Vuonna 2017 A-lehtien toimitusjohtajana aloittanut Kaisa Ala-Laurila käynnisti yhtiössä kulttuurimatkan, jonka keskeisenä tavoitteena on toimintakulttuurin muuttaminen ja tehostaminen. Sulavan kanssa toteutettu Teams-jalkautusprojekti oli osa tätä matkaa.

Microsoft Teams ja sen oikeanlainen hyödyntäminen on yksi keskeisimmistä välineistä A-lehtien moderniin työhön tähtäävässä muutosprosessissa. Kulttuurimatka-hankkeeseen on liittynyt myös muun muassa paljon esimieskoulutusta sekä yhteisten arvojen tarkistamista ja kirkastamista.

A-lehtien tavoitekulttuurin elementtejä ovat arvostus, uudistuminen, yhdessä tekeminen, tekemisen meininki ja läpinäkyvyys. Visioihin kuuluu tiukasti myös työn ja vapaa-ajan käsitteiden uudistaminen, laite- ja paikkariippumattomuus sekä se, että kaikki pääsevät tietoon yhtä helposti käsiksi.

Tarpeiden tunnistaminen lähtöpisteenä

Ennen Teamsin käyttöönottoa A-lehdissä käytettiin useita eri työvälineitä moniin tarkoituksiin; osa käytti Slackia, monet Skype for Businessia. Ensivaiheessa Teams ja muita Microsoftin tuotteita otettiin käyttöön puhtaasti IT-vetoisesti 432 sisäistä- ja noin 100 kumppanikäyttäjää käsittävään organisaatioon.

”Huomasimme hyvin nopeasti, että Teamsin käytölle tarvitaan selkeät raamit, säännöt ja ohjeet. Suunnittelimme Sulavan kanssa työvälineen jalkauttamisen niin, että se tukee parhaalla mahdollisella tavalla kulttuurimatkaamme”, kertoo projektissa tiiviisti mukana ollut Terhi Hauskamaa, A-lehtien CMO. ”Organisaatiossamme on hyvin monenlaisia käyttäjiä, joten tarpeiden tunnistaminen oli hyvin tärkeää ja muun muassa siinä saimme hyvää tukea Sulavalta.”

Modernin työn pelikirja matkaoppaana

Jalkautusprojektin alussa Sulavan kanssa toteutettiin neljä erilaista roolipohjaista työpajaa, jossa selvitettiin muun muassa käyttäjien tarpeita, mikä nykyisessä työssä hiertää ja mitä käytännön haasteita arjessa tulee vastaan. A-lehtien johto on ollut hyvin prosessissa mukana alussa asti. He osallistuivat myös työpajoihin ja edistivät koko hanketta omalla esimerkillään.

Työpajojen ja suunnitteluvaiheen tuloksena Teams-käyttöönotolle rakennettiin intraan oma osio, josta löytyy vastauksia useimpiin kysymyksiin, käytännön ohjeita sekä koulutusmateriaalia.

Keskeisin materiaali jalkautuksessa oli Sulavan toteuttama ’Modernin työn pelikirja’, johon kerättiin kaikki olennainen tavoitteista ja ohjeistuksista modernin työn elementteihin. Käytännössä A-lehtien pelikirja rakentui kolmesta osa-alueesta:

1. Mobiili työ
Yksi A-lehtien kulttuurimatkan muutostavoitteista oli se, että töitä voidaan tehdä muuallakin kuin toimistolla. Kyseessä on suuri henkinen ja käytännön muutos, sillä modernissa työmaailmassa jokaisella on vastuu omasta ajastaan. Tällä haluttiin erityisesti luoda joustavaa työkulttuuria ja parantaa työilmapiiriä mahdollistamalla muun muassa paikkariippumattomuus moderneilla välineillä.

2. Viestintä ja yhteistyö
Tavoitteena oli alkaa hyödyntämään aidosti ja laajasti Teamsia kaikessa viestinnässä ja tiimien välisessä kanssakäymisessä. A-lehtien Teamsin rakenne selkeytettiin, jotta tiedonkulku, asioiden löydettävyys ja yleisesti viestinnän avoimuus saatiin oikeanlaiseksi. Osioon kuului hyvin tärkeitä asioita, kuten oman informaation vastaanoton hallinta (notifikaatiot), joka oli ollut aikaisemmin monille käyttäjille haasteellista. Myös aikaisemmin suljetuttuna olleita Teams-ryhmiä avattiin tiedon siiloutumisen estämiseksi.

3. Kalenteri ja kokouskäytännöt
Tässä pelikirjan osiossa käsiteltiin sitä miten modernin työn hengessä aikaisemmin suljettuna olleet kalenterit avataan niin, että muut näkevät asioita avoimemmin. Kokouksien osalta keskeiseksi tavoitteeksi asetettiin se, että palavereissa vietetään vähemmän aikaa – asioita voi edistää muuallakin kuin palavereissa.

”Pelikirjan ja koulutusten oppeja on meillä jo hyvin sisäistetty, sillä tilastoissa mobiililaitteiden käyttö asioiden hoitamisessa on kasvanut huimasti aikaisemmasta”, Hauskamaa kommentoi.

Kulttuuriagentit asialla

Tehokkaan jalkautusprojektin mahdollistivat osaltaan intran kautta rekrytoitu ryhmä kulttuuriagentteja. Modernin työn airuina toimineet 23 tukihenkilöä toimivat mm. viestinviejinä, auttoivat ihmisiä ongelmatilanteissa ja muistuttivat Teamsin käytöstä.

Rekrytoituja kulttuuriagentteja on hyödynnetty myös projektin jälkeen ylläpito- ja tukiasioissa sekä tulevassa tiloihin keskittyvässä hankkeessa.

”Kulttuuriagenttien ryhmä oli hyvin monipuolinen otos organisaatiostamme. Halusimme mukaan ihmisiä kaikista eri toiminnoista olipa kyse lehtien toimituksista, markkinoinnista, myynnistä, taloudesta, asiakaspalvelusta tai kuvatoimituksesta. Porukassa oli myös hieno jakauma miehiä ja naisia sekä eri pituisia työsuhteita. Loistoryhmä, joka auttoi hankkeen läpiviennissä huimasti”, Hauskamaa kuvailee.

Sulavan ketterällä mallilla maaliin tehokkaasti

A-lehtien Teams-jalkautusprojekti oli kohtalaisen tehokas ja nopea projekti. Työ aloitettiin kesälomien 2019 jälkeen ja syksyn aikana projekti oli pääpiirteissään toteutettu. Viimeiset koulutukset tehtiin tammikuussa 2020. Hauskamaa kiittelee Sulavan selkeää, mutta joustavaa sabluunaa millä projekti vietiin läpi.

”Sulavan asiantuntijoiden kanssa sparrasimme kokonaisuutta ja muovasimme mallin sopimaan tavoitekulttuuriimme. Sulava oli hyvin ketterä toimija myös projektin käynnissä ollessa ja hankkeen suuntaa ohjattiin haluttuun suuntaan jatkuvasti”, Hauskamaa kommentoi.

Seuraavaksi: moderni tila -hanke

Teams on Hauskamaan mukaan otettu pääsääntöisesti hyvin vastaan A-lehdissä. Yksi keskeisistä prosessin aikaisista oivalluksista oli, että on hyvä jalkauttaa toimintokohtaisesti, jolloin voidaan keskittyä yksityiskohtaisesti tietyn tiimin työtapoihin ja tarpeisiin.

”Yhteisen ja avoimen kulttuurin käyttöön ottaminen voi olla osalle ihmisistä haastavaa, koska saatetaan esimerkiksi kokea mustasukkaisuutta omaan työpanokseen kun kaikkien asiat ovat avoimia”, Hauskamaa sanoo.

Seuraavaksi A-lehtien kulttuurimatkalla keskitytään toimitiloihin. Moderni tila -hankkeessa keskitytään kehittämään toimitiloja vastaamaan uutta nykyaikaisia kulttuuria kokouskäytäntöineen.

A-lehdet-konserni:

A-lehdet-konserni on monialayritys, joka keskittyy mediasisältöhin, digitaaliseen kaupankäyntiin ja kasvumarkkinointiin. A-lehdet-konsernin muodostavat medialiiketoimintaan keskittyvä A-lehdet Oy,  pohjoismaisen designin johtava verkkokauppa Finnish Design Shop Oy ja kasvumarkkinoinnin edelläkävijä Genero. Noin 500 henkilöä työllistävän perheyrityksen tarina alkoi Helsingissä vuonna 1933, kun Apu-lehti perustettiin.

Kirjoittaja: Juhani Lassila
Julkaistu maaliskuussa 2020