Miksi minulla on paremmat työvälineet kuin sinulla?


Miksi minulla on paremmat työvälineet kuin sinulla?



Itse asiassa otsikko on suhteellisen provokatiivinen. Useimmilla teistä on käytössä samat työvälineet kuin minulla – tai ainakin työnantajallasi olisi olemassa lisenssit niiden käyttöön. Valitettava tilanne on kuitenkin se, että useimmissa työpaikoissa henkilöstölle ei ole vieläkään annettu uusimpia välineitä käyttöön. Toisaalta monella Sulavan asiakkaalla on jo olemassa strategia, jonka mukaan heillä käytetään aina kaikkien tuotteiden uusimpia versioita – pilviaikana tämä onnistuu yllättävän helposti.

On aivan turhaa antaa kilpailijoille etulyöntimatkaa käyttämällä tuotteiden vanhoja versioita. Suurin hyöty tulee kuitenkin siitä, miten uusin teknologia valjastetaan tuomaan aitoa tehokkuutta ja erityisesti luomaan uudenlaisia toimintamalleja. Parhaissa tapauksissa teknologian avulla luodaan aivan uusia tuotteita ja palveluita ja hypätään kilpailussa aivan uudelle tasolle.

Koska tänään on kansallinen etätyöpäivä, keskityn tällä kertaa siihen, miten itse käytän eri välineitä tehokkaaseen tietotyöhön. Nämä ajatukset on siten suunnattu ensisijaisesti toimistotyötä tekevälle ihmiselle.

Työskentely tietokoneella

Jos koneesi käyttöjärjestelmä on jotain muuta kuin uusin Windows tai OSX, suosittelen varmistamaan, että työpaikallasi on suunnitelma käyttöjärjestelmän päivittämiseksi. Sama pätee Officen versioon, työasemalta pitäisi löytyä uusin Office tai työpaikalla pitää olla olemassa suunnitelma siihen siirtymiseen. Jos – ja toivottavasti kun – työpaikkasi on hankkinut Office-paketin pilven kautta, on sinulla oikeus asentaa Office-paketin uusin täysversio myös kotikoneelle ja muille omille laitteillesi. Tämä koskee siis PC:n lisäksi myös Maceja, Android-tabletteja, iPadeja sekä tietysti myös älypuhelimia.

Omalla koneella ei pitäisi olla ainuttakaan dokumenttia, vaan kaiken pitää olla tallennettuna pilveen – joko työtiloihin tai sitten omaan OneDrive for Business-tallennustilaan. Tällöin dokumentteihin pääsee käsiksi kaikkialta, tiedon jakaminen on helppoa ja tietoturvakin on kunnossa.

Huomioi pienet asiat:

  • Aina ei kannata alkaa tehdä sivuja tai dokumentteja SharePoint Onlineen, usein Office Sway-muotoinen esitys ajaa asiat paremmin.
  • Jos organisaatiollasi on jo käytössä Office 365 Delve, laita se selaimesi aloitussivuksi tai ala vähintään käyttää sitä päivittäin. Takaan, että yllätyt positiivisesti.
  • Kaikki Office-tuotteet muistavat automaattisesti viimeksi muokkaamasi dokumentit – kaikilla päätelaitteilla. Avaa aina ensisijaisesti dokumentit tätä kautta. Nopeusero on valtava SharePointissa seikkailuun verrattuna.
  • Kerro Skype for Businekselle sijaintisi. Tämän jälkeen työkaverisi näkevät suoraan, missä olet fyysisesti. What’s happening today–kenttä on myös erittäin hyödyllinen, kun haluat pitää työkaverit tietoisina asioista.
  • Luo Windows Exploreriin, siis resurssienhallintaan, pikalinkit tärkeimpiin SharePoint Online-kansioihin. Näin tiedostojen avaaminen ja tallentaminen onnistuu ilman seikkailua SharePointissa. Avaa kuitenkin mieluiten dokumentit suoraan Office-tuotteista ja paikallisesti synkronoiduista kopioista.
  • OneNote. Do i need to say more? Jos et vielä käytä, aloita NYT. Jos käytät, laajenna käyttöäsi.
  • Outlookin Clutter siirtää automaattisesti ei-kiireelliset-mailit sivuun. Sitä voi myös opettaa siirtämällä posteja itse Clutter-kansioon.
  • SharePointin haku on nykyään erityisen hyvä. Käytä sitä. Mielellään Delven kautta.
  • Älä tallenna paikallisia kopioita. Älä koskaan tallenna tiedostoja manuaalisesti eri nimillä – SharePoint online kyllä hoitaa versionhallinnan. Nimiä tiedostot oikein, välilyöntejä ja skandeja voi ja pitää käyttää.
  • Älä tee kaikkea tietokoneella. Moni asia hoituu kätevämmin puhelimella. Itse esimerkiksi seuraan Sulavan Yammer-keskusteluja useammin puhelimella kuin selaimessa.

Näitä voisi listata kymmeniä / satoja lisää, mutta nuo tulivat ensimmäisinä mieleen.

Työskentely puhelimella ja tabletilla

Väitän, että nykyaikana työskentely puhelimella on usein tehokkaampaa kuin tietokoneella. Alla oma kokoelmani Microsoftin appseja – toki moni keskeinen sovellus on aloitusnäytöllä. Erityisesti iPhone-käyttäjille Outlook-sovellus on pakollinen korvaaja iPhonen tylsälle mailiappsille. Samoin kalenteri kannattaa heti korvata Microsoftin Sunrise-kalenterilla. Molemmat tietysti toimivat myös vapaa-ajalla erilaisten tilien kanssa.

Asioiden tekeminen puhelimella on tehokkaampaa yksinkertaisesti siksi, että kaikkia appseja ei ole vielä saatavilla tietokoneelle ja aivan liian moni käyttää vanhaa käyttöjärjestelmää (lue Windows 7), joka ei tue appseja. Alla pari asiaa, jotka hoidan lähes aina puhelimella:

  • ”Mitä muut tekevät ja minkä parissa Sulavassa työskennellään” (Delve)
  • CRM:n raporttien, Sulavan sivuston kävijämäärien seuranta ja monen muun asian seuranta (Power BI)
  • Dokumenttien pikainen katsominen ja kommentointi (Office)
  • Palaveriaikojen haku ulkopuolisten kanssa (Outlook Invite)
  • Sulavan keskusteluiden seuranta ja niihin osallistminen (Yammer)
  • Tavoitettavissa oleminen ja lyhyet kysymykset (Skype for Business)
  • Tiettyjen työryhmien seuranta (Groups)

Luonnollisesti samat mallit toimivat myös tabletilla, oli sitten kyseessä Windows-, iOS- tai Android-laite.

Viimeiset vinkit

Moni käyttää vapaa-ajalla muita kuin työnantajan tarjoamia laitteita. Luonnollisesti myös niille kannattaa asentaa työkäyttöön tarkoitetut sovellukset ja appsit. Silloin perusasiat saa aina hoidettua ajasta, sijainnista ja käytetystä laitteesta riippumatta. On aivan turha raahata sitä rumaa korporaatiokannettavaa kaikkialle. Ja onneksi tässäkin kehitys kehittyy ja Windows 10:n ja uusien hallintamallien myötä ne rumat korporaatiokannettavat alkavat jäädä historiaan.

Työpaikan kulttuurilla on luonnollisesti valtava merkitys tehokkaan työnteon ja tietotyön kannalta. Esimerkiksi minun ei koskaan tarvitse lähetellä peruskysymyksiä maililla, koska tiedän saavani niihin vastauksen Sulavan Yammerin kautta. Näen aina suoraan Skype for Busineksestä, missä kukin Sulavan ihminen menee – esimerkiksi ketkä tekevät läsnätyötä ja ketkä ovat toimistolla. Kaikissa sisäisissä kokouksissamme on mahdollisuus osallistua SfB:n kautta. Muistiinpanot ovat jaetuissa OneNoteissa. Myös näitä esimerkkejä voisi listata satoja. Teknologia on vihdoin saatavilla pilvestä, mutta kulttuuri muuttuu hitaasti. Ja kulttuuria pitää määrätietoisesti muuttaa. Kuten vaikkapa asiakkaamme Alko teki.

Minulla on toki edellä mainittujen lisäksi käytössä muutamia Appedin ja Microsoftin sovelluksia, jotka eivät ole vielä saatavilla julkisesti. Pilvipalvelut kehittyvät jatkuvasti ja osa uusista ominaisuuksista ei ole vielä kaikkien ympäristöissä saatavilla. Mutta lähtökohtaisesti sinulla on täsmälleen samat välineet käytössä kuin minulla. Kyse on vain siitä, miten jo maksetut tuotteet ja palvelut otetaan aidosti käyttöön.

Puhtaasti paikallisten ympäristöjen osalta voidaan todeta se, että niissä tehokas ja mielekäs tietotyö ei ole enää aikoihin ollut mahdollista – eikä tule koskaan olemaankaan. Aidot pahoittelut niille, jotka ovat vielä jumissa paikallisissa tai ”yksityispilven” ympäristöissä. Uskon ja toivon, että työnantajillanne on kuitenkin jo olemassa suunnitelma pilvipalveluihin siirtymiseen.

PS. Intranet. Se on kokoelma palveluita, joita käytetään eri päätelaitteilla ja eri tavoin. Se ei missään nimessä ole viestinnällinen sivusto tai vain ”SharePoint + Yammer”-pohjainen ”sosiaalinen intranet”. Itse asiassa kaikki yllä kuvaamani asiat ja tavat työskennellä ovat osa omaa intranetiäni.

Sulava ja Microsoft järjestävät lokakuussa myös seminaarin aiheesta, tervetuloa!

office 2016



Aki on Sulavan perustajaosakas ja toimitusjohtaja. Aki on työskennellyt IT-alalla vuodesta 1992 lähtien. Hän on ollut jo vuosikausia yksi Suomen arvostetuimmista IT-vaikuttajista. Sulavan projekteissa Aki osallistuu mm. uusien palveluiden innovointiin, tiekarttojen laatimiseen sekä asiakkaidemme johdon ja tietohallinnon sparraukseen.