Kommunikaatiovälineähky – realismia vai pelkkä sanahirviö?


Kommunikaatiovälineähky – realismia vai pelkkä sanahirviö?



Microsoft julkaisi Lync-pikaviestinsovelluksen älypuhelimille kaksi viikkoa sitten ja se on nyt saatavilla suosituimmille älypuhelinalustoille. Miten älypuhelimessa oleva Lync eroaa muista puhelimen mahdollistamista kommunikaatiovälineistä: puhelusta, tekstiviestistä, sähköpostista? Mitä tapaa tulisi kulloinkin käyttää yhteydenpitoon? Tarvitaanko puhelimeen vielä lisää kommunikaatiovälineitä? Pitääkö minun lähettäjänä välittää siitä häiritseekö tekstiviestini työkaveriani illalla kun saan mahtavan idean?

Alla oleva vuokaavio kuvaa karkealla tasolla missä tilanteessa kukin väline on parhaimmillaan kun viestinnän kohteena on yksi henkilö. Kaavio perustuu kokemuksiin siitä miten viestintä tapahtuu mahdollisimman luontevasti ja tehokkaasti lähettäjän ja vastaanottajan kannalta. Todelliset tilanteet ovat usein monimutkaisempia ja erilaiset hybridimallit ovat arkipäivää. Esimerkiksi kiireellisissä tapauksissa käytetään useita tapoja – joskus jopa samanaikaisesti. Myös tekstiviestin käyttöä toimistoajan ulkopuolella vältetään sillä vastaanottajan puhelin usein hälyttää saapuneesta tekstiviestistä.

Uutena kommunikaatiovälineenä kaaviossa on Lync-pikaviestin, jonka hyödyt eivät pelkästään perustu itse pikaviestintään vaan myös läsnäolotietoon. Läsnäolotietoa voidaan tehokkaasti hyödyntää kommunikaatiotavan valitsemisessa. Esimerkiksi iltapäivän viimeisiä asioita hoidellessa voi tarkistaa henkilön läsnäolotiedosta onko hän vielä tavoitettavissa vai jo ehtinyt lopetella hommat siltä päivältä. Tuon tiedon perusteella voi sitten valita haluaako hoitaa asiansa puhelimella vastaajan ollessa neljän lapsen kanssa talvitakki päällä supermarketissa vai odottaisiko sittenkin seuraavaan työpäivään.

Henkilökohtaiset mieltymykset vaikuttavat kuitenkin kaikista eniten kommunikaatiovälineen valintaan. Toiset ovat tottuneet hoitamaan kaikki asiat soittamalla puhelun, toisille on luontevampaa kirjoittaa viesti. Päästäänkö jossain vaiheessa tilanteeseen, jossa järjestelmät valitsevat parhaan kommunikaatiotavan? Jos vain kirjoittaisi viestin, valitsisi vastaanottajan, ja järjestelmä huolehtisi siitä, että vastaanottaja saa viestin soveltuvimmalla tavalla – oli se sitten pikaviesti, sähköposti, tekstiviesti, tai jokin muu. Entä miten siihen vastataan ja mihin vastaus menee? Perinteistä puhelussa tapahtuvaa dialogia tuskin voidaan tämän piiriin saattaa, vaikka puheentunnistus pystyisikin muuntamaan puheen virheettömästi tekstiksi.

Selvää on se, että uusia kommunikaatiovälineitä tulee lisää ja kaikkia niitä ei ole järkevää tai mahdollista käyttää kaikkeen. On löydettävä omalle yritykselle soveltuvimmat välineet ja ennen kaikkea opeteltava käyttämään niitä tehokkaasti.