Office 365 NextGen-portaalit


Office 365 NextGen-portaalit



_20A8887_webKolmen päivän jälkeen Ignite-tapahtumassa oli tullut selväksi, että Microsoft on panostamassa vahvasti Groups-, Office Graph-, Delve- ja ns. NextGen-portaalien kehittämiseen.

Yleisellä tasolla tavoitteena on sisällön tuottamisen helppous ja sisällön löydettävyyden sekä käytön helpottaminen. Tämä kuullostaa tietysti aika tutulta, samaa on tavoiteltu sähköisen materiaalin osalta parikymmentä vuotta.

Microsoftin alustuksessa aiheeseen NextGen Portals esiteltiin portaalistrategia:

  • Moderni sivujen esittäminen ja mukautuminen eri käyttötilanteisiin
  • Standardien UX-patternien käyttö
  • Älykkäiden ja sosiaalisten ready-to-go portaalien tuottaminen
  • Common controls & API-ohjelmointirajapintojen avaaminen portaaleihin
  • Lyhyesti käyttäjänäkökulmasta: vähemmän rakentamista, enemmän käyttöä.

Video

2016 mennessä yritykset striimaavat 16 tuntia videota per työntekijä per kuukausi

Ennuste Gartnerilta: 2016 mennessä yritykset striimaavat 16 tuntia videota per työntekijä per kuukausi, joten organisaation sisäiselle videoportaalille on selkeästi kysyntää. Microsoft on vastannut tähän kysyntään Video-portaalilla, joka on yksi NextGen-portaaleista ja käytössä jo Office 365 -ympäristöissä.

Video-portaalin tärkeimmät ominaisuudet:

  • Yksinkertainen ja nopea käyttää
  • Turvallinen, salattu
  • Mobiili, skaalautuva käyttöliittymä
  • Hyödyntää Microsoftin globaalia CDN-jakeluverkkoa
  • Sama SLA kuin Office 365:ssa
  • HTML-toisto, ei ole riippuvainen Flashista
  • Päätelaitteen tunnistus ja streamin automaattinen valinta päätelaitteen mukaan
  • Responsiivinen käyttöliittymä videon toistosivulla

Älykkyyttä video portaaliin tuo Office Graph. Graph nostaa käyttäjille näkymään suositut videot ja videot, joista mahdollisesti pidät. Lisäksi videoista voi käydä keskustelua Yammerissa.

Uutena ominaisuutena Video-portaaliin on tuotu uusia käyttöoikeustasoja, nyt käytettävissä on omistaja-, muokkaaja- sekä katseluoikeudet. REST API on tällä hetkellä preview-vaiheessa. Lisäksi tavoitteena on muuttaa koko Video-portaalin käyttöliittymä responsiiviseksi. Niin, ja Video-portaalin videoita voi kohta (ellei jo nykyään) upottaa muualle Office 365 -ympäristössä.

People Experiences (Delve)

People on Delven osa ja yksi uusista NextGen-portaaleista. People käyttää sisältöä ihmisten löytämiseen ja ihmisiä sisällön löytämiseen. Kerroin tästä ja Delvestä jo tarkemmin aiemmassa blogi-postauksessa, joten ei tästä sen enempää. Näkyvissä nyt siis First Release Office 365 -ympäristöissä. Delve mobiilisovellukset on saatavilla iOS ja Android -alustoille, Windows 10 Universal App tulossa myöhemmin.

NextGenPortals-people1

Boards

Boards on kevyt ryhmittelyyn ja jakamiseen tarkoitettu työkalu, jossa hajallaan oleva tieto tägätään avainsanalla (joka muodostaa uuden Boardin). Boards -näkymistä voi jakaa sisältöä eteenpäin ja seurata eri Boards-ilmentymiä. Yksittäinen kohde (esim. dokumentti) voidaan tietenkin liittää useampaan Boardiin. Käyttäjät voivat halutessaan seurata Boardeja ja tärkeät Boardiin tägätyt nousevat käyttäjän profiilisivulle ja uuteen Following-näkymään.

Kaikki Office 365 -dokumentit ovat saatavilla Office Graphin kautta. Siten dokumentin voi liittää Boardiin mistä vain Office 365:ssa, riippumatta dokumentin sijainnista. Boardiin nostetut dokumentit kunnioittavat lähteen käyttöoikeuksia, joten Boards -näkymä mukautuu käyttäjän mukaan. Boardiin lisäyksen voi siis tehdä huoletta, ilman riskiä sisällön ylijakamisesta.

Boardiin tägätyt dokumentit nousevat ”rankingissä” ylöspäin, joten niistä tulee käyttäjän näkökulmasta merkittävämpiä kuin muista dokumenteista.

”Add to Boards” -toiminto tulossa Office 365 sivustojen dokumenttikirjastoihin. Lisäksi SharePoint hybridin kautta jatkossa myös on-prem sisältöä voi liittää Office 365 Boardeihin.

Microsites

Microsites on astetta enemmän järjesteltyä ja tuotettua sisältöä kuin Boards.

NextGenPortals-Microsites

Artikkeli on Micrositen sydän. Artikkelin avulla jäsennetään sisältöä yhdelle sivulle valmiin sivupohjan avulla. Sisällön muokkaus onnistuu kaikilla laitteilla, helposti. Artikkeliin liittyy myös sosiaaliset toiminnot, kuten keskustelut ja tykkäykset. Lisäksi artikkelin voi jakaa eteenpäin sähköpostilla. Artikkeli on käytännössä yksi sivu, johon voidaan koostaa sisältöä. Sivun muokkaus muistuttaa pitkälti Sway-työkalua.

Microsite-sivun muokkaus on tehty mahdollisimman yksinkertaiseksi, pohja tarjoaa valmiit paikat otsikoille sekä tekstille. Leipätekstin otsikointi muodostaa automaattisesti sisällysluettelon. Dokumentin lisääminen tekee automaattisesti upotuksen sivusisältöön. Sisältö skaalautuu automaattisesti eri päätelaitteiden näyttötarkkuuksiin. Sivulle upotetun dokumentin voi lisäksi asettaa aukeamaan halutulta sivulta.

NextGenPortals-MicrositeArticle

Tällä hetkellä ”Article Toolboxin” kautta voi lisätä sivulle tekstiä, kuvia, videoita ja dokumentteja. Dokumentteja lisätessä artikkeli ehdottaa viimeksi käytettyjä dokumentteja, joten selailuakin on pyritty vähentämään merkittävästi.

Artikkelit näytetään Micrositellä kortteina, joista näkyy suoraan koska artikkelia on viimeksi muokattu sekä moniko artikkelia on käynyt katsomassa. Kortilla sekä artikkelin lopussa esitetään käyttäjälle artikkeliin liittyviä dokumentteja, jotka nostetaan käyttäen (jälleen kerran) Office Graphia moottorina.

Codename: InfoPedia

InfoPedia on vielä prototyyppi, josta suunnitellaan seuraavaa NextGen-portaalia: Knowledge Management Portal. Portaalin tavoitteena on merkittävän tiedon löytäminen ja organisointi/koostaminen, riippumatta siitä missä tieto on tallennettuna.

Pari teesiä prototyyppiin ja konseptiin liittyen:
”Making your information actionable”
”Getting the right information to right people at the right time”

NextGenPortals-InfoPedia

Tämä ready-to-go portaali nostaa esiin käyttäjälle merkittäviä dokumentteja (ja muita kohteita) Boards ja Microsites -portaalien kautta. Portaalin ylläpitäjillä on myös mahdollisuus asettaa sisällöille badgeja, jotka nostavat entisestään sisällön merkitystä. Tavallaan osaston tai yksikön hyväksyntä dokumentille, ”approved by marketing”.

Itse portaalin esitelty versio koostui kolmesta pääosiosta:
For you: Nostaa mainostettuja kohteita, sekä kohteita, jotka ovat tavalla tai toisella ajankohtaisia.
Directory: Mahdollistaa sisällön selailun esim. organisaatio/tiimirakenteen perusteella.
Search: Haku palauttaa Microsites-sivustoja, Microsites artikkeleja, dokumentteja sekä eksperttejä (osaamishaku). Hakua voi edelleen tarkentaa käyttämällä portaalin ehdottamia suodattimia. Hakulaatikko osaa myös ehdottaa etsimään suoraan tietystä portaalista syötettyjen hakusanojen perusteella.

NextGenPortals-InfoPedia3

Portaali oli selkeästi vielä konseptiasteella, preview (mikäli tulkitsin esitystä oikein) tällä hetkellä vain valituilla asiakkailla. Jäämme mielenkiinnolla odottamaan, miltä lopullinen portaali tulee näyttämään.