Herätyskello: sosiaalinen tietotyö ei onnistu ilman mobiilia


Herätyskello: sosiaalinen tietotyö ei onnistu ilman mobiilia



Olen jo pidempään kauhulla seurannut kotimaisia SharePoint/web/tms. -konsultteja, jotka ovat alkaneet kiihtyvällä tahdilla puhua sosiaalisesta tietotyöstä. Tämä on itsessään hyvä asia, me olemme Sulavassa rummuttaneet sosiaalista teknologiaa yrityksemme perustamisesta lähtien – eli noin 3,5 vuotta. Mutta mutta, sosiaalinen tietotyö ei yksinkertaisesti ole mahdollista ilman useilla päätelaitteilla tapahtuvaa käyttöä. Ja itse asiassa se on lähes mahdotonta – tai ainakin erittäin hidasta ja kallista – ilman Microsoftin julkisten pilvipalveluiden laajamittaista hyödyntämistä.

Vapaa-aikamme kertoo totuuden

Alla oleva tilasto kertoo kaiken oleellisen. Yhdysvalloissa käytetään lempipalveluitamme pääosin mobiilisti. Sama pätee tietysti myös kotimaahan.

Käytämme vapaa-ajalla yhä useammin meille tärkeitä palveluita joko älypuhelimella, tabletilla, all-in-one –tyylisillä laitteilla tai kevyillä ja tehokkailla kannettavilla. Eli juuri sillä päätelaitteella, joka sattuu olemaan kotona sopivasti saatavilla tai tienpäällä mukana. Itse asiassa yhä useampi käyttää sosiaalisen median palveluita kotoolta kännykällä tai tabletilla juuri siksi, että perusasiat onnistuvat hyvillä appseilla helpommin kuin selainkäyttöliitymillä.

Juuri mobiilipalvelut ovat keskeinen syy siihen, että lähes jokainen meistä käyttää vapaa-ajalla useita sosiaalisia palveluita ja verkostoja.

Ja mitä tapahtuu työpaikoilla?

Työpaikoilla investoidaan tällä hetkellä paljon sosiaalisiin palveluihin ja yhteisöllisyyteen. Valitettavasti tulokset jäävät laihoiksi, sillä asioita ei ajatella laajempana kokonaisuutena. Ja mobiilikäyttö on erittäin keskeinen osa sosiaalista tietotyötä. Valitettavan monella työpaikalla on kuitenkin se tilanne, että mobiilisti pääsee käsiksi vain ja ainoastaan sähköpostiin. Jos vaikka Yammer ja OneDrive for Business on otettu käyttöön, niihin tuki pääsee mobiilisti – ne kun ovat aina pilvipalveluita. Laajasti Office 365:sta käyttäville mobiilikäyttö on myös itsestäänselvyys mm. Officen, SharePointin ja Lyncin osalta. Tämä on jo iso edistysaskel. Jos näihin kaikkiin ei päästä käsiksi mobiilisti, tehokkaan ja sosiaalisen tietotyön voi käytännössä unohtaa.

Useimmilla työpaikoilla on kuitenkin valtava määrä vanhoja sovelluksia, joihin pitäisi myös päästä käsiksi mobiilisti. Toisekseen aivan liian moni työpaikka on vitkutellut Windows 8:aan siirtymisen kanssa. Tämä on erittäin iso virhe, koska vasta Windows 8 mahdollistaa mm. asetusten synkroinnin eri päätelaitteiden välillä. Tämän lisäksi Windows 8 mahdollistaa kevyiden sovellusten tekemisen ja niiden käyttämisen kosketuksella. Erilaisia päätelaitteita löytyy tuhansia ja kaikkiin käyttöihin löytyy sopiva laite – oli sitten kyseessä vaikkapa asentajalle, siivoojalle, lentokapteenille, toimistotyöläiselle tai johtajalle mukautettu käyttö.

Windows Phone 8.1 päivittyy kaikkiin nykyisiin Windows Phone 8 -puhelimiin kesän aikana. Ja se tuo tulleessaan erittäin merkittäviä uudistuksia työkäyttöön ja tietotyöhön.

Vasta kun nämä operatiiviset järjestelmät saadaan tuotua fiksusti eri päätelaitteisiin, voidaan alkaa rakentaa todellista tuottavaa työkulttuuria.

Mitä työpaikoilla pitäisi tehdä?

Ensinnäkin kaikki soveltuvat palvelut pitää siirtää pilveen – mieluiten julkiseen pilveen. Luonnollisesti myös hybridi-ympäristöille on paikkansa, mutta julkinen pilvi on aina se ykkösvaihtoehto. Tämän pitää olla jokaiselle menestyvälle organisaatiolle itsestäänselvyys.

Kun matka pilveen on käynnistynyt, tulee alkaa miettiä liiketoiminnan nykytarpeita. Microsoft Azuren uusien palveluiden kautta sovellusten julkaisu pilven kautta eri päätelaitteisiin on helpompaa – ja halvempaa – kuin koskaan ennen. Jokaisen yli 100 henkeä työllistävän organisaation tulisi välittömästi tiedostaa Azuren tarjoamat mahdollisuudet. Lähes poikkeuksetta Azureen siirtymisestä aiheutuvat kustannussäästöt itsessään antavat budjetin ensimmäisten uusien palveluiden toteuttamiseen. Tämän jälkeen ICT onkin muuttanut kustannuksesta ja hidasteesta keskeiseksi voimavaraksi, joka mahdollistaa aivan uudenlaisten liiketoimintamallien luonnin sekä olemassa olevien prosessien tehostamisen.

Hyvin yksinkertainen esimerkki: olin pari viikkoa sitten käymässä NYCissä. Autokuskillamme oli käytössä Windows Phone-sovellus, joka kertoo hänelle *kaiken* tarpeellisen. Kuski oli todella tyytyväinen. Ennen hänen oli pitänyt ajaa aamulla toimistolle saamaan työvuorolistat. Toki hän olisi voinut ne tulostaa sähköpostista kotoolta, mutta listoista syntyi kuulemma aina keskustelua ja ne muuttuivat jatkuvasti. Nyt listat ovat odottamassa puhelimessa ja niitä voi suoraan kommentoida. Listat tosiaan muuttuvat jatkuvasti päivän aikana – lennot ovat myöhässä, asiakkaat peruvat, tulee uusia kiireisiä varauksia, ruuhkat sotkevat aikataulut jne. Tästä aiheutui ennen kymmeniä soittoja (ja riitoja) puhelimessa työnjohdon kanssa. Nyt valvomo näkee suoraan missä autot menevät, kauanko niiden saapuminen perille ennustetusti kestää jne. ja pystyy sen perusteella muuttamaan ohjelmaa lennosta. Lisäksi valvomo voi lähettää viestejä kuljettajille ja päinvastoin. Kuljettaja totesi, että hänen työnsä on tehostunut todella merkittävästi ja muuttunut samalla todella paljon mielekkäämmäksi. Voin vain kuvitella, miten paljon ison autofirman tehokkuus on samalla kasvanut – asiakas- ja henkilöstötyytyväisyydestä puhumattakaan.

Edellisen esimerkin kaltaisen palvelun luominen on itse asiassa yllättävän helppoa Azuren päälle. Tätä mahdollisuutta ei yksinkertaisesti voi jättää hyödyntämättä. Kaikki tarvittava teknologia on täällä tänään – ja otettavissa hetkessä pilvestä käyttöön. Ja kyllä, Azuren kautta voi erittäin turvallisesti julkaista myös sisäisiä palveluita eri päätelaitteisiin. Pilottisovelluksia saadaan käyttöön päivissä tai viikoissa.

Miten edetä?

Microsoft sanoo asian hyvin yksinkertaisesti: tulevaisuus on Cloud first, mobile first. Kumpaakaan ei voi olla ilman toista. Syvällisemmin teknologiasta kiinnostuneet voivat lukea lisää Microsoftin mobiilivisiosta täältä.

Eteneminen on helppoa:

  • Jos et ole vielä Office 365 –käyttäjä, pyydä mieltä ehdotus esikartoituksen tekemisestä
  • Jos et ole vielä aidosti tutustunut Azureen, pyydä meiltä ehdotus esikartoituksen tekemisestä
  • Pyydä meidät kertomaan esimerkiksi Officen 365:n, CRM Onlinen ja Azuren mahdollisuuksista mobiilikäytöstä
  • Pyydä meidät kertomaan, miten mobiilaitteita voidaan tehokkaasti hallita
  • Ja ennenkaikkea – lopeta pistemäisten sosiaalisen projektien tekeminen ja mieti asioita kokonaisuutena


Aki on Sulavan perustajaosakas ja toimitusjohtaja. Aki on työskennellyt IT-alalla vuodesta 1992 lähtien. Hän on ollut jo vuosikausia yksi Suomen arvostetuimmista IT-vaikuttajista. Sulavan projekteissa Aki osallistuu mm. uusien palveluiden innovointiin, tiekarttojen laatimiseen sekä asiakkaidemme johdon ja tietohallinnon sparraukseen.