pilveen menon suhteen. Sulavan asiantuntijoiden kanssa pidetyissä työpajoissa ne kaikki saatiin käsiteltyä ja selätettyä päätöksentekoa varten”, sanoo Skärström.

Vaikka projektissa oli mukana 16 maata, se pystyttiin tekemään käytännössä ilman matkustelua. Viidessä maassa organisaation omat it-henkilöt hoitivat työt ja maissa, joissa ei ole omaa it-henkilöstöä, siirtymä hoidettiin Suomesta käsin, paikallisten it-partnereiden avustuksella.

”Tietohallinnon näkökulmasta tämä oli erittäin merkittävä muutos. Kun projekti käynnistyi, yhteistyötä eri maiden välillä oli meillä tehty hyvin vähän – maat olivat kuin omia itsenäisiä saaria it-näkökulmasta. Ei ollut esimerkiksi yhtenäistä käyttäjähallintaa, vaan kaikki oli maakohtaisesti hallittua. Täytyy sanoa, että itsekin yllätyin, kuinka hyvin ja vaivattomasti asiat lopulta saatiin toteutettua etänä.”

Sulava oli tullut Teknokselle tutuksi vuonna 2014 tehdyn intranet-työpajan kautta ja sitä kautta yritys oli mukana vaihtoehtona, kun toteuttajaa O365-projektille etsittiin.

Teknos
Teknoksen ICT Manager Edward Skärström.

”Kun tapasimme sulavalaisia ja kuulostelimme referenssejä, syntyi heti käsitys, että Sulava on johtava Microsoft-teknologian asiantuntija Suomessa. Päätimme nopeasti tehdä esiselvityksen Sulavan kanssa. Se meni hyvin ja samalla siinä syntyi selkeä suunnitelma jatkoprojektille.

Skärstömin mukaan toteutusprojekti eteni hyvin. Positiivinen yllätys oli se, että sähköpostijärjestelmien migraatio-ajot sujuivat ongelmitta. Erityisen haastava oli Tanskan On premises -Microsoft-ympäristöön tehty hybridiratkaisu, mutta sekin saatiin nopeasti toimimaan.

”Sulavalla oli selkeä malli siitä, miten eri vaiheet ajetaan läpi. Meidän tarvitsi vain olla mukana ja todeta, että hyvin menee. Voin ehdottomasti suositella Sulavaa tällaisiin projekteihin”, sanoo Skärström.


Tilaa lukijaan