Arkistoi sähköpostisi pilveen


Arkistoi sähköpostisi pilveen



Onko Outlookin Saapuneet-kansio jumissa? Onko koskaan käynyt niin, että et ole pystynyt lähettämään viestejä sähköpostilaatikon täyttymisen takia? Oletko nolona joutunut selittämään yhteistyökumppanille, että et juuri nyt voi ottaa sähköpostia vastaan? Hukkasitko vaivalla arkistoimasi sähköpostit uuden työaseman käyttöönoton yhteydessä? Office 365 -sähköposti ja sähköpostin arkistointi voi olla avain näiden ongelmien purkamiseen.

Office 365 ja Exchange Online

Yrityskäyttöön suunnatut E1-E4-palvelupaketit sisältävät jokaiselle käyttäjälle 25GB sähköpostilaatikon ja mahdollisuuden lähettää jopa 25MB liitetiedostoja. Yli 25MB liitteet voidaan tallentaa SharePoint Online -ympäristöön, joka kelpuuttaa tiedostot aina 250MB kokoon saakka.

Lisäksi ympäristöön voi perustaa ilman lisäveloitusta jaettuja postilaatikoita (esim. info@mydomain.com), joiden koko on rajattu 5GB kokoon. Jaettuun postilaatikkoon ei voi liittää arkistointiominaisuutta.

Arkistointi Office 365 -ympäristössä

Arkistointi sisältyy Office 365 -palvelupaketteihin seuraavasti:

  • E1: ei sisällä sähköpostien arkistointia (edit: 22.10.2012/Petri Helin)
  • E1 ja E2: sisältää arkistoinnin, mutta sähköpostilaatikon ja arkiston yhteiskoko on rajattu 25GB:aan.
  • E3 ja E4: sisältää arkistoinnin, rajoittamaton* sähköpostien tallennustila

*Rajoittamaton: oletuksena arkiston koko on rajattu 100GB:aan, mutta kokorajoitusta voi kasvattaa tarvittaessa Office 365 asiakaspalvelun kautta.

Arkistointi Microsoft Exchange Server 2010 -ympäristössä

Jos ei millään malta luopua oman Exchange-palvelimen ylläpidosta, voi arkistoinnin kuitenkin ottaa Exchange Online -palvelun kautta. Exchange Online -arkistoinnin kustannus on 2,68EUR/käyttäjä/kk (lokakuu 2012, alv 0%). Arkistointipalvelun käyttö edellyttää, että käyttäjien postilaatikot ovat vähintään Exchange Server 2010 SP1 -tasoisella alustalla ja Outlook on vähintään 2007 SP2 -tasoinen. Luonnollisesti myös Exchange Server 2010 Outlook Web App toimii Online-arkistoinnin kanssa hyvin yhteen.

Exchange Online -arkistointi sisältää rajoittamattoman sähköpostien tallennustilan E3- ja E4-palvelupakettien tapaan.

Miten arkistointi toimii käytännössä?

Outlookin AutoArchive-toimintoa ei enää tarvita. Itse asiassa se häviää Outlookista kokonaan näkyvistä, kun käyttäjälle aktivoidaan Exchange Online -arkistointitoiminto käyttöön. Samalla poistuu myös huoli työaseman paikallisesta AutoArchiven tarvitsemasta PST-tiedostosta. Vanha arkisto-PST kannattaa siirtää myös käyttäjän Office 365 -postilaatikkoon käyttämällä ”Outlook-kohteiden tuonti Outlookin datatiedostosta” -toimintoa tai keskitetysti Microsoftin Exchange PST Capture -apuohjelmaa.

Arkistointi ei ole oletuksena päällä, joten se tulee lisätä käyttäjille Exchange Online hallinnan kautta tai ajaa kaikille käyttäjille kerralla esim. PowerShell-skriptillä.

Exchange Online -arkistointi toimii säilytyskäytäntöjen (MRM Policy) kautta. Käytäntö määritellään pääkäyttäjien toimesta Exchange Online:n hallintaliittymän kautta. Käyttäjät voivat edelleen hyödyntää käytännön sisältämiä tunnisteita sähköpostin arkistointiin tai automaattiseen poistoon. Oletuksena käytäntö siirtää yli 2 vuotta vanhat sähköpostit automaattisesti arkistoon ja tyhjentää Poistetut- ja Roskaposti-kansioista yli 30 päivää vanhat sähköpostit.

Käyttäjä voi kytkeä säilytyskäytännön sisältämiä tunnisteita yksittäisiin sähköpostiviesteihin tai sähköpostikansioihin. Käytännön tunnisteella voidaan esim. määrätä, että tietyn kansion viestejä ei arkistoida tai poisteta koskaan. Käyttäjän asettamat tunnisteet ovat aina vahvempia kuin oletuksena asetetut tunnisteet.

Huoletonta viestintää

Yhteenvetona voisin todeta, että Exchange Online käyttöönoton jälkeen organisaation ei enää tarvitse huolehtia sähköpostilaatikoiden ylläpidosta, kokorajoituksista tai arkistointivirityksistä. Sen sijaan organisaatio voi keskittyä ydinliiketoimintaan ja aikaa jää vaikkapa sulavamman tietotyöstrategian suunnitteluun.