Excel Web Access


Excel Web Access



Edellisessä artikkelissa kävin läpi pintapuolisesti Microsoftin BI-pinon eri tasoja. Tässä artikkelissa on tarkoitus keskittyä esitystasoon ja SharePointin kannalta ehkä tärkeimpään palikkaan, eli Excel Web Access –web-osaan. Excel Calculation Services ja Excel Web Access mahdollistavat Excel-työkirjan tai sen osien esittämisen suoraan SharePoint-sivulla. Dokumenttien muokkaamiseen selaimella tarvitaan Office Web Apps tai Office Online, jos palvelua käytetään osana Office 365-pilvipalvelua.

Excel Web Access on saatavilla sekä Office 365:ssa että On-premises SharePointissa. On-premises asennuksessa vaaditaan SharePointista Enterprise-versio ja Excel Calculation Services-palvelusovellus, eli Service Application täytyy olla konfiguroituna ja käyttökunnossa. Palvelusovelluksen käyttöönotto on melko suoraviivaista, tarkemmat ohjeet löydät täältä.

Excel Web Accessilla voidaan näyttää työkirjan välilehteä tai nimettyä aluetta. Nimetty alue voi olla esimerkiksi kuvaaja työkirjassa tai nimensä mukaisesti taulukkoon luotu nimetty alue. Oletuksena kaikki kuvaajat ovat omia nimettyjä alueitaan. Nimet ovat muotoa Chart 1, Chart 2 jne. Nimetyn alueen voit myös luoda maalaamalla halutun alueen, klikkaamalla hiiren kakkospainiketta ja valitsemalla aukeavasta valikosta Määritä nimi (Define name) ja antamalla alueelle halutun nimen. Nimettyyn alueeseen voi lisätä myös kuvaajia, mutta nimetyn alueen on pakko sisältää tekstiä. Voit lisätä esimerkiksi pisteen kuvaajan takana olevaan soluun, jotta nimetty alue toimii.
named_area
Nimettyjä alueita voi hallita tarkemmin Kaavat-välilehdellä (Formulas) olevalla Nimien hallinnalla (Name manager). Työkirjan vasemmasta ylälaidasta löytyy myös kenttä, joka näyttää valitun nimetyn alueen nimen ja mahdollistaa myös sen muokkaamisen.
name_manager
Omassa esimerkkityökirjassani on kaksi nimettyä aluetta. Toinen on itse taulukko ja toinen taulukosta tehty kuvaaja. Ideana on esittää kuvitteellisen yrityksen pankkitilin saldo vuosittain. Nämä tiedot voidaan siis esittää myös SharePointissa. Työkirja näyttää SharePointiin ladattuna ja Excel Calculation Servicesillä esitettynä tältä:
chart_on_a_sheet
Tämän jälkeen muokataan SharePoint-sivua ja lisätään Excel Web Acces web-osa.
webpart
Näytettävä työkirja ja nimetty alue asetetaan web-osan asetuksista. Web-osan asetuksista voidaan myös määrittää, näytetäänkö työkalupalkki yms. lisätoimintoja.
webpart_properties
Vuosisaldotaulukko sivulle nostettuna näyttää tältä:
excel_web_access1
Samalla tavalla nostettu VuosiSaldotKuvaaja näyttää tältä.
excel_web_access2
Web-osien asetuksista valikot piilottamalla ja laittamalla webosat kaksipalstaiselle sivulle, sivu saadaan näyttämään tältä:
excel_web_access3
Taulukkojen pohjalla olevaa työkirjaa muokkaamalla kuvaajat ja luvut päivittyvät samalla kaikille sivuille, joissa on tehty nostoja kyseisestä työkirjasta. Excel Web Access tukee myös työkirjaan upotettuja linkkejä. Tällä tavoin voidaan esimerkiksi linkittää taulukon lukuja tiettyihin kuvaajiin tai muihin kohteisiin sivustolla. Huomioi kuitenkin, että linkin maksimipituus on 256 merkkiä.

Excel 2013-ohjelmistossa työkirjan asetuksista löytyy lisäksi Browser View Options-valikko, jonka kautta voidaan asettaa esimerkiksi mitä nimettyjä alueita näytetään, kun dokumentti avataan selaimella.
browser_view_options
Asettamalla kyseiset asetukset oheisen kuvan mukaisesti, näyttää dokumentti huomattavasti siistimmältä selaimella avattaessa.
browser_view_options2
excel_web_access4
Yhteenvetona voitaisiin todeta, että jos käyttäjällä on kyky tuottaa halutun lainen raportti Excelillä, on se suhteellisen helppo nostaa nähtäville SharePoint –sivustolle. Jos tämä ei kuitenkaan riitä yrityksen tarpeisiin, kannattaa katse kääntää kohti Power BI:tä, SQL Serverin Analysis Serviceä, Datazeniä sekä erilaisia kehittyneempiä raportointityökaluja.

Näistä lisää juttusarjan seuraavissa osissa!



Microsoft-arkkitehti, erityisosaamisena SharePoint, Office 365 ja Microsoft Azure. Microsoft MCSE, Sähköposti: marko@sulava.com