Office 2016 julkaistaan 22. syyskuuta 2015!


Office 2016 julkaistaan 22. syyskuuta 2015!



Microsoft Office -tuoteperheen tähän asti neljännesvuosisadan kestäneen kehityskaaren uusin ja kaunein iteraatio, Office 2016 julkaistaan tiistaina 22.9.2015. Julkaisupäivänä tuote tulee ladattavaksi Office 365 -tilaajille heti ja standalone -versio ilmestyy kaupan hyllyille hieman myöhemmin. Apple-käyttäjät ovat päässeet herkkuun jo käsiksi, sillä Mac-versio on ollut Office 365 asiakkaille saatavilla jo jonkin aikaa.

Mitä Office 2016-tuoteperheeseen sisältyy?

Kokonaisuus on pitkälti samanlainen aiemman Office 2013-paketin kanssa:

  • Word 2016
  • Excel 2016
  • PowerPoint 2016
  • Access 2016
  • Outlook 2016
  • Publisher 2016S
  • Skype For Business
  • Sway. Sway on Office tuoteperheen uusi jäsen, jolla voi helposti luoda ja jakaa visuaalisesti upeita, vuorovaikutteisia esityksiä, raportteja tai esimerkiksi koulutusmateriaaleja. Sway’sta olemme kirjoittaneet jo aiemmin.
  • Visio 2016 ja Project 2016 saatavilla erillisinä latauksina
  • Apple OS X:lle, eli Mac-versioina saatavilla Word 2016, Excel 2016, PowerPoint 2016 ja Outlook 2016

Mitä Office 2016-tuoteperheeseen ei kuulu?

Tuoteperheestä poistuu julkaisun yhteydessä InfoPath, tai oikeamminkin uutta versiota InfoPathista ei enää esitellä. Samoin SharePoint Designer 2013 poistetaan pohjalta, jos se ennen 2016-version asennusta on käytössä.

Mitä uutta?

Viime aikoina Microsoftin lähtökohtana on ollut tehdä asioita pilvi- ja mobiilipalvelut edellä. Usean kuukauden ennakkoversiota käyttäneenä tämän voi kyllä allekirjoittaa, mutta sanoisin ennemminkin, että parannukset on tehty erityisesti käyttäjää ajatellen.

Uudessa Officessa tämä näkyy siten, että useita aiemmin monen mutkan kautta tehtäviä asioita on oiottu suoriksi ja käyttökokemusta on muutenkin parannettu esimerkiksi selkeyttämällä valikkonäkymiä ja tuomalla käyttäjille uusia älykkäitä toimintoja. Näistä selkeimmin esiin on tuotu Tell Me ja Älykäs Haku (Smart Lookup).

Tuntuu, että yleisesti kaikki toiminta, joka liittyy yhteistoimintaan toisten ihmisten kanssa verkossa, tiedostojen jakamiseen, datan hakemiseen eri lähteistä tai esimerkiksi esitysten tekemiseen, on tehty helpommaksi käyttäjälle.

Officen uudistukset voisi jakaa seuraaviin teemoihin:

  • Tiedostojen jakaminen ja yhteistyö
  • Selkeä ulkoasu ja käytettävyys
  • Uudet älykkäät toiminnot
  • Data-analyysi
  • Edistyneet tietoturva- ja hallintaominaisuudet IT-ylläpitäjille

Tässä blogikirjoituksessa pyrin avaamaan muutamia näistä teemoista esimerkkien keinoin.

Tiedostojen jakaminen ja yhteistyö

Hyvänä käyttäjälähtöisenä esimerkkinä tästä on Outlookin vahvan pilvi-integraation mukana tuoma mahdollisuus käyttää älykkäitä liitetiedostoja. Olen haastatellut Office 2016 ennakkoversioita käyttäneitä tuttuja, ja tämä tuntuisi pienen otannan perusteella olevan yksi suosituimmista ominaisuuksista. Kysymys kuuluu, lähetänkö tiedoston sähköpostin liitteenä, vai jaanko tiedoston OneDrivessä ja lähetän tästä linkin? Miksi ei molempia yhtä aikaa?

  • Pilvipalveluissa olevien tiedostojen hakeminen sähköpostin liitetiedostoksi on tehty todella helpoksi
  • Kun liität tällaisen tiedoston sähköpostiin liitetiedostona, se liitetään oletusarvoisesti linkkinä kyseiseen tiedostoon
  • Kun tiedosto on liitetty sähköpostiin, voit samalla määrittää, mitkä oikeudet sähköpostin vastaanottajajoukko saa kyseiseen tiedostoon

image

Mitä sähköpostiin tulee, on sen hallintaa Outlookissa helpotettu tuomalla uusi Clutter-ominaisuus suodattamaan pienen prioriteetin postia ja mainio Office 365 ryhmät (Groups). Clutter-ominaisuus analysoi muun muassa käyttäjän sähköpostin käsittelytapoja ja siirtää tämän perusteella automaattisesti sellaista postia Clutter-kansioon, jonka aiemman käytöksen perusteella jätät lukematta tai vähemmälle huomiolle.

Dokumenttien yhteiskäyttöä (Co-authoring) on kehitetty, ja Word 2016 tarjoaa mahdollisuuden reaaliaikaiseen dokumenttien yhteismuokkaukseen.Dokumenttien yhteiskäyttöä (Co-authoring) on kehitetty, ja Word 2016 tarjoaa mahdollisuuden reaaliaikaiseen dokumenttien yhteismuokkaukseen.

Selkeä ulkoasu ja käytettävyys

Uudessa Officessa on käyttäjäkokemusta pyritty parantamaan tekemällä asioita yksinkertaisemmin ja selkeämmin. Perinteisten työpöytäsovellusten ohella tulevat Windows 10 universaalit sovellukset (Universal Apps) on luotu ottamalla tuotteen, esimerkiksi OneNoten, parhaimmat ominaisuudet ja tekemällä niistä mahdollisimman helppokäyttöisiä loppukäyttäjälle riippumatta siitä minkälaista tai kokoista laitetta käyttää. Jos käytössäsi on Windows 10 ja haluat esimakua vielä julkaisemattomista Windows 10 universaaleista sovelluksista, kannattaa kokeilla jo julkaistua OneNote –sovellusta.

image

Työpöytäsovellusten ulkoasuparannuksista hyvä esimerkki on huomattavasti selkeytetty Tiedosto > Avaa –valikko, josta käy selkeästi ilmi mitä kohteita käyttäjällä on yhdistettynä Officeen sekä asianomaisten kohteiden sisältö.Työpöytäsovellusten ulkoasuparannuksista hyvä esimerkki on huomattavasti selkeytetty Tiedosto > Avaa –valikko, josta käy selkeästi ilmi mitä kohteita käyttäjällä on yhdistettynä Officeen sekä asianomaisten kohteiden sisältö.

image

Data-analyysi Excelissä

Excel on saanut uusia hyviä ominaisuuksia ja parannuksia. Excel on mielestäni Outlookin ohella suurin ominaisuusvoittaja uudessa Officessa, mutta toisaalta olen Excel-fanina hieman puolueellinen. Todella tervetullut uudistus on se, että muun muassa ennen lisäosana löytynyt Power Map löytyy nyt vakiona suoraan tuotteesta, 3D Maps nimellä. 3D Maps on työkalu, jolla voit esittää geolokaation sisältävää dataa kartalla ja tehdä tästä esityksen. Esimerkkinä tästä animaatio VR:n junavuoroista yhden vuorokauden aikana. Power Map eli 3D Maps-ominaisuudesta voi lukea lisää Heidi Enhon loistavasta blogista.

image

Täysin uusista ominaisuuksista hyvä esimerkki on uusi ennustetyökalu, jonka luomasta graafista näkee historian, annettujen parametrien mukaiset ennustetut arvot sekä halutun kaavion. Excel 2016:ssa on myös uusia kaaviotyyppejä sekä toivottu ominaisuus julkaista www.powerbi.com –palveluun.

image

image

Uudet käyttöä helpottavat älykkäät toiminnot

Hyvin paljon Office-sovelluksia käyttävät ihmiset yleensä muistavat kokemuksesta mistä haluttu ominaisuus löytyy. Usein voi kuitenkin tulla eteen tilanteita, jolloin haluttua toimintoa ei tahdo löytyä – ehkä käytät sovellusta ensimmäistä kertaa tai muistelet ominaisuutta, jota et ole käyttänyt pitkään aikaan. Tällaisessa tilanteessa sinua voi auttaa täysin uusi Tell Me –toiminnallisuus.

Sinulla on esimerkiksi kuva, mutta et millään muista mistä löytyy rajaustoiminto, jolla kuvasta saa häiritsevän osan poistettua. Valitse kuva ja kerro Tell Me -toiminnolle hieman siitä mitä haluat tehdä, niin sinulle tarjotaan toimintoa ja voit suorittaa sen saman tien.

image

Tell Me toimii myös yhdessä loistavan uuden Älykkään haun (Smart Lookup) kanssa, jolla voit nopeasti tehdä valitusta sisällöstä älykkään haun, joka näyttää sinulle kohteen kontekstin kannalta oleellista internet-sisältöä poistumatta Office sovelluksesta.

Edistyneet tietoturva- ja hallintaominaisuudet IT-ylläpitäjille

IT-osastoa koskevia uudistuksia ovat muun muassa Windows 10 keynotessa demottu Data Loss Prevention, jolla voidaan estää arkaluonteisen tiedon leviämistä yritysverkon ulkopuolelle ja Multi-Factior authentication tuki Outlookissa. IRM-tuki on laajennettu koskemaan Visio-tiedostoja. Lisäksi Office 2016 aktivointeja ja laitteita voi nyt hallita Office 365 admin-portaalista. Päivitysten suhteen Office 2016 tulee noudattamaan Windows 10 viitoittamaa tietä päivitysten hallinnan suhteen, ja tarjoaa kaksi vaihtoehtoa:

  • Current Branch, eli saat päivitykset sitä mukaa, kun niitä tulee ulos
  • Current Branch For Business, joka antaa mahdollisuuden viivästyttää muutaman kuukauden päivitysten asentamista

Toivottavasti tämä avaa hieman Office 2016 uudistuksia. Uutta on tullut paljon, ja minusta tuntuu, että vähän väliä löytyy jonkin uusi pieni juttu, jota ei ole ennen ollut. Uskoisin, että julkistuksessa saattaa tulla vielä muutama yllätys, joten uudelle blogikirjoitukselle voi olla hyvinkin pian tilausta. voisi olla hyvinkin pian tilausta.

Onsight Helsingin yhden päivän mittainen Office 2016 uudet ominaisuudet-kurssi tulee saataville Office 2016 julkaisupäivänä 22.9.2016, ja tällä kurssilla käydään läpi kaikki uudistukset niin käyttäjän kuin IT-osaston näkulmasta. Kurssin sisältöön voi tutustua täällä.



Risto on kouluttaja, osaamisalueinaan Windows 10, Office, Sharepoint, Dynamics CRM Online ja Office 365. risto.nikula@sulava.com, Twitter @ristonikula