Älä pilaa SharePointia projektilla


Älä pilaa SharePointia projektilla



boring meeting

SharePointin käyttöönotto projektin kautta voi pahimmillaan olla todella huono idea. Mutta miten sen voi tehdä oikein?

Aloitetaanko projekti?

Elämme projektien maailmassa, ja tietojärjestelmienkin käyttöönotto on yleensä kätevä tehdä projektina. Projektille on helppo saada rahoitus, mitoittaa resurssit ja tehdä aikataulu. Jonkinlaisen lopputuloksen aikaansaaminen on siis taattu. Mutta lopputulos ei välttämättä vastaa yhtään todellisia tarpeita.

Vuonna 2013 SharePointin käyttöönotoissa ei puhuta enää uutisista ja dokumentinhallinnasta, vaan myös itsepalvelusovelluksista, liiketoimintaprosesseista, raportoinnin käyttöliittymistä, sosiaalisesta intranetista ja yrityshausta. Näiden toimintojen käyttöönotossa on kyse enemmän organisaation toimintakulttuurin muuttamisesta ja prosessien kehittämisestä kuin teknologiasta. Tämän ja tuotteen laajuuden huomioiden asioiden lanseeraus yksittäisen projektin kautta on monesti liian iso kakku haukattavaksi kerralla.

Ota kehitys omaan haltuun

SharePointin vakiotoiminnallisuuksilla pääsee yhä pidemmälle. Ja kun niillä ratkotaan organisaation liiketoiminnan kehittämisen haasteita, ei tyypillisen IT-projektin miehityksellä päästä lanseerauksessa kovinkaan pitkälle. SharePointin kanssa onnistuvat nykyään ne, jotka kehittävät organisaation oman pääkäyttäjäosaamisen vahvaksi ja pitävät kehityksen langat omissa näpeissään. Kun pääkäyttäjä voi itse vakiotoiminnoilla automatisoida jonkun liiketoimintaprosessin, tapahtuu se nopeasti ja ilman rikkinäistä puhelinta.

Konsultin rooli on opastaa, tukea ja valmentaa asiakkaan pääkäyttäjiä hyödyntämään teknologiaa oikein. Ja jotta käyttö ei jämähdä vain nykyosaamisen mahdollistavalle tasolle, kannattaa ulkopuolista apua hyödyntää myös kehityksen kokonaistiekartan suunnittelussa.

Kun tukivälineiden kehitys otetaan omiin käsiin, siitä voi tulla organisaatiossa jatkuva prosessi, samalla tavalla kuin liiketoiminnankin kehittämisestä. Ja sitä mukaa kun kokemus välineistä karttuu, pystytään tekemään yhä paremmin maaliin osuvia päätöksiä. Siis päinvastoin kuin projekteissa, joissa suunnitelmat tehdään yleensä lopputulosta näkemättä.

Entä jos kuitenkin aloitan projektin

Projekti voi olla hyvä lähtölaukaus SharePoint-kehitykselle ja saada ihmiset orientoitumaan hankkeeseen. Myös IT-alustan rakennus voi olla syytä tehdä projektimuotoisesti alta pois. Tee kuitenkin itse SharePoint-osuudesta megaprojektin sijaan järkevä hankesalkku: pilko kehitys pieniin itsenäisiin osaprojekteihin. Pyri myös saamaan jotain nopeasti ulos – päätä millä minimitoiminnoilla voidaan julkaista versio 1.0, ja kuinka sen jälkeen kehitys jatkuu.

Muista erilaiset osallistavat menetelmät, joiden avulla saadaan siirrettyä osaamista oman organisaation ihmisille, jotta jatkuvaan kehitysmoodiin siirtyminen onnistuu.

Huolehdi että IT-järjestelmät tukevat jatkuvaa kehittämistä. Vältä räätälöintejä jotka myöhemmin kolahtavat omaan nilkkaan, viimeistään versiopäivityksen yhteydessä. Ja pyri rakentamaan SharePoint-ympäristöt niin, että vakiotoiminnoilla toteutetut palvelut on helppo päivittää nopeasti seuraavaan versioon, jotta uusia toimintoja pääsee hyödyntämään niiden ilmestyttyä. Pilvipalvelu ratkaisee nämä ongelmat puolestasi.