Jokainen loppukäyttäjä on pian O365-ratkaisukonsultti


Jokainen loppukäyttäjä on pian O365-ratkaisukonsultti



Osallistuin viime viikolla Wienissä järjestettyyn Euroopan ykkös-SharePoint-tapahtumaan, European SharePoint Conferenceen. Nelipäiväisessä tapahtumassa ei nähty Igniten tapaan megalomaanisia tuotejulkistuksia, vaan keskiössä oli uusi tapa hyödyntää Office 365:sta. Painopiste siirtyy yhä radikaalimmin koodareilta ja konsulteilta loppukäyttäjille.

20161116_090047579_ios

Siinä missä Office 365:een ei ole koskaan tarvinnut tehdä räätälöintejä koodilla, myös konsulttien rooli erinäisten vakiointien ja määrittelyjen tarjoajana häviää. Tämä tarkoittaa sitä, että Office 365:en uudet työkalut, Groupsit, Teamsit, PowerAppsit ja Yammer ovat niin helppokäyttöisiä, että konsulttia ei tarvita esimerkiksi kliksuttelemaan työtiloja tiettyyn malliin, vaan kukin tiimi voi mukauttaa työkalut tarpeisiinsa.

Hyvä esimerkki helppokäyttöisyydesta ja innostavuudesta, josta tuonnempana lisää, on PowerAppsit. Konferenssissa oli paikalla erään asiakkaamme edustaja, joka ei ollut teknisesti suuntautunut. PowerAppsista demon nähtyään hän juoksi samantien hotelliin koneensa ääreen ja toteutti itse mobiiliappsin organisaatiossaan sattumalta päällä olevaan akuuttiin tarpeeseen.

Myös Office 365 -konsulttien suosikkikaavio ”mitä työkalua mihinkin käytetään” jää historiaan. Tämä keskiviikon keynote-puheenvuoron esimerkki oli erityisen osuva. Vuosikausia me Office 365 -konsultit olemme workshopanneet ja määritelleet asiakkaan kanssa, mitä prosesseja kenelläkin on ja mihin viestintäprosessiin käytetään Yammeria, Skype for Businessta ja sähköpostia, tai miten dokumentinhallinnassa käytetään OneDrivea  ja SharePoint-työtilaa. Jatkossa vastuu tästäkin siirtyy loppukäyttäjälle – eihän kenenkään nytkään tarvitse pitää kädestä kuluttajia, jotka tekevät päivittäin kymmeniä kertoja valinnan esimerkiksi Whatsappin ja Facebookin välillä.

20161116_090232952_ios

Konsulteilla on kuitenkin jatkossakin paikkansa erityisesti henkilöstön kouluttamisessa. Teknisen läpikäynnin sijaan hyvä konsultti avaa loppukäyttäjälle mahdollisuuksien maailman  – esimerkiksi dokumentit saakin helposti linkitettyä eri kirjastoihin – ja tämän jälkeen käyttäjä osaa itse soveltaa työkaluja oman työnsä ja tiiminsä yksilöllisiin tarpeisiin.

20161116_090308914_ios

Helppokäyttöiset työkalut ja hyvä konsultti yhdessä pystyvät saavuttamaan jotakin, mikä tähän mennessä on useimmissa organisaatioissa jäänyt vain toteutumattomaksi unelmaksi, ja se on 100 %:n käyttöaste. Tähän mennessä käyttäjä on kokenut Office 365:en mahdollistaman tiedon jakamisen hyödyn vasta koko organisaation toimintatapojen muuttumisen myötä helpompana ja tehokkaampana tiedon löytämisena. Tämän vuoksi laiskimmat ovat yleensä pudonneet kelkasta.

Helppokäyttöiset työkalut ja hyvä konsultti yhdessä pystyvät saavuttamaan jotakin, mikä tähän mennessä on useimmissa organisaatioissa jäänyt vain toteutumattomaksi unelmaksi, ja se on 100 %:n käyttöaste.

Nyt hyöty tulee heti. Tiedon tallentaminen Teamsiin tai Yammeriin on helppoa, hauskaa, visuaalista ja jopa koukuttavaa. Kun aiemmin käyttäjien sitoutumista on mitattu vaikkapa aikana, joka työtiloissa vietetään (vaikka se sitten olisi mennyt pakollisten metatietojen kanssa tuskailuun), voidaankin jatkossa mitata käyttäjien innostuneisuutta ja liiketoimintaa tukevien ratkaisujen määrää, mikä uusilla työkaluilla on pystytty toteuttamaan.



Karoliina Partanen (ent. Harjanne) toimii Sulavalla Chief Experience Officerina (CXO). Hän vastaa asiakaskokemuksen viemisestä uudelle tasolle niin tarjooman kuin asiakas- ja työntekijäkokemuksenkin näkökulmasta.