Näin siirrät CRM:n pilveen


Näin siirrät CRM:n pilveen



Asiakkuudenhallinta eli CRM (Customer Relationship Management) on yhä tärkeämpi toiminto yrityksen asiakaskontaktien ja koko myyntiprosessin tehokkaaseen hallintaan. Pienille ja keskisuurille yrityksille CRM-sovelluksen hankinta pilvipalveluna on houkutteleva vaihtoehto. Kattava järjestelmä saadaan käyttöön nopeasti ilman omia laiteinvestointeja käyttäjäkohtaista kuukausimaksua vastaan.

Markkinoilla on useita pilvipalveluna tarjottavia CRM-järjestelmiä. Kaikki järjestelmät eivät kuitenkaan sovi täydellisesti kaikille yrityksille. Heti valintaprosessin alussa kannattaa ottaa huomioon muutama seikka, jotka auttavat valitsemaan yrityksen liiketoimintaa parhaalla mahdollisella tavalla tukevan ratkaisun valinnassa.

Määrittele yrityksesi tarpeet. Miieti mitä myynnin ja markkinoinnin haasteita haluat pilvipalveluna hankittavan CRM:n ratkaisevan. Tunnista käytössä olevat myyntiprosessit ja arvioi mitkä niistä toimivat, mitkä eivät ja mitkä osat jäävät kenties CRM:n ulkopuolelle. Lopputuloksena saat listan vaadittavista ominaisuuksista, joiden avulla voit helpommin vertailla eri CRM-järjestelmiä.

Hyödynnä kokeiluversioita. Useimmissa tapauksissa voit tilata CRM-pilvipalvelun kokeilukäyttöön jopa kuukauden ajaksi. Trial-version avulla voit tarkasti tutustua harkinnan alla olevan järjestelmän käyttöliittymään ja ominaisuuksiin. Kokeiluversion testikäytölle kannattaa myös varata kalenterista aikaa. Jos kokeiluversio tilataan “testaan kun on aikaa” -mentaliteetilla,  jää tutustuminen usein pintapuoliseksi ennen kuin käyttöaika päättyy.

Selvitä kokonaiskustannukset. Pilvessä toimiva CRM-ratkaisu voi vähentää yrityksen omiin palvelimiin, sovelluksiin ja tietohallinnon henkilöstökuluihin liittyviä kustannuksia huomattavasti. Pilvipalveluissa käyttäjäkohtainen kuukausikulu tiedetään tarkasti ja lisäksi palvelun käyttöä voidaan laajentaa joustavasti käyttäjämäärän kasvaessa. Kannattaa kuitenkin tarkistaa, mitä palveluja kiinteä kuukausimaksu kattaa. Toisinaan yrityksen kannalta oleellisista CRM:n ominaisuuksista veloitetaan erikseen.

Muista tietoturva. Tietoturva on yksi CRM-sovelluksia pilvipalveluna tarjoavien yritysten kriittisistä menestystekijöistä. Juuri tämän vuoksi CRM-palveluntarjoajien tietoturva-asenne ja -asiantuntemus ovat varmastikin parempia kuin useimmilla pienillä ja keskisuurilla yrityksillä. Kun yhä suuremmat yritykset siirtyvät pilvipalveluiden käyttäjiksi, CRM-toimittajien täytyy pystyä todistamaan, että heidän tietoturvansa on myös suuryritysten vaatimalla tasolla. Pilvipalvelutoimittajalta kannattaa kysyä tietoturvasta ennen palveluun sitoutumista.

Panosta koulutukseen ja osoita palvelun hyöty käytännössä. Joskus CRM-hankkeet epäonnistuvat, koska järjestelmä on henkilöstön mielestä liian hankala käyttää. Tämä saattaa johtua yksinkertaisesti siitä, että käyttäjät eivät ole saaneet riittävää opastusta järjestelmän käyttöön. Myyjät saattavat jopa tuntea itsensä uhatuiksi, kun muut järjestelmän käyttäjät näkevät heidän asiakkaisiinsa ja toimenpiteisiinsä liittyviä tietoja. Mutta kun myyntitiimi huomaa oman työn tehostuvan ja tuottavuuden kasvavan CRM:n käytön myötä, myös luontainen muutosvastarinta hälvenee.

Selvitä exit-strategia. Varmista, että tiedät miten saat pilvessä toimivan CRM:n tiedot tarvittaessa siirrettyä omalle koneellesi. Jos haluat myöhemmin siirtyä käyttämään toista järjestelmää, näin voit välttyä tietojen vientiin mahdollisesti liittyviltä rajoitteilta tai ylimääräisiltä kustannuksilta. Huolehdi myös siitä, että tallennat kaikki tiedot koneellesi ennen palvelun lopettamista. Palveluntarjoajat kun saattavat poistaa kaikki tiedot välittömästi palvelusopimuksen päättyessä.

Pilvipalveluna tarjottava CRM-ratkaisu ei välttämättä sovi kaikille ja siksi onkin tärkeää ymmärtää pilvipalveluiden eri puolet. Päätöksenteon tueksi onkin ehkä paikallaan kysyä oman yrityksen  tietohallinto-osaston mielipidettä tai kääntyä tarvittaessa ulkopuolisen pilvipalveluihin erikoistuneen yrityksen puoleen.