Näin onnistui Office 365 käyttöönotto aloittelijalta


Näin onnistui Office 365 käyttöönotto aloittelijalta



Onko pk-yrityksesi viestintäratkaisu tällä tasolla?

Pienyrittäjä, kuluttajaistunut tietojenhallinta ja tietokoneen rikkoutuminen – draaman ainekset kasassa?
Käytin perjantai-illastani kolme tuntia ottamalla Office365 -palvelun käyttöön. Ajasta vajaa tunti meni nimipalveluiden säätämiseen, tunti Sharepointin kirjastojen naksutteluun ja tunti julkisen verkkosivun asetteluiden tekemiseen. Itse verkkopalvelun ”pystyttämiseen” ei siis tarvinnut käyttää aikaa ja vaivaa, vaan se tapahtui kuten oli luvattu – vaivatta.

Käyttöönotto tuli dokumentoiduksi Lync-pikaviestimen kautta, jossa klo 15.55 kerroin kollegalleni rekisteröineeni O365 small business trial-version. Viestimen avulla kerroin käyttöönoton edistymisestä ja pohdittiin nimipalvelun syvimpiä olemuksia. Lopuksi toivoteltiin hyvät illanjatkot kellon ollessa 18.38.

Joku voi pohtia, että miten yhden rivin kirjoittamiseen nimipalveluissa voi mennä kokonainen tunti. Ei siihen mennytkään, mutta käyttämäni domain-palvelun käsitteet poikkesivat Microsoftin ohjeista, ja jokaisen yrityksen voimaantuloa piti odottaa noin 10 minuuttia (kollegan kommentti domain-tarjoajasta: ”palvelu kuin 90-luvulta”).

Itselleni tämä käyttöönotto oli ensimmäinen laatuaan, en ole profiloitunut Office365- tai Sharepoint -asiantuntijana, vaan keskityn työssäni enemmänkin tietoturvallisuuteen ja riskienhallintaan liikkeenjohdon näkökulmasta.

Aiemmat kokemukseni vastaavasta asennustoiminnasta ovatkin harrastajapuolelta: ensin SuperBBS,  sitten LAMP-palvelin (linux-apache-mysql-php) sekä PHPBBS, Wiki, CRM ja mailserver QNAPin NAS-palvelimelle. Kun itselläni ei ole tutkintoa IT-alalta, on helppo sanoa, että Office 365:n myötä on päästy viestintäympäristön käyttöönotossa sille yksinkertaisuuden tasolle, jolla sen olisi pitänyt aina olla.

Käyttöönotto asiakasta häiritsemättä

Viestintäratkaisun tuleva käyttäjä, perinteistä huonekaluverhoilua tarjoava Verhoomo Tajukangas sai keskittyä koko valtaisan määrittely-suunnittelu-testaus-käyttöönotto -hankkeen ajan omaan liiketoimintaansa. Yhden hengen käsityöyrityksen tietojenkäsittely on parhaimmillaan, kun sen käytön valmisteluun ja varmisteluun ei tarvitse käyttää aikaa ja vaivaa. Kun tietojenkäsittely perustuu pääosin puheluihin, sähköposteihin ja liitetiedostoihin, ei käyttöympäristöäkään tarvitse hieroa kohdilleen loputtomiin. Tässä tapauksessa oli nopeampaa opettaa käyttäjä uuden järjestelmän tavoille, kuin järjestelmä käyttäjän tavoille.

Ratkaisun myötä yritys sai itselleen julkisen verkkosivun, dokumentinhallinnan, sähköisen kalenterin, asiakas- ja toimittajarekisterin sekä sähköpostiratkaisun. Mobiilipostin käyttöönotto edellytti WindowsPhone 7:ssa vain sähköpostiosoitteen ja salasanan kirjaamista. Kasvun varaakin jäi useiden käyttämättömien ominaisuuksien myötä, mutta nyt toteutettiin vain tunnistetut tarpeet. Yksinkertainen on kaunista.

Käyttöönoton keskeisimmät jatkovaiheet ovat datojen siirto rikkoutuneesta työasemasta ja kotisivujen ulkoasun hienosäätö. Uusi ratkaisu mahdollistaa tarjousten valmistelun jo asiakkaan luona, joka taas puolestaan nopeuttaa ja parantaa hankintapäätöksen läpimenoa.

Pienelle yritykselle, jonka yritys- ja tietoarkkitehtuuri on hyvin suoraviivaista, on tarpeetonta järjestää monimutkaisia tietoteknisiä laitteita ja palveluita. Office 365 -paketin hintataso on edullinen ja hyvinkin kilpailukykyinen pienyritykselle jolla ei ole omaa IT-osaamista – kummipojan adidas-support (ilman takuuta) on sen rinnalla entistä vähemmän houkutteleva vaihtoehto.