Office 2016 rakastaa pilveä


Office 2016 rakastaa pilveä



Sulavan uusi blogisarja käsittelee Officen 2016-version uusia ominaisuuksia. 
Blogisarjan muut kirjoitukset:

Kenelläkään ei ole varmasti enää epäilystä siitä, että Microsoft on laskenut tulevaisuutensa pilven varaan. Tämä näkyy myös toimisto-ohjelmissa. Office 2013:sta oli ehditty hätäisesti ottaa mukaan jonkin verran pilvimaailman aputoimintoja kuten parantunut kirjautuminen, mutta vasta Office 2016 on oikea pilvimaailmaan suunniteltu Office. Tämä näkyy jakamisessa, yhteiskäytössä sekä sähköpostiliitteissä, jotka saavat toivottavasti suorastaan uuden kukoistuksen uuden Officen myötä.

Dokumentit elävät pilvessä

Pilviajattelun huomaa esimerkiksi siitä, että dokumenttien tallennuspaikaksi oletetaan jo automaattisesti pilvi, paikka jossa tiedostot on tehty yhteiskäyttöisiksi. Esimerkkinä tästä käy dokumenttien helppo jakaminen suoraan sovelluksista:

 

Machine generated alternative text: Antti Kirmanen Share Find • AaBbCcD AABBCcDI Replace ;ubtle Ref.., Intense Re... Book Title Select • Editing Share Invite people Can edit Indude a message (optiona') Automatically share changes: Antti Kirmanen Owner Share Ask me

Luonnollisesti jakamisen yhteydessä näkee henkilöiden tilatiedot Skype for Businessissa ja voi aloittaa keskustelun tai videopuhelun heidän kanssaan.

Eri pilvitilien ristiin käyttö vaikuttaa toimivan Office 2016:ssa huomattavasti jouhevammin kuin aikaisemmin: kun kerran olet kirjautunut jollain tunnuksella sisään, muistaa Office kirjautumistunnukset luotettavammin kuin aikaisemmin. Tästä riemuitsee varsinkin näin konsultin työssä kun päivittäin voi päästä hyödyntämään useiden eri asiakkaiden Office 365 -ympäristöjä.

Word kävi OneNote-koulussa

Pilveen tallennettujen dokumenttien yhtäaikainen editointi on ollut mahdollista jo jonkin aikaa. Monet saavat edelleen ahaa-elämyksiä yhteiskäyttöisen OneNote-muistikirjan kanssa, kun useampi käyttäjä editoi sitä samanaikaisesti ja muutokset päivittyvät reaaliaikaisesti ruudulle. Nyt Word on oppinut tuon saman, ja enää ei tarvita dokumentin uudelleentallennusta jotta näkisi muiden tekemät muutokset.

Sähköpostiin liitteitä helpommin – NOT

Sähköpostin liitteet ovat monen organisaation kirous edelleen. Lähettämällä dokumentti liitteenä varmistetaan, että kaikki siihen tehtävät muutokset ovat lukijan tavoittamattomissa ja versiohallintaviidakko on valmis.

Ensituntumaltaan uusi Outlook tuntuu pahentavan tilannetta. Siinä nimittäin liitteen lisääminen on tehty sellaiseksi kuin sen olisi aina pitänytkin olla, eli viimeksi editoidut dokumentit näkyvät Outlookissa kun olet lähettämässä sähköpostia:

Machine generated alternative text: -ess Check 'k Nam es Attach Attach File • Recent Items Signature Assign Policy • Follow up • ! High Importance Low Importance personal Office Add-ins Carbon 3D printing proposal Lucerne Financial Data Introduction to Chemistry

Juonen varsinainen pelastus piilee kuitenkin siinä, kuinka tuo dokumentti lähetetään ja ikonin viereen ilmestyneessä pilvikuvassa. Dokumentti ei tietenkään lähde liitteenä vaan dokumentti on linkattu viestiin. Samalla dokumentin käyttöoikeudet pilvessä asetetaan siten, että viestin vastaanottajat voivat editoida tai lukea dokumenttia – miten itse haluat viestiä lähettäessäsi tehdä. Dokumentithan on luotu elämään pilvessä eikä liitteissä.

Machine generated alternative text: From Send ccw Subject Attached antti.kirmanen@sulava.com Arttu Arstila; Teemu Teräväinen; Täydennättekö omalta osaltanne Testi.docx Recipients can edit

Vastaanottajalle linkattu dokumentti näyttää lähes liitteeltä ja se avataan kuin liite. Todellisuudessa kaikki vastaanottajat käsittelevät yhtä ja ainoaa dokumenttia joko luku- tai kirjoitusoikeuksin, ja vanhat ällöttävät kolme riviä pitkät URL osoitteet viesteissä ovat mennyttä aikaa.

Office 2016 voi hämätä monta ensitutustujaa näennäisellä yhtäläisyydellä edeltäjänsä kanssa. On kuitenkin pelkästään hyvä, ettei Microsoft keksinyt jälleen kerran jotain suurta ja mullistavaa käyttäjää kiusaavaa uudistusta. Monet muistavat tiedostomuotojen muutoksen ja valintanauhan tulemisen kouluttajien unelmana ja tietohallinnon painajaisena.

Office 2016 tekee yhteiskäytöstä helpompaa ja sellaista, kuin sen olisi pitänyt jo ollakin. Vihdoin voi sanoa että Office rakastaa pilveä.

Sulava ja Microsoft järjestävät lokakuussa myös seminaarin aiheesta, tervetuloa!

office 2016



Antti on Sulavan perustajaosakas sekä hallituksen jäsen. Antilla on kokemusta IT-alalta yli 20 vuoden ajalta ja Sulavalla hän keskittyy IT-strategioiden, tiekarttojen ja soveltuvuusanalyysien laadintaan sekä tietohallinnon sparraukseen. Antilla on myös laaja kokemus erilaisten pilvisiirtymien suunnittelusta ja toteutuksista, erityisesti Office 365-ympäristöistä. Ennen Sulavalle siirtymistä Antti työskenteli 15 vuotta Microsoftilla.