Älä tyydy pelkästään IT-järjestelmiesi asennukseen, vaan saavuta ROI käyttöönotolla!

Autotie


Älä tyydy pelkästään IT-järjestelmiesi asennukseen, vaan saavuta ROI käyttöönotolla!



Osasitko ajaa autoa ensimmäisellä kerralla, kun ratin taakse istahdit? Olisiko liikenteessä turvallista, jos ei olisi autokoulua? Mitä jos kaikki saisivat ajaa vapaasti ilman sääntöjä tai ajokorttia? No eihän siitä tulisi mitään! Eikö olekin hyvä, että autokoulu ja ajokortti ovat pakollisia ja meillä on selkeät liikennesäännöt, joiden mukaan tulee toimia. Miksi tilanne olisi toisin työvälineiden kanssa, jotka mahdollistavat modernit työtavat? Haluatko päästää organisaatiosi ajoradalle ilman korttia? Tutustu vaiheisiin, joiden avulla organisaatiosi saa myös tuoton välineisiin käytetylle sijoitukselle.

Näen avauksen esimerkissä samoja haasteita kuin uuden tietotyön työvälineen kanssa. Olen törmännyt monesti tapauksiin, jossa organisaation tietohallinto suunnittelee teknisen alustan tai uuden työvälineen asennuksen. Uusi työväline on teknisesti valmis ja mahdollisesti myös testattu rajatun käyttäjäryhmän avulla. Se voi jopa olla kaikkien käytettävissä tai asennettu kaikkien koneille. Mutta tämä ei tarkoita, että sitä käytetään siten kuin on tarkoitettu.

Tässä vaiheessa tietohallinnon vastuu usein päättyy ja tavoite on heidän näkökulmastaan saavutettu työvälineen asennusvaiheen päätyttyä. Mutta onko tavoite saavutettu? Onko väline oikeasti otettu käyttöön? Onko vanhasta välineestä tai tavasta luovuttu?
Koska organisaatio on kalliilla rahalla ostanut työvälineen lisenssit, tulisi onnistumisen mittareiden sisältää myös välineen käyttöönotto. Vasta käyttöönottovaihe ja pysyvä siirtyminen uuden välineen aktiiviseen käyttöön tuottaa tulosta ja sijoitettu raha ei mene hukkaan. On oleellista, että jo välineen hankintavaiheessa sovitaan mitä mitataan ja ymmärtää miten työkalu vaikuttaa organisaatioon ja mikä sen rooli kokonaisuudessa on ja mitä se muuttaa. Mitataanko vanhan työkalun käytön tai työtavan vähentymistä? Tai mitataanko vain kuinka monelle laitteelle työkalu on asennettu?

Palataan kirjoituksen avaukseen, jossa pohdin ajokortin, autokoulun ja tieliikennesääntöjen roolia autoilussa. Ilman niitä liikenteessä olisi kaaos. Sama tilanne ja tunne vallitsee organisaatiossa, jos työvälineiden rooleja ja pelisääntöjä ei ole mietitty ja sovittu, välineestä ei ole kerrottu selkeästi, koulutuksia on tarjolla rajatusti tai ei laisinkaan ja muutosta ei edes nähdä muutoksena vaan teknisenä asennuksena.

Suositukseni uuden työvälineen käyttöönottoa varten:
1. Tunnistetaan uuden työvälineen vaikutukset ja rooli yrityksen toiminnassa jo ennen sen hankintaa
2. Työvälineen visio on selkeä ja siitä viestitään aktiivisesti. Viestinnän keinoin varmistetaan muutoksen jatkuva esillä olo ja luodaan ymmärrys miksi muutos tulee tehdä
3. Vahva johdon ja esimiesten tuki ja johto näyttää suuntaa omalla esimerkillään (=käyttävät työkalua itse)
4. Koulutuksia ja valmennuksia pidetään systemaattisesti ja osa niistä on pakollisia
5. Kerätään aktiivisesti palautetta ja tuetaan käyttöönottoa läpi koko muutoksen
6. Varmistetaan, ettei vanhaan haluta eikä voida palata
7. Muista juhlia ja viestiä onnistumisia!

Oli kyse pienestä työkalupäivityksestä tai laajasta toimintatapamuutoksesta, muutos tulisi aina tunnistaa, suunnitella, johtaa ja mitata. Sulavan muutosjohtamiskonsulteilla on osaamista ja autamme muutoksen matkalla!

”Sulavalla on muutosjohtamisen kokemusta hyvin monenlaisista organisaatioista ja muutoshankkeista ja voimme tukea sinua koko muutoksen matkalla; aina muutoksen tavoitteiden määrittelystä ja teknisestä käyttöönotosta tuottavuuden kasvattamiseen viestinnän ja koulutuksen kautta.”



Christinellä on 20 vuoden kokemus it-alalta ja suurimman osan työvuosistaan hän on keskittynyt muutoksen mahdollistamiseen. Tällaisia muutoksia ovat mm. uusien tuotteiden kehittäminen ja käyttöönotto, uusien prosessien sopiminen ja käyttöönotto, organisaation muutokset, strategian jalkauttaminen jne. Fiksusti tehty työ tulisi olla kaikkien oikeus.