Hyvät, Pahat ja Rumat – raportti kevään 2019 seminaarista

Hyvät pahat ja rumat toukokuu 2019


Hyvät, Pahat ja Rumat – raportti kevään 2019 seminaarista



Toukokuinen torstaiaamu käynnistyi aurinkoisissa, mutta tuulisissa merkeissä, kun lähes 300-päinen joukko suunnisti kaksipäiväiseen SharePoint ja Microsoft 365 Hyvät, Pahat ja Rumat -seminaariin kohti Sokos Hotelli Presidenttiä Helsingissä.

Mitä kuulin kahden päivän aikana? Paljon asiaa muun muassa Teamsista, intranet-toteutuksista, tekoälystä ja dokumenttien hallinnan parhaista käytänteistä unohtamatta Las Vegasissa juuri julkistettujen Microsoftin uusien ominaisuuksien läpikäyntiä ja mielenkiintoisia projekteja suomalaisissa yrityksissä. Tieto- ja yhteistyö, laiteriippumattomuus ja palveluiden käyttöönoton vaiheistus korostuivat vahvasti hyvin monessa esityksissä. Tässä muutamia poimintoja puheenvuoroista.

Ensimmäisissä esityksissä kerrottiin Lahden kaupungin ja Metsä Groupin hyvin erilaisista Intranet-toteutusprojekteista. Intran uudistamisessa suunnittelu ja vaiheistaminen säästävät monelta rumalta ja tuovat paljon hyvää. Veikkauksella puolestaan oli toteutettu modernien työtapojen ja tiedonhallinnan projekti. Erityisesti mieleen jäi tosi mainiosti toteutettu uusien työvälineiden mainoskampanja henkilökunnalle. Sisäinen mainonta hellyttävine Veikkaus-pipoisine ”pallohemmoineen” ja sen veikeine ystävineen sitouttaa henkilökunnan muutokseen ja uudet työtavat tulevat näin osaksi arkea. Hyvä idea!

HPR seuraavan kerran 28.11. Helsingissä!

 

Tarjoamme rajoitetun ajan ”kaksi yhden hinnalla” -kampanjan, ota siis kollegasi tai kaverisi mukaan hintaan 845 €.

Tarjous on voimassa elokuun 2019 loppuun asti.

 

Ilmoittaudu mukaan!

Microsoft Teamsin käyttö kasvaa hyvin voimakkaasti ja kahden päivän aikana kuultiinkin useita vinkkejä sen hyviin käyttötapoihin niin mobiililla kuin perinteisellä työasemalla, hyviä käyttövinkkejä asetuksiin ja esitysten streamaukseen. Mobiilikäyttö korostuu tietotyön muuttuessa ajasta, laitteesta ja paikasta riippumattomaksi. Mobiilikäytön mahdollisuuksia kannattaa valjastaa käyttöön erityisesti niissä yrityksissä, joissa henkilökunta on liikkeellä asiakkaiden parissa.

Jussi Roine HPR-seminaari touko 2019

Microsoftin Harri Mikkanen esitteli, miten meidän ArkI koostuu jo AI:sta ja miten Office-tuotteiden tukiälyä ja hakuominaisuuksia voidaan hyödyntää pilvessä. Esimerkiksi PowerPoint -esitykseen voi hakusanalla hakea valmista materiaalia niin internetistä kuin oman organisaation pilvipalvelustakin. Tai Outlook mobile pystyy tunnistamaan matkavaraukset ja lisäämään ne automaattisesti kalenteriin. Tai Excelin pivot-taulukko pystyy ehdottamaan ideoita siitä, minkälaisia asioita ehkä kyseisestä datasta kannattaisi havainnoida. Lisäksi opittiin PowerPointin piilossa pidetty ”Recording menu”, jonka saa asetuksista rastitettua päälle.

Jussi Roineen mukaansatempaava esitys palautti kuulijat IT-historiassa aina vuoteen 1990. Nuoremmille kuulijoille esiteltiin sitä aikaa, kun vielä oli Windows 3.1, tiedon tallennus tehtiin korpulle ja puhelimissa ei ollut kosketusnäyttöjä. Esityksen pihvi oli kuitenkin siinä, miten perinteinen IT on muuttunut pilvessä tapahtuvaksi moderniksi IT:ksi, ja että jokaisen yrityksen tulee miettiä millä tavalla ja mitä ominaisuuksia hyödyntäen moderniin ympäristöön kannattaa siirtyä.

Henkka Hyppönen esitteli erilaisia tekoälyn hyödyntämisen mahdollisuuksia mm. täydellisen viskin kaavan valmistamisessa eri viskilaaduista sekä jenkkitilastoja siitä mitä ammatteja tekoäly tulee muuttamaan suurimmilla todennäköisyyksillä. Muutos tarkoittaa, että työn painopiste siirtyy, esimerkiksi manuaalisista tehtävistä syvempään analyysiin. Vähiten ja hitaimmin muuttuvat kiinteästi ihmisen kanssa vuorovaikutusta ja runsaasti luovaa syvällistä analyysiä vaativat ammatit, kuten terapeutti. Yleisön joukosta joku tiesi kertoa, että terapiaakin olisi jo jossain toteutettu tekoälyn avulla – tieto osumatarkkuudesta potilaan auttamisessa oli kylläkin vielä hämärän peitossa.

Yksi päivien annista kiinnostavimpia aihealueita oli tiedostojen käsittelyn, dokumenttien hallinnan ja yhteistyön kaaoksen haltuunotto, joita käsiteltiin useissa esityksissä. Jokaisen organisaation tulee luoda omat dokumentoidut pelisäännöt eri työvälineiden käytölle ja erityisesti yksiköiden, tiimien ja organisaation tulee sitoutua toimimaan niiden mukaan. Suunnitelmat kannattaa tehdä yksilö-, tiimi- ja organisaatiotasolla teknologia, pelisäännöt ja sitoutuminen huomioiden.

Henkka Hyppönen HPR-seminaari touko 2019

Tiedostojen käsittelyyn ja dokumenttien hallintaan osallistujat saivat monta hyödyllistä arjen vinkkiä. Näitä ovat muun muassa tiedostojen synkronointi, yhtäaikainen muokkaus, tiedostojen jakaminen ja niiden kommentointi Teamsissa. Lisäksi käytiin läpi muun muassa tiedostojen metatietojen periytyminen, versiohistoria (johon pääsee myös dokumentin nimeä klikkaamalla Teamsin puolella, klikkaus näyttää myös tiedoston sijainnin SharePointin puolella) sekä mobiilikäyttö. Erinomaisen hyödyllisiä vinkkejä! Itse opin kolme uutta asiaa.

  •  Jokaisella Teamsin kanavalla on oma sähköpostiosoite, jonka voi hakea ”hae sähköpostiosoite” -toiminnolla. Sähköpostista voidaan tuolloin lähettää suoraan viestejä Teamsiin. Sähköpostista lähetetyt viestit tallentuvat Teams-keskusteluihin ja samalla tallentuvat myös ko. sähköpostin liitteet tiedostoihin.
  • Teams-tabiin voi linkittää sivustoja tai SharePoint-kirjastoja, joskin tämä ominaisuus on tulossa myös Microsoftin vakiototeutuksena.
  • SharePointin kautta voidaan rajata kanavien oikeuksia, jotka näkyvät Teamsissa.

 

Tilaisuuden päätöspuhe jäi minulta tällä kertaa väliin, maanantain kurssivalmistelut veivät huomioni PowerPointin saloihin. Kiitos, että sain osallistua! Ohjelma oli hyödyllinen ja mukaan tuli paljon uusia asioita.



Consultant. Sähköposti: paula.aalto@sulava.com