Pistesarjojen intranet täydentää O365-kokonaisuutta

Sulava toteutti Pistesarjoille intranetin, jonka idea on toimia loogisena osana Office 365-palvelukokonaisuutta. ”Halusimme kaiken hyödyn irti lisensseistä ja O365-ympäristöstä. Intra on meille osa tätä kokonaisuutta”, sanoo Pistesarjojen osakas Heikki Hämäläinen.


Pistesarjat on talotekniikkaan liittyvien erikoiskaapeli-, sulanapito- data- ja vaativien sähkölämmitysratkaisujen osaaja sekä toimialansa edelläkävijä.

Yritys on viime vuosina laajentanut kattavaa asiantuntijapalvelua ja tuotevalikoimaa palonkestävien kaapelijärjestelmien komponenttien toimituksiin, laadukkaiden valokuitu- ja cat-kaapelien kokonaisjärjestelmiin sekä teollisuuden vaativiin instrumentointikaapeleihin.

Pitkän historian aikana tuhannet rakennuskohteet Suomessa ja ulkomailla on toteutettu Pistesarjojen tuotteilla ja useat näistä toimivat vielä tänäkin päivänä.

Pistesarjat Oy oli juuri päivittänyt toiminnanohjausjärjestelmänä toimivan Microsoft Dynamicsin ja samalla päättänyt siirtää it-infrastruktuurin Azureen. Office 365 haluttiin ottaa samalla käyttöön, jotta keskeiset tietotyössä käytettävät ohjelmistot toimisivat saumattomasti kokonaisuudessa.

”Olimme täysin kyllästyneitä siihen, että aina kun piti tehdä muutoksia, tuli ongelmia: jokin järjestelmä kokonaisuudessa oli vanha eikä enää toiminut. Ja sehän oli sitten aina ”asiakkaan” vika, kun jokin ei toimi.”

Nyt ongelmista on päästy, kun Pistesarjoilla on aina käytössä uusimmat versiot Microsoftin pilvestä. It-osaajat voivat keskittyä työssään olennaiseen, kuten liiketoiminnan tukemiseen.

”Office 365:n kanssa meidän näkökulmamme oli, että tekniikka mahdollistaa paremman toimintakulttuurin, jos sitä osataan hyödyntää oikein. Halusimme kaiken hyödyn irti toiminnanohjausjärjestelmästämme yhdessä O365-ympäristön kanssa.”

Sulavan kanssa Pistesarjat halusi rakentaa ympäristöön SharePoint Online-intranetin, joka ei olisi itsenäinen saareke, vaan täydentäisi O365-kokonaisuutta.

”Halusimme nimenomaan katsoa O365:ttä kokonaisuutena ja intra nähtiin siinä yhtenä osasena. Esim. Yammer, Delve ja Ryhmät ovat meille vähintään yhtä tärkeitä palasia tässä.”

Projektin työpajoissa käsiteltiin laajasti tietotyön ja O365:n tärkeitä osa-alueita. Mitä tapahtuisi vanhalla palvelimella oleville yhteisille dokumenteille? Mikä olisi Ryhmien rooli päivittäisessä työssä? Kuinka markkinointitiimi toimii ympäristössä? Mitkä asiat on syytä toteuttaa intraan ja mille on olemassa jo valmis ratkaisu? Pistesarjojen puolelta työryhmässä oli mukana henkilöitä it-, talous-, hallinto-, ja markkinointi-osastoilta.

Heikki Hämäläinen, Pistesarjat

”Lähdimme hieman takamatkalta tähän muutokseen, sillä meillä ei ole tämän tyyppisiä palveluja ja sovelluksia ollut käytössä ennen. Kestää hetken, että saadaan kaikki aktiiviseen jokapäiväiseen käyttöön.”

Hyvä esimerkki tästä on Skype for Businessin ja Outlookin käyttö. Eri toimipisteiden henkilöitä on koulutettu käyttämään kalenteria, tekemään kokousvarauksia ja hoitamaan kokouksia Skypellä. Uudet tavat alkavat pikkuhiljaa yleistyä.

”Yksi kaveri soitti hädissään, että missä oikein olen, kun en ole neukkarissa ja kokous alkaa viiden minuutin päästä. Totesin vaan, että kuule, nykyään ei tarvitse enää olla neukkarissa osallistuakseen kokoukseen. Tämä toimintatapa ja sen sisäistäminen on se isoin ja selkein muutos meillä.”

Sulavan kanssa tehty projekti meni Hämäläisen mielestä hyvin. Työpajojen sisällöt oli selkeästi määritelty, tekeminen jaksotettu loogisesti, sovitut asiat käytiin läpi ja toteutettiin.

”Tyypillisiin it-projekteihin verrattuna tämä meni suoraviivaisesti, eikä ollut viivästyksiä tai muutoksia. Voin kyllä suositella Sulavaa, onnistuisi varmasti muuallakin.”

Mitä oppia projektista jäi muille jaettavaksi? Hämäläisen mielestä Pistesarjojen kokoisessa parinkymmenen hengen organisaatiossa intranet-projektin voisi vetää vaivatta läpi kahdessa viikossa parin kuukauden sijaan. Pitää vaan varmistaa, että ihmisillä on kalenterissa tilaa. Muuta estettä sille ei ole.

”Pienempien yritysten kannattaa miettiä intran todellista käyttötarkoitusta ja hyötyä ennen hankkeen aloittamista. Esim. tiedon jakamista voi hoitaa helposti muillakin O365:n työkaluilla. Sitten kun organisaatio ja tarpeet kasvavat, intranet on varmasti oiva kanava.”

”Ottakaa vaan Office 365:n käyttöön ja harjoitelkaa sillä vuosi. Sitten olette viisaampia siitä, mitä sillä voi tehdä ja mitä haluatte”, sanoo Hämäläinen.

Pistesarjat – lue lisää

 

Katso Sulavan palvelut: Office 365 -esiselvitys, Office 365 -käyttöönotot


Tilaa lukijaan