Intranet – näin suunnittelet toimivan rakenteen


Intranet – näin suunnittelet toimivan rakenteen



Intranetin sisältörakenteen ja hierarkian suunnittelu on useissa intranet-projekteissa suuria tunteita nostattava osuus. Se on työ, jossa astutaan helposti monille varpaille. Projektiryhmän täytyy päättää, jäsennetäänkö intranet organisaatiorakenteen mukaan vai kenties käyttäjäryhmien tarpeiden pohjalta? Entäs kuinka uusi työprosessikäsikirja ympätään osaksi intranetiä? Ketkä kaikki saavat osallistua suunnitteluun ja kuka lopulta päättää asian?

Tässä on koottuna muutama suunnittelutyötä sulavoittava vinkki ja tukku käytännön esimerkkejä intranetin rakenteen suunnittelun tueksi. Toivottavasti niistä on apua omassa hankkeessanne.

Pohjatyöt

Aluksi voit perehtyä henkilöstön tarpeisiin, työtapoihin ja nykyisiin työtä hankaloittaviin ongelmiin. Tee vaikka kyselytutkimus tai haastattele kollegoita. Mitä asioita intralla halutaan ratkaista?

Seuraavaksi tee inventaario vanhan intran sisällöstä. Mikä siellä on hyvää, mikä joutaa pois? Tutustu myös vanhan intran analytiikkaan. Mitä siellä oikeasti tehdään?

Jos haluat mennä syvemmälle, pyydä eri rooleissa työskenteleviä ihmisiä jäsentämään intran keskeiset sisältöalueet omasta näkökulmasta parhaalla tavalla. Tämän voi toteuttaa esim. korttileikkinä, jossa osallistujat järjestävät asiat omalla tavallaan.

 Suunnittelu

Suunnitteluvaiheessa huomioi ainakin seuraavat asiat:

  • Pääosa käytännön työssä tarvittavassa sisällöstä pitäisi olla korkeintaan kolmen klikkauksen päässä intranetin etusivulta (Etusivu/Henkilöstö/Työsuhde-edut/Autoetu).
  • Pyri mahdollisuuksien mukaan välttämään ns. “kaikki käy” –kategorioita, kuten Resurssit tai Tietopankki. Niitä tullaan käyttämään sisällön kaatopaikkoina, joihin kipataan kaikki, mille ei jakseta miettiä loogista säilytyspaikkaa.

Usein kuulee kysyttävän, kuinka monta ylimmän tason kategoriaa on hyvä määrä intranetussa? No, jos niitä on 6-8 niin olette ainakin varmoilla vesillä. Yleisimpiä intraneteissä käytettyjä kategorioita ovat:

  • Tietoa organisaatiosta
  • Uutiset
  • HR
  • Tuotteet & Palvelut
  • Lomakkeet & Työkalut

Esimerkit

Tässä vielä mallia muutamien suurten firmojen intranetien rakenteen päätasoista. Nykyhetken rakenne ko. introissa olla jo jotain aivan muuta, mutta hyvää referenssiä näistä silti saa.

Google 

  • My Office
  • Survival kit
  • Internal News
  • HR
  • Company info
  • Communications

McDonald’s

  • McD Today
  • My Page
  • My McD Site
  • Company Index
  • Site Finder

HP

  • Job Tools & Resources
  • Benefits, Careers & Policies
  • Organizations & Locations
  • Business Performance
  • Indexes
  • Help

Cisco

  • About Cisco
  • Employee Services
  • Learning & Development
  • Support & Tools
  • Products & Industry
  • Security Information

Microsoft

  • News
  • Campus
  • Employee
  • Services
  • About Microsoft

British Airways

  • News
  • Travel
  • Our airline
  • Company procedures
  • Business info
  • BA & Me
  • Off Duty

SAP

  • Our Company
  • News
  • Tools & Support
  • Benefits & Pay
  • Career & Learning
  • My Division