Office 365 Groups


Office 365 Groups



Microsoft julkaisi Groups toiminteen Office 365 palveluun viime vuoden loppupuolella. Moni asiakas ja kollegani on kysellyt mihin tätä ominaisuuttta voidaan käyttää.

Office 365 groups toiminne mahdollistaa jaetun työtilan tekemisen ad-hoccina Office 365 palvelussa, jossa on mukana sähköpostilaatikko, jaettu kalenteri,  OneDrive For Business, Notebook, ja Lync ryhmä. Ryhmäominaisuus helpottaa organisaation sisäistä kommunikaatiota projekteissa ja virtuaalisten tiimien yhteistyötä voidaan tehostaa siten, että kyseisen tiimin tiedostot ovat samassa paikkassa, eikä esim. verkkolevyllä tai käyttäjän henkilökohtaisessa OneDrive For Busineksessa.

Kaikki Office 365 käyttäjät voivat luoda sen jos heillä on käytössään seuraava lisenssi:

  • Office 365 Enterprise E1, E3 ja E4
  • Office 365 For Education E1 – E3
  • Office 365 For Government E1, E3 ja E4
  • Office 365 Business Essentials and Business Premium

Groupsien luonti on todella vaivatonta ja se tapahtuu Outlook Web Accesin kautta:

OWA

 

  1. Paina ”Create Group”
  2. Anna Groupille nimi
  3. Group id generoituu automaattisesti ja sen voi muuttaa vielä tässä vaiheessa
  4. Lisää kuvaus
  5. Valitse ryhmän näkyvyys ”Public” tai ”Private”
  6. Valitse tuleeko ryhmän jäsenille automaattisesti keskustelut ja jaettu kalenteri heidän omaan sähköpostilaatikkoon

Tämän jälkeen on hyvä lisätä ryhmän käyttäjät. Ryhmään lisätyt jäsenet saavat automaattisen viestin Office 365 palvelusta, jossa kerrotaan ryhmä johon heidät on liitetty.

Ryhmän sähköpostiosoite ja Lync osoite muodostuu group id:n perusteella joten osoitteeksi muodostuuu groupid@tenantin-nimi.onmicrosoft.com. Sharepoint Onliniin perustettava sivustokokoelman osoite on https://tenantin-nimi.sharepoint.com/sites/groupid

OneDrive For Business sovellukseen tuon ryhmän sivustokokoelman saa näppärästi seuraavasti lisättyä seuraavasti:

  1. Avaa OneDrive For Busineksen ohjelmisto
  2. Valitse ”Sync new library”
  3. Valitse ”Sync different library instead”
  4. Lisää ryhmän työtila

Ryhmään lisääminen Lync- ohjelmistoon tapahtuu kirjoittamalla ryhmän nimi Lyncin haku kenttään jonka jälkeen valitaan ”Add to contact list”. Tämän jälkeen näet ryhmään kuuluvien henkilöiden statuksen helposti ja voit lähettää pikaviestin kaikille ryhmän jäsenille.

Ryhmän keskustelu alue on tällä hetkellä sähköpostilaatikkko, joten keskustelua käydään sähköpostiohjelmistolla tai web-käyttöliittymän kautta.

Moni on myös kysynyt tuleeko ”Groups” korvaamaan Yammerin? Minulla on ainoastaan se käsitys, että tämä toiminnallisuus tulee integroitumaan Yammeriin eikä korvaamaan Yammeria. Keskustelut menevät Yammeriin ja muut ominaisuudet tulevat Office 365 palvelusta.