Näin viet käytäntöön Redesigning 925 -hankkeen uudet toimintamallit


Näin viet käytäntöön Redesigning 925 -hankkeen uudet toimintamallit



Olen seurannut kiinnostuneena sivusta Redesigning 925 –hanketta, jonka tavoitteena oli uudelleensuunnitella koko työelämä. Hankkeen lopputuloksena syntyi Työkirja – työelämän vallankumouksen perusteet (Tuominen ja Pohjakallio 2012, WSOY), jonka sain juuri luettua loppuun. Kirjassa esitellään konkreettisia ehdotuksia siihen, miten tietotyötä voisi tehdä eri tavalla saaden aikaan enemmän, mutta väsyen vähemmän.

Kirja oli uskomattoman inspiroiva ja löysin siitä ilahduttavia yhteyksiä Sulavan palveluihin, joiden havaitsin käytännössä mahdollistavan kirjan ehdotukset. Seuraavassa summeeraan yhden kirjan kolmesta päämallista, 925 Timantin, ja jaan parhaat vinkkini ehdotusten toteuttamiseen.

925 Timantti™ – malli johtamiseen

925 Timantin mukaan hyvä työelämä voidaan jakaa viiteen perustekijään: työn merkityksellisyyteen, selkeisiin rooleihin, järkeviin työtapoihin, työn iloon ja elämän tasapainoon. Näillä tietotyötä voidaan johtaa menestyksekkäästi.

Työn merkityksellä viitataan siihen, että työntekijät kokevat tekemänsä työn arvokkaaksi ja merkitykselliseksi, vaikka se sitten olisi makkaramassan sekoittamista. Yritysjohdon laatimien korulauseiden sijaan työkirjassa kehotetaan kuuntelemaan työntekijöitä yrityksen todellisten arvojen tunnistamiseksi.

Miten tuhatpäisissä yrityksissä sitten on mahdollista kuunnella jokaista työntekijää? Tietenkin joukkoistamalla! Sulava Innovation Acceleraattorilla voit kerätä kunkin työntekijän näkemyksen siitä, miksi hän työtään tekee ja mikä omassa organisaatiossa on poikkeuksellisen hienoa ja hyvää. Sulava Innovation Acceleraattorissa suositut näkemykset nousevat nopeasti esiin äänestystoiminnallisuuden ansiosta, mutta toisaalta jokainen työntekijä pääsee myös henkilökohtaisesti reflektoimaan työtään.

Tietotyöläiselle oman roolin ja työtehtävien määritteleminen on usein haastavaa. Tämä voi johtaa siihen että kaikki ovat mukana kaikessa, mutta kukaan ei ole vastuussa mistään. Käytännössä rooleista puhuttaessa Työkirja neuvoi nojaamaan selkeisiin vastuunjakoihin niin yksittäisissä tehtävissä, isoissa projekteissa kuin yritystasollakin. Tehtäviä jaettaessa on myös pidettävä mielessä onnistumisen mittaaminen ja palautteen anto.

Yksinkertainen apuväline tehtävien organisointiin on SharePoint 2013:n uusi task-toiminnallisuus, jolla tehtäviä voi jakaa eri ihmisille tai itselleen ja merkitä tehdyksi. Kun tehtävien organisointiin käyttää hieman aikaa, tietotyön muuten abstrakti luonne konkretisoituu ja tehtävien tehdyksi merkkaamisesta saa kiksejä. Tehtävän tehdyksi merkkaaminen näkyy SharePointissa koko tiimille ja näin kaikki pysyvät kärryillä hommien etenemisestä. Palautteen taas voi antaa vaikkapa SharePoint 2013:in badgejen muodossa tai kehumalla suoritusta yhteisessä työtilassa.

Työtavat Työkirjassa jaetaan tapaamisiin, kommunikaatioon, työtiloihin ja prosesseihin. Työkirja vahvistaa havaintomme siitä, että suurin osa palavereista on turhia ja huonosti valmisteltuja eikä niissä keskitytä itse asiaan. Samoin sähköposteista suurin osa on turhia, mikä johtaa moniin kommunikaatio- ja ajanhallintaongelmiin.

Työkirjassa ratkaisuiksi ehdotetaan sekä kokousten että sähköpostien määrän vähentämistä, pituuden lyhentämistä ja osallistujien / vastaanottajien vähentämistä. Tämä on helpommin sanottu kuin tehty – tämän vuoksi uusi versio tietotyön toimintamallien mittaamiseen keskittyvästä työkalustamme paimentaa työntekijää ystävällisesti oikeaan suuntaan jakamalla (miinus)pisteitä jokaisesta lähetetystä sähköpostista ja pidetystä palaverista. Plussapisteitä saa mm. palaverin korvaamisesta Lync-keskustelulla, kokousagendan toimittamisesta ja sähköpostin sijaan tehdystä statuspäivityksestä. Vaikka kyse on vain pisteistä, ne on kuitenkin sidottu työntekijän sosiaaliseen pääomaan ja näin ollen kannustavat toimimaan oikein.

Koska edes Microsoftin briljantit tuotteet eivät onnistu korjaamaan koko elämää, käsittelen mallista viimeisenä ilon, joka Richard Bransonin taannoisenkin artikkelin mukaan kulkee käsikädessä menestyksen kanssa. Työniloa kirjassa lähestytään mm. yhteisöllisyyden kautta. Kirjan mukaan yhteisöllisyyttä parantavat yhteiset tavoitteet, työkavereiden tunteminen ja positiviisen palautteen antaminen. ­­­­­­­­­­­­­­­­­­Tavoitteet ja palaute tuli käsiteltyä jo Sulava Innovation Acceleratorin sekä palautebadgejen yhteydessä, mutta SharePoint 2013:sta sosiaaliset toiminnallisuudet ovat omiaan myös työkavereihin tutustumiseksi. Tämä ei tarkoita sitä, että statuspäivityksissä pitäisi alkaa puhua edellisen viikonlopun pikkujouluista, vaan esimerkiksi uudella profiilisivulla työntekijät pääsevät avaamaan kiinnostuksenkohteitaan, blogeissa omia näkemyksiä on mahdollista perustella syvällisestikin ja keskusteluissa sekä statuspäivityksissä voidaan välillä löysätä solmiota ja antaa huumorin kukkia. Kuitenkaan mikään työkalu ei koskaan tule korvaamaan kasvokkaisia kohtaamisia – uusilla toimintatavoilla säästetty aika voidaankin toisinaan käyttää lähtemällä tiimin kesken lenkille tai afterworkeille.



Karoliina Partanen (ent. Harjanne) toimii Sulavalla Chief Experience Officerina (CXO). Hän vastaa asiakaskokemuksen viemisestä uudelle tasolle niin tarjooman kuin asiakas- ja työntekijäkokemuksenkin näkökulmasta.