Älä tee sähköistä työpöytää selaimeen – mutta minne sitten?


Älä tee sähköistä työpöytää selaimeen – mutta minne sitten?



SharePoint on erinomainen työkalu esimerkiksi sosiaalisen intranetin, ryhmätyötilojen, dokumentinhallinnan ja extranettien toteuttamiseen. Aivan kaikkeen sitä ei kuitenkaan kannata käyttää, vaikka mieli tekisi.

Suomessa on ollut viime vuosina trendinä nimetä ylilaajat intranet-hankkeet sähköisiksi työpöydiksi. Parhaimmillaan tavoitteena on ollut yhdelle ruudulle ahdettu näkymä kaikkeen tietotyöläisen työssään tarvitsemaan tietoon riippumatta siitä, mistä järjestelmistä tieto tulee. Tavoite on kunnianhimoinen, mutta kun toteutusalustaksi on valittu selainpohjainen intranet-palvelu kuten SharePoint, on tavoitteeseen ollut vaikea päästä. Tässä on yleisimpiä ongelmia:

  • Selaimen sähköinen työpöytä ei ole personoitavissa. SharePoint ei tue laajaa käyttäjäkohtaista mukauttamista oman sivuston ulkopuolella. Tällainen vaatisi SharePointin laajaa räätälöintiä, jota Microsoft itsekään ei suosittele.
  • Selaimen sähköinen työpöytä ei pääse helposti kiinni taustajärjestelmiin. Tietoliikenneyhteydet ja kirjautumismallit taustajärjestelmiin aiheuttavat keskitetysti määritettynä paljon työtä, varsinkin jos SharePoint otetaan pilvipalveluna. Myös paikallisesti toteutettuna integraatiot ovat usein työläitä.
  • Selaimen sähköinen työpöytä ei integroidu käyttöjärjestelmään. Tietoturvasyistä selain on erotettu käyttöjärjestelmästä – esimerkiksi työpöytäohjelmien käynnistäminen selaimen sisältä on erittäin vaikeaa.
  • Selaimen sähköinen työpöytä ei toimi mobiilisti. Jotta sähköinen työpöytä toimisi myös mobiililaitteissa, se vaatii yleensä erillisen mobiiliversion toteuttamisen räätälöidyistä osioista.
  • Selaimen sähköinen työpöytä keskeyttää työskentelyn. Päivittäisessä työssä SharePoint jää yhä enemmän taustalle – esimerkiksi kaikki dokumentinhallinta onnistuu suoraan Office-sovelluksissa. Miksi siis pitäisi erikseen avata selain ja navigoida SharePointiin, jos siihen ei ole tarvetta.
  • Muutokset selainpohjaiseen työpöytään ovat hankalia. Pienetkin muutokset ja päivitykset pitää toteuttaa ja testata raskaalla mallilla, joka vie aikaa.

Vuonna 2012 asiat on vihdoin mahdollista tehdä toisin.  Tänä syksynä julkaistavat Windows ja Windows Phone 8 edustavat näkemystä tulevaisuuden sähköisestä työpöydästä, joka rakentuu suoraan käyttäjän päätelaitteeseen: työasemaan tablettiin, tai kännykkään.

SharePointin etusivulle jää oma roolinsa SharePointiin tallennettujen tietojen esitys- ja koontipaikkana.  Ja SharePointiin voi edelleen hakea liiketoimintajärjestelmien tietoa esimerkiksi lomakepohjaisia sovelluksia varten tai tiedon louhintaan. Mutta jatkossa se on vain järjestelmä muiden joukossa, ja entistä enemmän taustalla pysyvä järjestelmä.

Windows 8 ja Windows Phone 8 -maailmassa sähköisen työpöydän ongelmat korjaantuvat näin:

  • Windowsin sähköinen työpöytä on personoitavissa. Työpöydän kustomointi on tuettua, ja esimerkiksi Microsoft kannustaa omia työntekijöitään mukauttamaan työpöydän näköisekseen. Jokainen voi ottaa käyttöön haluamansa sovellukset ja asetella, ryhmitellä sekä konfiguroida ne haluamallaan tavalla. Yrityksen omien sovellusten lisäksi käyttäjä voi myös käyttää haluamiaan vakiosovelluksia – esimerkiksi Officelle, SharePointille ja CRM:lle tulee todennäköisestä käteviä pienoissovelluksia Microsoftin ja kolmansien osapuolien toimesta.
  • Windowsin sähköinen työpöytä pääsee kiinni taustajärjestelmiin. Koska välissä ei ole web-palvelinta, integraatioiden toteuttaminen taustajärjestelmiin on yksinkertaisempaa.
  • Windowsin sähköinen työpöytä on käyttöjärjestelmän ytimessä. Pienestä tiilestä voi avautua isompi sovellus, ja uusi käyttöliittymä muutenkin on olennainen osa käyttöjärjestelmää – korvaahan se vanhan käynnistä-valikon.
  • Windowsin sähköinen työpöytä toimii mobiilisti. Windowsille ja Windows Phonelle on 8-versiosta lähtien samat kehitystyökalut ja kehitysmallit, joten tablet- ja älypuhelinversiot syntyvät käytännössä työpöytäversioiden ohessa, tai toisinpäin.
  • Windowsin sähköinen työpöytä ei keskeytä työntekoa. Käyttäjä käy työpäivänsä aikana uudessa Start-näkymässä useita kertoja. Samalla näkee yhdellä vilkaisulla työasioiden tilanteen, esimerkiksi saapuneiden sähköpostien määrän tai tiimin myyntitilanteen. Ei siis ole erillistä URL-osoitetta, jonne pitäisi navigoida, vaan asiat näkee luontevimmasta paikasta. Käyttäjä saa halutessaan notifikaatiot tärkeistä asioista, toisaalta rauhaa halutessaan notifikaatiot voi keskitetysti kytkeä pois päältä.
  • Muutokset Windowsiin työpöytään ovat nopeita ja helppoja. Jokainen osasovellus voidaan päivittää erikseen, eikä muutoksen testausta suhteessa muihin sovelluksiin tarvitse tehdä, koska sovellukset on eristetty alustan toimesta toisistaan.

Kuinka lähteä liikkeelle? Windows 8 -tabletit ja Windows Phone 8 -puhelimet löytävät lähikuukausina varmasti tiensä lähes jokaiselle työpaikalle innokkaiden käyttäjien toimesta. Niinpä pienimuotoisen pilotin voi aloittaa näiden laitteiden avulla. Windows 8 -siirtymän etuja ja uutta sähköistä työpöytää voi kokeilla myös vaikka Windows To Go:n tai työasemavirtualisoinnin kautta. Ensimmäiset sovellukset saadaan työpöydälle kokeiltavaksi päivissä ohjemistokehityksen helppouden ansiosta. Autamme näissä mielellämme!