Inbox Zero: Ajankäytön lainalaisuudet vuonna 2013


Inbox Zero: Ajankäytön lainalaisuudet vuonna 2013



Kirjoitin tammikuussa omista kokemuksistani Inbox Zero-mallin käyttöönotosta sähköpostien hallinnassa. Tällä viikolla on ollut normaalia hektisempää ja työpostilaatikon inbox näyttää sähköpostien lukumääräksi 12 – joista ehkä puolet olisi syytä siirtää “Time will solve”-kansioon. Yksityinen sähköpostini on myös aika hyvin hyppysissä, sähköposteja on 6.

Kevään aikana olen harjoittanut sitä mistä kirjoitin – ankaraa, päättäväistä ja aktiivista sähköpostien käsittelyä ja arkistointia. Muutaman erittäin kiireisen viikon aikana on inbox revennyt välillä surkeaan kuntoon mutta viimeistään seuraavana aamuna on tilanne korjaantunut noin varttitunnin puhdetoiminnalla aamukahvin seurassa. Olen aina pitänyt sähköposteista enkä erityisesti ole koskaan kaivannut ‘jotain muuta’, joskin olen innokkaasti adaptoinut omia työkuormiani sen mukaan mikä toimii, ja mikä ei. Esimerkkinä voisi mainita Yammerin ja Lyncin, jotka ovat luonteva osa arkea, sähköpostin rinnalla – ja myös sijaan.

Havahduin joitakin viikkoja sitten ajatukseen siitä – ja tässä välissä lienee reilua kertoa, että kun saan ajatuksen, on kyseessä sen verran harvinaislaatuinen tapaus, että muu toiminta lakkaa hetkeksi – että olisiko jo aika vuonna 2013 miettiä sopivan yksinkertaiset käyttäytymismallit sähköpostin käyttöön? Jos sallitte, esitän seuraavat kolme ajatusta ohjenuoran pohjaksi – varioi vapaasti, poimi mukaan minkä koet toimivaksi:

Älä oleta

Saan säännöllisesti sähköposteja joiden sisältö on pääpiirteissään seuraava: “Tarvitsen jotain, sinun pitäisi tehdä sen perusteella jotain epämääräistä, ja tähän kuluu aikaa todennäköisesti minuutteja tai tunteja – ehkä kauemminkin. Kiitos, ja tällä on muuten pirunmoinen kiire mutta se ei johdu sinusta, vaan minusta, ja nyt siis myös sinusta”.

Älä oleta, että lähetettyäsi sähköpostin vastaanottaja allokoi automaattisesti parhaaksi katsomasi ajan ja energian asiasi edistämiseen. Ihmisillä on usein kalenterit täysin tukossa – oikeaa tekemistä ja meta-tekemistä ja jotain siltä väliltä.

Anteeksi, en halua kuulostaa ylimieliseltä ja tämä sääntö on korostetun provosoiva. Ajatuksen ydin on siinä, että lähettämällä sähköpostin et voi olettaa siirtäväsi mahdollisesti monimutkaistakin tehtävää toiselle suoritettavaksi haluamallasi tavalla ja aikataululla.

Älä forwardoi

Olemme kaikki vastaanottaneet sivutolkulla sähköpostia, johon on lainattu kymmenhenkisen työryhmän pohdintoja, iterointia ja puntarointia useiden viikkojen ajalta. Pitkiä perusteluita, väliin lainattuja sisältöjä ja weppilinkkejä. Viestin ensimmäinen rivi on klassinen kysymys: “Mitä mieltä olet?”

Todennäköisesti et tarkkaan edes tiedä mistä on kyse. Selailet parikymmentä sivua aiempia ajatuksia viesteistä ja koitat saada juonesta kiinni. Jossain välissä viestien sisältö on muuttunut, otsikko on tietysti pysynyt aina samana ja vanhentunut suunnilleen kuukausi sitten. Mihin tässä pitäisi vastata? Vastaanko kaikille? Mikä asia oli epäselvä? Mitä oikeastaan odotatte minun asialle tekevän?

Älä forwardoi, koska siihen sisältyy usein oletus, että Joku Muu ™ hoitaa tämän. Pienellä lisävaivalla voit ampua sivusta kysymyksen asiantuntijalle ja piilottaa raskaan viestihistorian. Myöhemmin voit integroida saadun vastauksen muuhun keskusteluun. Ja ainahan voi pitää päivän pituisen workshopin!

Älä jankkaa

Sähköpostiviestien käyttäminen lähes reaaliaikaisena pikaviestimenä on nykypäivän verkkoyhteyksillä turhankin yleistä. Sen sijaan, että jankkaat tai kaappaat kirjeenvaihdon jatkuville uusille kysymyksille, voit napsauttaa vastaanottajan nimeä ja soittaa videopuhelun tai lähettää pikaviestin. Usein nopeasti hoidettu viiden minuutin puhelu taklaa kaikki avoimet asiat riittävällä tasolla ja sähköpostiketju voidaan arkistoida pysyvästi pois inboxista. Esitänpä tähän vielä niin radikaalin ajatuksen, että usein, kun vastaanottaja on samassa rakennuksessa, voi olla tehokkainta kävellä keskustelemaan asiasta kasvotusten samalla kun tankkaa lisää kofeiinia kuppiin.

Yhteenvetona todettakoon, että sähköposti on hyvä työväline. Kuten kaikissa työvälineissä se vaatii kuitenkin pientä ajattelua ja vaivaa, koska autopilotilla sähköpostistakin tulee järkyttävä aikasyöppö ja itse tarkoitus.



Twitter: @jussiroine

Tags: