Lync on suurin muutos tietotyössä läppärin keksimisen jälkeen


Lync on suurin muutos tietotyössä läppärin keksimisen jälkeen



LyncLync on Microsoftin pikaviestin- ja videokonferenssijärjestelmä, joka on noussut yrityksissä lähes standardin asemaan. Usein ajatellaan, että Lync on vain sähköpostia ja puhelinta tehokkaampi työväline moneen tilanteeseen. Itse olen asiakkaiden kanssa nähnyt, että parhaimmillaan Lync tuo välineet päivittää organisaation työtapa oikeasti 2010-luvulle. Tässä muutama esimerkki muutoksesta.

Lync antaa työntekijälle määräysvallan tilatiedosta

Harvassa työpaikassa ihmiset ovat enää aina fyysisesti läsnä 8:15-16:15. Jos työkaveri ei istu vieressä, mistä tiedät voiko häneen olla yhteydessä? Lync päättelee kalenterin perusteella oletustilan ja näyttää sen liikennevalona (vihreä, keltainen, punainen). Vielä tärkeämpää on se, että käyttäjä voi myös itse määrittää tilan haluamakseen. Älä häiritse -tila tarkoittaa sitä mitä se oikeasti onkin: yhteydenotot eivät tule läpi.

Vilkaisu kontaktilistaan Lyncissä antaa yhdellä silmäyksellä tiedon, ketkä työkavereistasi ovat tavoitettavissa tärkeää kysymystä varten. Sama onnistuu luonnollisesti työaseman Lyncissä, puhelimen Lyncissä ja selaimessa.

Lync vapauttaa organisaatioiden välisen viestinnän

Viestiminen toisten Lync-organisaatioiden tai Skype-käyttäjien kanssa on mahdollista ja helppoa – pilvessä yksi raksi ruutuun, paikallisessa Lyncissä muutama ylläpitäjän komento. Entä sitten? Kun omat kontaktit saa samaan listaan organisaatiosta riippumatta ja statustiedon näkyville, muuttaa se työtä radikaalisti. Ennen puhelin ja sähköposti olivat ainoat tavat viestiä organisaation ulkopuolisten työntekijöiden kanssa. Nyt ulkoisten kollegojen tilatiedon näkee samalla listalla muiden kontaktien kanssa, jolloin kynnys yhteydenottoon on todella paljon pienempi.

Myös yhdistetyt työsessiot näytönjaon ja headsettien avulla yhden tai useamman ulkoisen osallistujan kesken alkavat olla arkipäivää – ja tähän ei tarvitse edes muilla olla Lynciä, silä tämä onnistuu selaimessakin.

Lync tekee harvennushakkuun sisäisille palavereille

Monessa Lync-käyttöönotossa jää huomiotta sisäisen työkulttuurin muutos. Edelleen odotetaan, että ihmiset ilmestyvät sisäisiin palavereihin paikan päälle. Teknisesti jokainen voisi kuitenkin osallistua Lync-kokoukseen haluamastaan paikasta PC:llä, tabletilla tai kännykällä. Tekniset edellytykset pitää olla kunnossa, esimerkiksi hyvät kaiutinmikrofonit jokaisessa neuvotteluhuoneessa. Suurempi muutos on kuitenkin sisäinen kulttuuri – on hyväksyttyä osallistua palaveriin mistä tahansa, ja jokaisessa sisäisessä palaverissa on Lync-kutsulinkki.

Kasvokkain pidettäville tapaamisille on edelleen oma tärkeä paikkansa. Toisaalta tehokas Lync-käyttö yhdistettynä palaverien välillä yhdessä päivitettävään OneNote-työkirjaan vähentää tarvetta palavereihin itseisarvona, jolloin harvemmat jäljelle jäävät palaverit koetaan mielekkäämmiksi.

P.S. Lyncin saat käyttöön pilvestä viidessä minuutissa – aloita tästä.