Meille tulee uusi tietojärjestelmä – inhoan sitä jo nyt!


Meille tulee uusi tietojärjestelmä – inhoan sitä jo nyt!



Kahvihuoneessa käy kuhina. Lähes vuoden kestänyt uuden sisäisen tietojärjestelmän käyttöönottoprojekti on saatu päätökseen ja palvelu on avattu koko henkilöstölle. Yksi toisensa perään huoneeseen saapuu henkilöitä, jotka kertovat ensikokemuksiaan uudesta järjestelmästä. Moni on todennut, että uudessa järjestelmässä asiat tehdäänkin eri lailla vanhaan verrattuna. Yllättävän suuri osa mielipiteistä on sävyltään negatiivisia. Miksi?

Alun negatiivisuuden ryöpsähdys kertoo järjestelmästä ja käyttäjistä ainakin seuraavia asioita:

  • järjestelmällä on käyttäjiä
  • käyttäjillä on mielipiteitä järjestelmästä
  • järjestelmä ei ole edellisen järjestelmän identtinen kopio

Uusi tietojärjestelmä ja käyttäjiä, joilla on mielipiteitä ja intohimoa työvälineeseensä. Voisiko paremmin olla? Jos ensimmäinen ajatuksesi oli ”voisi toki”, lankesit juuri ansaan. Mitä jos uuden järjestelmän mollaamisen sijaan miettisikin mitä hyvää siinä on?

Valintanauhaesimerkki

Hyvä esimerkki on Microsoftin aikoinaan lanseeraama valintanauha (Ribbon), joka on hiljalleen korvannut lukuisten Microsoftin tuotteiden vanhan mallista ylävalikkotoiminnallisuutta.

Uusi Word 2010:n valintanauha

Uusi Word 2010:n valintanauha

Vanha Word 2003:n ylävalikko

Vanha Word 2003:n ylävalikko

Aikoinaan valintanauhaakin kritisoitiin kiivaasti mm. siitä syystä, että se on pystysuunnassa varsin kookas. Vertasiko kukaan koskaan kuitenkaan valikon kokoa tositilanteessa? Vanhassa valikossa kaikki lisätoiminnallisuudet kerääntyivät allekkain ja näky oli käytännössä varsin huvittava korkeuden puolesta. Valikoita ei myöskään voinut piilottaa muuten kuin poistamalla ne, minkä jälkeen niiden tuominen takaisin olikin varsin monen mutkan takana.

VIHJE! Tiesitkö muuten, että valintanauhan saa piiloon kaksoisklikkaamalla valintanauhan välilehteä, esim. Home? Toimii muuten myös muissa sovelluksissa, joissa valintanauha on käytössä, esim. SharePointissa.

Vähennetään purnausta

Purnata-sana on määritelty seuraavasti: ”puhua vastustavasti tai tyytymättömästi, mutista vastaan, napista. esim. Purnata vastaan. Purnasi aina samasta asiasta.” (lähde)

Eräs yritys muutti aikoinaan uusiin toimitiloihin. Ennen muuttoa toimitusjohtaja esitti kaikille toiveen, että odotettaisiin muuton jälkeen kolme kuukautta, jona aikana ei saa purnata. Ihastuin tähän ajatukseen välittömästi sen kuultuani! Kysehän ei ole siitä, ettei saisi aitoja muuttoon tai uuteen toimitilaan liittyviä ongelmia tuotua esille ja korjattua. Kyse ei myöskään ole siitä, että kielletään henkilöstöä keskustelemasta uuteen toimitilaan liittyvistä hyvistä tai huonoista puolista.

Kyse on siitä, että yhdessä tuumin pyrittäisiin siihen, että uuden toimitilan, tietojärjestelmän, tms. käyttöönottoon lähdettäisiin selkä suorana ja avoimin mielin, välttäen lähtökohtaista negatiivista asennetta ja aiheetonta muutosvastarintaa.

Mitä tästä opimme

Ainakin sen, että suomen kieli on kiva kieli. Purnata-sanan kauneus ja soveltuvuus tähän tapaukseen kristallisoituu mielestäni sanan määritelmän jälkimmäisestä esimerkistä: ”Purnasi aina samasta asiasta”.

Haluatko olla se, jonka kaikki tuntevat kahvihuoneen parhaana valittajana, oli sitten kyse uudesta toimitilasta, yrityksen kevätretkestä tai uudesta tietojärjestelmästä?

Vai haluaisitko mieluummin olla se, jonka rakentavien palautteiden perusteella uusi kahvikone vaihdettiin vanhanmalliseksi, sillä uuden koneen rasvaton maitojauheen kaltainen esanssi todellakin sai kahvin maistumaan kummalliselta. Tai se, jonka palautteen perusteella uuteen tietojärjestelmään tuotiin heti seuraavassa kehitysvaiheessa kertakirjautuminen?

Ainiin. Tämä kirjoitus ei koske niitä tietojärjestelmiä, joita käyttäessä tuntuu lähinnä samalta kuin olisi loukussa romahtaneessa kaivoskuilussa. Mitkä asiat voivat sinun mielestäsi tehdä tietojärjestelmästä täysin toivottoman?