Office 2016 ja muut pilvipalveluiden uudet tuulet


Office 2016 ja muut pilvipalveluiden uudet tuulet



Sulavan uusi blogisarja käsittelee Officen 2016-version uusia ominaisuuksia. Blogisarjan muut kirjoitukset:

Microsoftin Office 2016 -versio julkaistiin 22.9.2015. Windows 10 taas julkaistiin viime kuussa. Molemmat julkaisut ovat todella merkittäviä, mutta samalla isot tulevat versiojulkaisut ovat vihdoin jäämässä historiaan. Molemmat tuotteet päivittyvät jatkossa automaattisesti ja esimerkiksi Office 365:een on julkaistu kuluneen kahdentoista kuukauden aikana yli 450 merkittävää uutta ominaisuutta. Uusien tuotteiden ja ominaisuuksien käyttöönotto ei enää vaadi massiivia ICT-projekteja, mutta luonnollisesti uusia ominaisuuksia pitää edelleen oppia käyttämään. Ja ihan ensin ihmisten pitää tietää, mitä ne uudet ominaisuudet ovat.

Office 365 ja Office 2016 ne yhteensoppii

Minun ei todellakaan käy kateeksi niitä harvoja käyttäjiä, jotka eivät vielä ole siirtyneet pilveen. Office 2016 ei itse asiassa tuo heille paljoakaan uutta. Pilvikäyttäjille uusia ominaisuuksia sen sijaan on valtavasti ja erityisesti sisällöntuotanto ja jakaminen on helpompaa kuin koskaan ennen.

Käymme näitä ominaisuuksia tarkemmin läpi tämän blogisarjan muissa kirjoituksissa – Teemu esitti jo kattavan yhteenvedon uudistuksista aiemmassa kirjoituksessaan.

Office 2016 mahdollistaa erityisesti entistä helpomman työskentelyn suoraan Office-tuotteista, oli sitten käytössä Officen mobiiliversio, selainversio tai paikallinen Office-paketti PC:llä tai Macilla. Ja luonnollisesti Office-paketin pilven kautta lisensoineet voivat edelleen asentaa paketin viidelle työasemalle, mukaan lukien kotikoneet.

Tiedostojen jakaminen onnistuu entistä helpommin suoraan Office-tuotteista kaikilla päätelaitteilla. Luonnollisesti oletuksena jaetaan linkki dokumenttiin, jolloin kaikki voivat muokata ja kommentoida samaa versiota. Jo yksistään tämä säästää monilla työpaikoilla uskomattoman määrän työaikaa.

Toisekseen tiedostojen vahva salaaminen suoraan Office-tuotteista on keskeinen tapa turvata aidosti luottamuksellinen sisältö. Office 365:n Data Loss Prevention -toiminallisuudet pyrkivät muutoinkin automaattisesti estämään luottamuksellisen tiedon valumisen vahingossa ulkopuolisille – jatkossa tätä täydentävät vielä erikseen julkaistavat Enterprise Data Protection-ominaisuudet. Uudet välineet kuten Sway, Office 365 Groups, Office 365 Planner ja vielä yksityisessä testissä oleva GigJam tarjoavat tiimityöhön ja sisällön jakamiseen aivan uudenlaisia malleja.

Intranet ja Office 365 ovat sisällöntuottajan kavereita

Olen ollut viimeisen kymmenen vuoden aikana mukana sadoissa SharePoint-projekteissa. Näistä valtaosa on epäonnistunut jo yksistään liian massiivisen ICT-projektin vuoksi – onneksi pilvi on jo poistanut tämän ongelman. Toinen keskeinen ongelma on ollut sisällöntuotannon hankaluus – ainakaan itse en ole koskaan paljoakaan tykännyt sivujen tai sivustojen tuottamisesta SharePointilla. Sen sijaan Office-tuotteet ovat aina olleet lähellä sydäntäni käytettävyyden osalta – luonnollisesti myös tämä blogiteksti on kirjoitettu ja julkaistu Word 2016sta.

Intranetin rakentaminen pelkän SharePointin varaan on täysin mennyttä ajattelumaailmaa. Helppo esimerkki. Ennen Office-muotoisia dokumentteja taitettiin valtavalla vaivalla SharePoint-sivuiksi. Lopputuloksena syntyi rumia sivuja, jotka eivät kuitenkaan koskaan olleet ajan tasalla. Office Online avaa Office-muotoiset dokumentit hetkessä selaimeen, samoin ne aukeavat ongelmitta kaikissa moderneissa päätelaitteissa. Turhan taittamisen SharePointiin voi siis unohtaa. Tämän sijaan kannattaa kuitenkin monessa tapauksessa tehdä esimerkiksi Swayn tai Office Videon avulla lyhyitä esittelyjä ja linkittää Office-muotoiset sisällöt niihin. Yammerin tehokasta käyttöä taas ei kannata edes kuvitella ilman selkeää linkitystä dokumenttienhallintaan. Office-dokumenttien esikatselu toimii suoran hakutuloksista ja Delve nostaa automaattisesti sisällöt personoidusti esiin. Vastaavia esimerkkejä on helppo listata kymmeniä.

Uusista palveluista Office 365 Planner ja merkittävästi kehittynyt Groups tuovat tietotyön tekemisen entistä lähemmäksi työntekijää.

groups

Tiimin tehtävät, keskustelut, dokumentit, kalenterit ja esitykset ovat keskitetysti saatavilla yhdestä paikasta. Veikkaan, että moni tulee käyttämään näitä toimintoja ensisijaisesti mobiili-appsien ja Outlookin työpöytäversion kautta.

planner2

Myös lähitulevaisuudessa julkaistavat uudet Office 365 NextGen-portaalit, erityisesti vielä yksityisessä testikäytössä oleva ”InfoPedia”, tarjoavat aivan uudenlaisia malleja sisällön tuottamiseen, organisointiin ja sosiaaliseen jakamiseen. Microsoftin tänä vuonna ostama Equivio taas tuo uudenlaiset välineet tiedon löytämiseen ja analysointiin. Microsoft tuo oman lakiosastonsa käyttämän mallin kaikkien saataville. Yammer kehittyy kovaa vauhtia ja integroituu entistä tiiviimmin työryhmätyöskentelyyn ja dokumenttienhallintaan. Skype Meeting Broadcast mahdollistaa webinaarien pitämisen laajalle osallistujajoukolle. Office 365 Video saa valtavan määrän uusia ominaisuuksia. Tätäkin listaa voisi jatkaa kymmenillä kohdilla. Mitään NDA:ta rikkomatta lienee turvallista sanoa, että Microsoftilla on satoja muita ominaisuuksia kehitteillä ja testikäytössä.

Ai niin. En muuten ole koskaan kauheasti pitänyt myöskään loputtomien SharePoint-sivujen ja sivustojen selaamisesta vain avatakseni dokumentin. Pilven kanssa käytettynä uusi Office osaa ehdottaa mitä dokumentteja minun kannattaisi avata ja erityisesti mitä olen viimeksi muokannut. Tämä toimii riippumatta siitä, mitä päätelaitetta kulloinkin käytän. Office 2016 usein piilottaa minulta SharePointin ja OneDriven kokonaan – mikä on pelkästään positiivinen asia dokumenttien kanssa työskenneltäessä.

Yhteenvetona: Office 2016 on jotain ihan muuta kuin uusi Office

Aina välillä saa naureskellen lukea, että Office 2016 on jälleen kerran yksi päivitys vanhaan Office-pakettiin. Ei ole. Office 2016 on jättimäinen askel matkalla kohti Cloud First, Mobile First -maailmaa. Ja jos tällä matkalla ei ole mukana, niin tehokkaasta tietotyöstä voi lähinnä haaveilla – ja investoida rahansa yhä edelleen epäonnistuviin intranet-projekteihin.

Sulava ja Microsoft järjestävät lokakuussa myös seminaarin aiheesta, tervetuloa!

office 2016



Aki on Sulavan perustajaosakas ja toimitusjohtaja. Aki on työskennellyt IT-alalla vuodesta 1992 lähtien. Hän on ollut jo vuosikausia yksi Suomen arvostetuimmista IT-vaikuttajista. Sulavan projekteissa Aki osallistuu mm. uusien palveluiden innovointiin, tiekarttojen laatimiseen sekä asiakkaidemme johdon ja tietohallinnon sparraukseen.